Processus d'élaboration du plan de formation

Partie N° 2 :

Processus d'élaboration

Du plan de formation

1- Les concepts généraux d'un plan de formation

1-1-Définitions

Un plan de formation exprime - ou devrait exprimer- les choix qu'une entreprise fait, à un moment donné, sur les ressources qu'elle décide d'affecter au développement des compétences de ses salariés. Ces choix sont - ou devraient être - liés à des priorités, elles- mêmes définies en fonction de l'importance des enjeux (économiques, techniques) et/ou sociaux (mouvements de personnel) de l'entreprise.

Le plan de formation est donc ou devrait être- un document exprimant la « promesse de service » de la fonction formation, ce en quoi elle s'engage sur la période de référence à mettre à disposition des réponses efficaces aux besoins retenus parmi les priorités. Chaque année, le bilan de l'exercice précédent répondu -ou devrait répondre- à la double question classique dans toute « revue de projet » : quels résultats avons nous obtenus ? Quels enseignements tirons-nous de nos résultats pour améliorer nos méthodes et nos processus de l'année prochaine ?

Selon Jacques SOYER^24(*) « le plan de formation correspond à un document contractuel qui lie différents acteurs, il doit être monté en convergence avec les objectifs économiques, techniques et sociaux de l'entreprise, et en cohérence avec :

· Le style de management.

· La nature de l'entreprise.

· Les politiques du personnel.

· Les modes d'organisation du travail.

Le plan de formation a pour but de combler l'écart entre les compétences actuelles des personnes et les compétences souhaitées pour réalisation des objectifs fixés par la direction tout en tenant compte de ce que demandent les salariés. Le plan de formation annuel ou pluriannuel est la traduction opérationnelle de la politique de formation de l'entreprise, il tient compte, non seulement de la politique formation, mais également des dernières orientations définies chaque année et présentées aux partenaires sociaux .Il n'est juridiquement défini par un texte, c'est un document contractuel entre la direction, les responsables de service, les responsables de formation, les futurs stagiaires et les représentants du personnel.

Le terme plan de formation renvoie à deux réalités différentes et complémentaires :

· Le plan de formation au sens fiscal et financier : comme contribution obligatoire à la participation au développement de la formation, avec les déclarations fiscales correspondantes.

· Le plan de formation dans sa logique de gestion des ressources humaines : avec la déclination des actions de formation et de bilan de compétences qui se retrouvent sous forme d'une « liste ».

Autre définition, d'après Alain MEIGNANT^25(*) « Le plan de formation est la traduction opérationnelle et budgétaire des choix de management d'une organisation sur les moyens qu'elle affecte dans une période donnée, au développement de la compétence individuelle et collective des salariés ».

Le plan de formation est donc un document, plus ou moins fourni et stratégique, établi par l'employeur comprenant à minima l'ensemble des actions de formation qui sont organisées au bénéfice du personnel de l'entreprise, il est soumis à l'avis, donc à titre consultatif, aux représentants du personnel dans le cadre du comité d'entreprise, pour être imputable au plan de formation, les actions doivent correspondre à certaines caractéristiques^26(*)

Le plan de formation rassemble l'ensemble des actions de formation définies dans le cadre de la politique de gestion du personnel de l'entreprise., l'élaboration du plan de formation est assurée sous la responsabilité pleine et entière du chef d'entreprise, après consultation des représentants du personnel et le responsable de formation.

Pour construire un plan de formation plusieurs conditions sont requises :

· Un coût conforme au budget alloué s'il s'agit d'une enveloppe globale dédiée.

· La disponibilité des formateurs internes selon la charge de travail requise pour une action de formation.

· Des durées de formation conciliables avec les charges de travail des stagiaires.

· Un bon équilibrage entre formations internes et formations externes.

1-1-1-Contenu d'un plan de formation 

Le plan de formation permettra de préciser de manière synthétique les 4 (quatre) éléments suivants :

1- Descriptif des actions de formation.

@ Qui forme-t-on ? À quoi ? Par qui ?

2- Hiérarchisation des priorités de formation.

@ Quel est le niveau de priorité de telle action ?

3- Prévision d'étalement de ces actions dans le temps.

@ Quand ? Combien de temps ?

4- Budgétisation prévisionnelle des actions à mener.

@ Quel coût ? Quel financement ?

Le plan de formation comportera des informations quantitatives qui permettront d'assurer le suivi de son exécution, les besoins de formation sont traduits en ligne du plan, chaque ligne du plan représentant une action de formation, chaque ligne du plan précisera les informations selon les quatre (04) éléments précédemment cités, celle-ci est prise en charge par un responsable désigné, qui peut être le responsable hiérarchique des personnels concernés.

Il conviendra de ne pas cumuler la responsabilité de la ligne du plan et l'animation de l'action de formation de cette même ligne.

Le plan doit ressortir toutes les informations en ce qui concerne :

§ La nature de chaque opération.

§ La problématique (le besoin)

§ L'objectif ciblé par l'action de formation.

§ Les postes de travail concernés et l'effectif.

§ La nature et le type de formation préconisés.

§ Les différents intervenants.

§ La durée de chaque opération de formation.

* ²⁴ Jacques SOYER, « Fonction formation », page 162

* ²⁵ Alain MEIGNANT, « Manager la formation », édition liaison, 2001, page 221

* ²⁶Thierry ARDOUIN « Ingénierie de formation pour l'entreprise », Edition DUNOD, paris, 2003, page 141