Processus d'élaboration du plan de formation

1-2 Les acteurs intervenant à l'élaboration du plan de formation.29(*) 

Les acteurs intervenant dans la fonction formation et l'élaboration du plan de formation, tant ceux qui sont à l'intérieur de l'entreprise ou à l'extérieure, ont vis-à-vis de la formation des attitudes et systèmes de représentations, qui fondent leurs comportements.

Pour arriver à changer la formation, il faut nécessairement passer le changement des représentations que ces acteurs de la formation, ceux-ci nécessitent une compréhension de logique qui sous-tend leur action.

Les principaux participant à l'élaboration du plan de formation sont :

- La direction générale : Pour une direction d'entreprise, la direction à des préoccupations majeures :

v Optimise le fonctionnement de l'organisation par rapport à ses objectifs stratégiques.

v Entretient des relations positives avec ses actionnaires, les banques, les clients, les fournisseurs.....etc.

Aussi pour la direction, la formation ne constitue qu'un élément mineur de cet ensemble lorsque celle-ci s'intéresse à la formation, c'est généralement pour répondre à l'une des raisons suivantes :

- S'acquitter de l'obligation légale.

- Equilibrer les relations sociales en soutenant le plan de formation aux représentants du personnel.

- Engager des actions de perfectionnement pour l'encadrement visant la solidarité de celui-ci.

- Relever l'image de marque de l'entreprise en faisant savoir à l'extérieur qu'elle investit dans la formation. Cette image n'a des résultats que si elle correspond à une réalité interne.

- Adaptation de l'entreprise aux évolutions de l'environnement, des technologies nouvelles.

La direction a pour les besoins généraux, pour les actions stratégiques ou les actions qui touchent une partie importante de l'entreprise, il est souhaitable d'impliquer la direction, par exemple, le responsable formation peut lui faire valider les choix proposés par lui ou par des groupes de travail, la direction manifestera ensuite son engagement auprès du personnel et lui montera qu'elle cautionne un programme, elle pourra le faire de différentes manières :

-Suivre elle-même l'action et le faire savoir.

-A l'occasion d'une réunion d'information, rappeler toute l'importance qu'elle attribue à l'action engagée et faire paraître un article.

- Le responsable hiérarchique pour les besoins de leur secteur 

Le recensement des besoins collectifs est déjà placé sous la responsabilité du manager direct des personnes concernées par la formation. Le manager a normalement fait participer une équipe à ce recensement, lorsque le responsable formation va traduire le besoin en ligne du plan, il est souhaitable qu'il consulte le ou les managers concernés, avec si nécessaire quelques futurs formés, et si des arbitrages sont opérés, ils pourront être conduits par les lignes managériales.

- Les partenaires sociaux 

Les politiques de formation accordent aux partenaires sociaux un rôle plus ou moins important. Les pratiques varient d'une entreprise à l'autre .Nous pouvons toutefois conseiller d'avoir recours à leur participation surtout pour les actions ou les futurs formés ne peuvent être, à l'origine, déterminés avec précision, c'est le cas notamment de la formation liée à l'emploi et de la formation « catalogue » .

- Le future formé

Le future formé est supposé être le principal bénéficiaire de la formation dans l'entreprise, les futures formées participent aux recueils des besoins de leur secteur, lorsque c'est possible à la construction du plan de secteur. Dans le cas contraire, ils seront formés des priorités et des projets retenus dans le cadre du plan, leurs managements n'oublieront pas de leur faire apparaître les liaisons qui existent entre les actions retenues et leur situation actuelle ou future.

- Le Responsable de formation 

Pour Alain Meignant, la formation est une chose trop sérieuse pour être laissée aux seuls formateurs. Deux idées qui illustrent bien la contradiction que l'on relève dans le rôle du responsable de formation , son professionnalisme est l'une des conditions de son efficacité et de son statut, mais il ne peut agir seul sans alliance forte avec d'autres acteurs dans l'entreprise^30(*).

Six (06) types de responsables de formation sont décrits par A.Meignant^31(*) :

- Le technocrate : entretien une relation exclusive avec l'encadrement

- Le populiste : entretient une relation privilégiée avec les salariés.

- Le messager : homme de communication, entretien une relation à tous les niveaux de la hiérarchie, la difficulté rencontrée c'est son incapacité à résoudre tous les problèmes par la formation.

- Le procédurier : est un administratif, toute communication sur la formation se passe directement au sein des équipes de travail, entre l'encadrement et les salariés.

Il estime que le choix des actions et leur efficacité sont de la compétence des services des personnes impliquées : il administre la formation.

- L'enregistreur : entretient une relation directe avec la hiérarchie mais cherche à valider les indications qui lui sont données en encourageant un dialogue direct entre l'encadrement et les salariés.

Il n'envisage pas contact direct avec les salariés hors de la présence de l'encadrement.

Si cette attitude a pour effet de protéger le responsable de formation d'un afflux de demandes directes, elle a pour inconvénient de freiner l'information émanant de la base en permettant à l'encadrement de jouer un rôle de filtre.

- Le communiquant : selon A Meignant , le responsable de formation gagnerait en efficacité s'il entretenait des relations avec les autres acteurs de l'entreprise selon un schéma favorisant la communication entre , à la fois , la hiérarchie , le service formation el les salariés .

La position de « communiquant » n'est possible que si le responsable de formation à la légitimité d'intervenir sur les groupes professionnels dans leur ensemble.

Cette légitimité peut trouver sa source dans le rattachement de la formation à une fonction personnel qui joue un véritable rôle de gestion et de développement des ressources humaines.

Schéma 02 : LES ACTEURS DU PLAN DE FORMATION

La direction :

- Fixe les orientations et les priorités

- Décide l'enveloppe budgétaire

- Informe, consulte les partenaires sociaux (selon législation nationale)

Les responsables de RH et formation :

- Pilotent l'ingénierie

- Apportent un appui méthodologique aux responsables opérationnels

- Consultent les partenaires sociaux

- Elaborent le cahier des charges de formation

- Contrôlent la réalisation du plan

- Proposent les arbitrages budgétaires

- Animent la mise en place concertée de l'assurance qualité du plan de formation

- Recherchent et sélectionnent les réalisateurs de formation

- Valident les programmes pédagogiques

Les partenaires Sociaux sont consultés pour :

- Exprimer leur point de vue

- Négocier (selon législation nationale)

PLAN DE FORMATION

Les responsables Opérationnels :

- Définissent les compétences requises

- Identifient les besoins de formation

- Elaborent les demandes de formation

- Evaluent les effets en situation de travail

- Estiment les impacts

- Les employés :

- Formulent les projets individualisés de professionnalisation et de formation

- S'entraînent à agir avec compétence

- Participent activement à l'évaluation des effets.

Types de documents pour l'élaboration du plan de formation : Le tableau ci-contre propose de distinguer quatre (04) types de documents. Ils permettent une certaine « traçabilité » dans l'élaboration du plan de formation.

Document	Responsables	Appui
La demande de formation	Client maître d'ouvrage (responsables opérationnels)	Appui méthodologique éventuel du maître d'oeuvre
Le cahier des charges	Maître d'oeuvre (service formation et RH)	Consultant interne ou externe
Le programme pédagogique	Réalisation de formation	Négociation avec le Maître d'oeuvre
Le plan de formation	Maître d'oeuvre (service Formation et RH)	Consultant interne ou externe

Tableau N 02 : Types de documents pour l'élaboration du plan de formation

Il est possible, dans certains cas, et pour des raisons de simplification, de réaliser un seul document intégrant la demande de formation et le cahier des charges.

On doit cependant prendre en compte que les responsables opérationnels peuvent voir de la difficulté à traduire en prescriptions des modalités de formation des besoins de compétences concernant leurs collaborateurs^32(*).

En prend par exemple la demande de formation, elle contient :

- La contribution attendue de la formation.

- Les objectifs de compétences en situation professionnelle.

- Le délai.

- La population concernée.

Le responsable de formation, pour la mise du plan de formation, est bien au coeur d'un réseau interne de communication et de prise de décision, nous pouvons schématiser ce système par un logigramme, tout en précisant que ce document de synthèse est le fruit de travaux avec différents responsables de formation de différents institutions. Il ne peut donc pas être universel, mais se doit d'être perçu comme une grille de lecture de sa propre réalité et donc reconstruite par le responsable de formation (tableau).

Tableau N°03 : Logigramme du plan de formation^33(*)

Etapes	Direction	DRH	Responsable formation	Responsable de service	CE commission formation	salarié
Orientation de la politique formation Définition des objectifs	D	C	R	-	I	-
Identification des « besoins »	-	-	R	C	-	C
Analyse hiérarchique Budgétisation	C	-	R	-	C	-
Mise en forme du plan	D	C	R	-	I	-
Présentation aux institutions	D	R	(R)	-	C, I	-
Communication Diffusion	-	-	R	I	-	I

D Décide I est informé C est Consulté EC Evalué Contrôle

R Réalise (conçoit, prépare, produit) () possible

* ²⁹ Jacques SOYER « Fonction formation » page 166

* ³⁰ Jacques SOYER « Fonction formation », p169

* ³¹ Alain MEIGNANT, « Manager la formation », p 132

* ³² Guy le BOTERF. « Ingénierie et évaluation des compétences ».4 ^ème édition, édition d'Organisation ,2005 page 321

* ³³ Thierry ARDOUIN, «Iingénierie de formation pour l'entreprise », Edition Dunod, paris 2003, page 59