Processus d'élaboration du plan de formation

Les objectifs peuvent provenir de plusieurs sources :

· Par la déclinaison des objectifs de l'échelon supérieur

· Par la recherche d'amélioration dans la réalisation d'une mission

· Par la découverte d'un dysfonctionnement

· Par la contribution de l'entité de travail à la réalisation du projet

· Par la prise en compte des données sur l'évolution des emplois

· Le recensement des besoins individuels : se fait souvent au moment des entretiens annuels d'activité, un guide de réflexion peut être fourni au salarié pour faciliter la recherche des objectifs de formation.

1. Pour la formation adaptation : Le manager, à chaque fois qu'un objectif opérationnel est défini doit prendre l'habitude de s'interroger sur la pertinence d'associer une formation à son plan d'action. Le recensement pour ce type de formation suppose donc d'être présent au moment de la définition des objectifs ou bien d'avoir entraîné les managers de l'entreprise sur l'opportunité de recourir à une formation comme moyen d'un plan d'action.

2. Pour la formation liée à la gestion prévisionnelle du personnel : Cela suppose au préalable dans l'entreprise une gestion des emplois, le recensement des besoins de formation correspond à la phase de définition des futurs métiers en niveau de qualification et en effectif mais aussi à l'identification des sureffectifs et de leurs moyens de reclassement. Les besoins peuvent donc être de deux natures, les besoins des personnes qui occuperont les postes et les besoins des personnes qui voient leur poste disparaître. La population cible n'est pas connue et donc le recensement va consister à rechercher les individus à former.

Même pour les entreprises qui ne pratiquant pas de politique de l'emploi, des questions cruciales devront être soulevées comme celles d'une inadaptation à terme du potentiel du personnel, comme les risques de surpopulation, d'une sous qualification, comme des interrogations sur la politique de recrutement et de ses incidences sur la formation ou bien sur la pyramide des âges.

3. Pour la formation / outils intellectuels de base : Il faut savoir si les évolutions techniques vont se traduire à long terme par une désadaptation de la main d'oeuvre. Le personnel est il fragile, l'entreprise s'oriente t-elle vers une baisse des effectifs ?

Dans cette hypothèse, il faudra évaluer les domaines et lès porter au catalogue de formation interne. Les entreprises pourront recourir au congé individuel de formation pour celles qui ne souhaitent pas investir sur ce type formation. Les entreprises devront se poser la question de la motivation du personnel à s'engager dans ce type de formation.

4. Pour la formation " Culture d'entreprise " : Si l'entreprise souhaite développer une culture commune pour l'ensemble de la société, le responsable devra mettre en place un groupe de travail proposant les moyens de son développement. Si a contraire, elle est voulue mais non définie, il faudra suggérer une démarche participative pour la définir et la déployer.

5. Pour la formation liée à un projet d'entreprise : Il faut d'abord s'interroger sur la présence de tels projets dans l'entreprise et de définir les objectifs de formation des actions susceptibles de lès servir^42(*) .

2-2-2 Les outils du recensement des besoins de formation. 

Pour savoir, on peut emprunter les cheminements suivants :

§ La recherche des problèmes rencontrés par l'entité dans la réalisation de son travail.

§ La recherche d'amélioration pour l'entité.

§ La recherche d'amélioration dans les procédures internes.

§ La recherche d'amélioration dans les échanges avec l'extérieur.

§ La recherche par déclinaison des objectifs de l'échelon supérieur.

§ Le repérage des compétences requises pour la tenue d'un poste ou la participation à une équipe de travail.

§ La recherche de la contribution de l'entité à la réalisation d'un projet.

Il est donc important d'analyser le fonctionnement de l'unité pour construire des plans d'actions basés des besoins de formation.

Observation et écoute : Le responsable doit connaître les responsabilités des employés en les observant travailler et en écoutant leurs commentaires face aux méthodes de travail. Ce moyen lui permet d'avoir une vue globale de la situation et de connaître les aspects à améliorer.

Entrevue individuelle : Cette rencontre est bénéfique car elle permet au gestionnaire de connaître les besoins particuliers des individus et d'effectuer certaines mises au point en ce qui a trait aux comportements acceptés dans l'entreprise.

Groupe de discussion : Le gestionnaire sollicite le partage des opinions. Cette rencontre devra être structurée par un ordre du jour adéquat, elle nécessite la présence d'un animateur neutre afin que chacun ait le même droit de parole.

Évaluation du rendement : Cette activité du cycle de gestion des ressources humaines permet d'identifier des besoins de formation en fonction des indicateurs de performance et des attentes liées au poste.

On peut schématiser d'une manière général quatre (04) sources dont émanant des objectifs à intégrer dans le plan de formation (l'entreprise plus petite simple fera le schéma).

Schéma 03 : LES QUATRES SOURCES DE DESCRIPTION DES BESOINS DANS LE PLAN DE FORMATION

Projets transversaux Grandes orientations, grands projets

Formation

« Fédérales » DG

Formation a l'initiative de direction Fonctionnelle

Plan de formation

Formation à l'initiative d'une direction locale.

Formation demandée par les managers pour leur service

Objectifs propres à un site

Synthèse arbitrée entre :

- Besoins de compétences liées aux objectifs des services.

- Expression de demandes individuelles

Les grandes orientations de la direction générale peuvent générer des actions de formation, souvent en nombre réduit, centrées sur des objectifs stratégiques, par exemple :

- Développer massivement la prise de conscience des enjeux d'une politique qualité.

- Former systématiquement au management certaines catégories de cadres.

- Requalifier une strate de personnel.

- Accompagner le redéploiement des effectifs après une restructuration^43(*) .

* ⁴² Jacques SOYER, « Fonction formation », édition d'organisation, 1999, p 128.

* ⁴³ Alain MEIGNANT, « Manager la formation ». Éditions d'organisation .p 225.