Memoire Online - Processus d'élaboration du plan de formation

La recherche que nous avons amenée à l'entreprise nous a permis de recenser quelques documents et supports utilisés dans l'élaboration et la mise en oeuvre du plan de formation.

3-2-1- La fiche de demande de formation^68(*) : La demande de formation est transmise par les responsables hiérarchiques.

D'après notre consultation de cette fiche, on trouve que son contenu manque souvent d'informations utiles, notamment les contributions attendues de la formation et objectives de compétences.

· Demande : Cette partie est remplie par le demandeur ou la structure hiérarchique.

· diffusion : La dernière partie consiste à la diffusion d'un exemplaire de cette fiche à l'intéressé et la direction, ou autre.

3-2-2)- Le canevas d'identification des besoins qui doit être rempli et faire connaître à la direction du personnel et au responsable du service de formation les besoins du personnel de leurs structures en matière de formation.

Pendant notre période de stage, nous n'avons consulté le canevas de l'exercice 2006-2007, le canevas est représenté par un tableau vide composé de plusieurs colonnes.

3-2-3)-Le plan de formation^69(*) : Le plan de formation est la projection de la politique de l'entreprise en matière de développement de son capital humain.

C'est un document utilisé pour l'organisation et la planification de la formation, il est constitué d'un continuum des efforts consentis par le responsable de formation, pour atteindre les objectifs fixés par la direction générale, et qui donnent priorité à l'amélioration des compétences et du savoir du personnel.

Le plan de formation de BATICIC (ouest) est présenté sous forme d'un tableau qui comporte plusieurs colonnes reparties comme suite :

1. Les Spécialités : Selon le plan de formation de l'exercice 2006-2007, BATICIC a réparti (03) trois types de spécialités qui sont comme suit :

2. Effectif à former : Cette colonne représente le nombre de personne à former. D'après la consultation des deux derniers plans de formation (2005-2006) (2006-2007), on constate une augmentation du nombre d'effectif à former (de 44 personnes à 53 personnes à former)

Pour l'exercice 2006-2007, le nombre des actions de formation programmées est de 53 actions de formation, dont (01) une PGS et (01) une DESS, pour cette exercice les responsables basent sur l'apprentissage, trente (30) actions sur site sont programmées, ces actions représentent plus que la moitie des actions de formation programmées.

Aussi le pré emploi, selon le contrat de pré emploi, qui rassemble les jeunes diplômés (université, et autres centres de fotmation UFC, CFPA, ..... etc.)

4. La forme de déroulement de la formation : Pour l'exercice 2006-2007, on trouve deux types de déroulement de la formation, et ces deux types est différents à ceux de du plan de l'exercice 2005-2006, alors on trouve :

5. Etablissement de formation : Pour les exercices 2005-2006 et 2006-2007, BATICIC ouest a choisi les institutions suivantes :

7. Durée de la formation : Représente la durée de la formation par nombre de jours ou de mois. Pour l'exercice 2006-2007 on trouve la durée de la formation PGS est de 66 jours, DESS 70 jours, séminaire entre 2 et 3 jours.

A partir de l'observation des deux (02) plans des exercices (2006-2007) et (2005-2006) nous avons observé qu'il y a des formations d'une durée entre un est dix huit mois (1-18 mois), pour cela le plan ne détaille ni le titre de la formation ni la durée précise des formations

8. Coût de formation : Le coût des formations est présenté en KDA (kilo dinar algérien), pour l'exercice 2006-2007 le coût total des actions de formation est de 1 203 KDA soit 1.203.000 dinars algérien. On a aussi consulté le plan de formation de l'exercice 2005-2006, et on a constaté qu'il n'indique pas le coût de la formation.

Après avoir analysé les deux plans (2005-2006) et (2006-2007), on a constaté que le plan de formation manque de certaines informations importantes sur :

- La confusion entre les types de formations (formation bloquée et séminaire).

On constate aussi la différence entre les deux plans de formation matière de forme et contenu :

Pour avoir plus d'informations, on s'est rapproché du responsable de formation de l'unité de production Ain-defla, il nous a affirmé que les actions de recyclages et perfectionnement touchent la catégorie des agents de maîtrise et qui représente le fonctionnement de l'activité de BATICIC (production et construction), ces actions sont essentiellement, la soudure de tous ces types (exemple soudeur homologue, métreur, chargeur ....), chargeur ...etc. ces actions sont les poste clés à BATICIC (ouest).

Il nous a affirmé aussi que ces formations sont les plus importantes et les plus pratiquées à Baticic (ouest) depuis sa création.

Résultats des entretiens effectués avec le responsable de la formation ainsi que responsables hiérarchiques.

1)- Connaissez-vous les objectifs précis de la politique de formation ? lesquels ?

	Oui	Non	Sans opinion
Réponse	6	6
Pourcentage	50	50

Nous constatons qu'à la question de savoir les objectifs de la politique de formation à BATICIC (ouest), la moitié des responsables soit 50% ont répondu oui, et qu'ils connaissent les objectifs de politique de formation, et selon eux, elle consiste essentiellement à la mise à niveau du personnel et du développement de l'entreprise.

Par contre, 50 % ont répondu non, ils affirment qu'ils ne savent pas précisément les objectifs de la politique de formation.

2)- L'envoi des agents en formation, est-il conditionné par des objectifs à atteindre ?

	Oui	Non	Sans opinion
Réponse	8	2	2
Pourcentage	66	17	17

A la question de savoir si l'envoi des agents est conditionné ou non par des objectifs à atteindre, la majorité soit 66% d'entre eux ont répondu oui, selon eux l'envoie est au but d'amélioration de la qualification professionnelle et l'augmentation du rendement.

17 % par contre ont répondu non, car ils pensent que les formations ne sont pas ciblées et que les objectifs en question ne sont pas clairement définis au départ.17 % préfèrent de ne pas répondre.

3)- Les programmes de formation en général sont-ils formulés en termes d'objectifs à atteindre ?

	Oui	Non	Sans opinion
Réponse	6	6	-
Pourcentage	50	50	-

A la question de savoir si les programmes de formation en général sont formulés en termes d'objectifs à atteindre, 50% des responsables ont répondu non, vu que ces objectifs ne sont pas clairement précis, ils soulignent le fait qu'on ait l'impression parfois de « former pour former » et que s'il existe réellement des objectifs, ils ne sont que théoriques et sont rarement atteints. Quant à 50 % des acteurs, soulignent que ces programmes de formation sont formulés en termes d'objectifs à atteindre, car pour eux, le plan en lui-même instruit sur des objectifs à atteindre au moyen de méthodes pédagogiques classiques ou modernes.

4)- Disposez vous d'outils ou de méthodes d'identification des besoins de formation ?

	Oui	Non	Sans opinion
Réponse	6	4	2
Pourcentage	50	33	17

La moitié des acteurs soit 50% considèrent qu'il existe des outils et méthodes d'identification des besoins de formation, ces outils consistent essentiellement en observation, la fiche de demande de formation, jugement, ...etc.

33 % par contre déclarent le contraire, et que pour eux il n'existe pas de méthodes ni outils pour déterminer les besoins de formation. 17 % préfèrent de ne pas répondre.

5)- Ces outils, sont-ils suffisants pour cerner les besoins de formation de l'entreprise ?

	Oui	Non	Sans opinion
Réponse	4	4	4
Pourcentage	33	33	33

A cette question, 33% des responsables ont répondu non, et que les outils d'identification des besoins sont insuffisants parce que d'après leurs témoignages, ils ne permettent pas de cerner tous les dysfonctionnements des individus d'une façon efficace, du moment que l'observation prend beaucoup de temps.33 % des acteurs ont répondu oui, et que les outils et méthodes qu'ils utilisent sont suffisants pour identifier les besoins de formation.

Aussi 33% des acteurs ont choisi de ne pas dévoiler leurs réponses et opinions et se déclarent souvent pas assez bien placés pour émettre des jugements.

6)- Y a-t-il une démarche collective et participative dans l'identification des besoins de formation ?

	Oui	Non	Sans opinion
Réponse	8	4	-
Pourcentage	67	33	-

A la question de savoir s'il y a une démarche collective et participative dans l'identification des besoins de formation, 67 % répondent oui.

Ces acteurs pensent que les différentes structures formulent leurs besoins qualitativement et quantitativement. Le responsable du service formation et autres responsables soulignent le fait qu'ils ne puissent y avoir qu'une démarche collective et participative du moment où ils prennent un contact avec ceux qui emploient directement, tous ces acteurs représentent des sources de besoins exploitables pour la programmation des cycles de formation.

Au contraire, 33 % répondent non, et qu'il n'y a aucune démarche collective et participative dans l'identification des besoins de formation.

7)- Quels sont les principaux acteurs impliqués dans l'identification des besoins de formation ?

La totalité des responsables ont répondu que le responsable de formation et le directeur des ressources humaines sont les principaux acteurs impliqués.

	Oui	Non	Sans opinion
Réponse	1	4	7
pourcentage	8	33	59

Concernant l'analyse des besoins de formation, 33 % ont répondu non, et qu'ils ne savent plus comment se fait l'analyse des besoins de formation.

8 % ont répondu oui et qu'ils savent comment se fait l'analyse des besoins de formation, d'après ces responsables, l'analyse se fait selon une démarche de priorisation des besoins en formation. 59 % préfèrent de ne pas répondre.

9)- Qui est chargé de la programmation des actions de formation et le choix des thèmes retenus dans le plan de formation ?

La totalité des acteurs ont répondu que c'est le responsable de formation qui s'occupe de la programmation des actions de formation

10)- Savez vous comment se fait la sélection des organismes formateurs, et sur quelle base ?

	Oui	Non	Sans opinion
Réponse	2	8	2
pourcentage	13	74	13

Nous remarquerons que pour la question de savoir comment se fait la sélection des organismes formateurs que la minorité soit 13 % ont répondu que la sélection se fait essentiellement selon les coûts des formation ( comprenons les frais de transport, coût de la formation ....),. 74 % ont répondu le contraire, et disent « non » et au même temps affirment qu'ils n'ont aucun avantage ou bénéfice de savoir comment se fait la sélection et le choix des organismes formateurs.

13 % préfèrent de ne pas donner de réponses et restent sans opinions par manque d'informations peut-être.

	Oui	Non	Sans opinion
Réponse	10	-	2
pourcentage	83	-	17

La majorité soit 83 % déclarent que le plan de formation se valide et diffuse après leur élaboration et que la validation se fait au cours d'une réunion (arbitrage) par le directeur général, et que c'est lui qui valide le plan de formation avec le responsable de formation.

12)- Pensez-vous que les propositions des différentes structures du Baticic (ouest) sont prises en considération pour le choix des actions de formation ?

	Oui	Non	Sans opinion
Réponse	2	8	2
pourcentage	17	66	17

Pour la question de savoir si les propositions des différentes structures sont prises en considération pour le choix des actions de formation, 66 % des responsables disent non et qu'ils ne voyaient pas leurs propositions se traduire en action de formation pour des raisons qu'ils ignorent d'ailleurs.

17 % des acteurs ont répondu quand même oui et considèrent qu'ils ont pu attirer l'attention sur leurs propres besoins et du fait que leurs propres propositions ont été prises en considération dans le choix des programmes de formation.

17 % des responsables par contre sont restés sans opinions pour éviter ainsi tout jugement de valeur.

13)- Est-ce que vous étiez consulté dans les différentes étapes d'élaboration du plan de formation ?

	Oui	Non	Sans opinion
Réponse	4	6	2
pourcentage	33	50	17

La moitié, soit 50 % des acteurs déclarent qu'ils n'étaient pas consultés dans les différentes étapes d'élaboration du plan de formation. 33 % par contre, affirment avoir été consultés et qui ils ont participé d'une manière ou d'une d'autre dans l'élaboration du plan de formation.

14)- Pensez-vous que le plan de formation actuel répond à des besoins identifiés au préalable ?

	Oui	Non	Sans opinion
Réponse	8	2	2
pourcentage	66	17	17

La majorité des responsables soit 66 % ont répondu oui, et que le plan de formation actuel répond relativement aux besoins identifiés au préalable mais des correctifs sont en cours d'intégration afin de parvenir à l'objectif recherché dans chaque domaine.

Par contre 17 % ont répondu non, et que le plan de formation actuel ne répond pas à tous les besoins identifiés.

15)- Quelles sont, selon vous les améliorations éventuelles à apporter aux pratiques actuelles en matières élaboration du plan de formation à BATICIC (ouest), et pour la formation en général ?

L'implication d'un système de communication et d'information entre tous les niveaux hiérarchiques.

La participation de tous les responsables et chefs de services à l'identification des besoins et intégré dans le processus d'élaboration du plan de formation.

Le renforcement quantitatif et qualitatif de la structure chargée de la formation.

Formation du personnel de la direction des ressources humaines en matière du management de la formation.

Analyse des entretiens effectués avec le responsable de formation ainsi que les responsables hiérarchiques.

Lors de ces entretiens, nous avons rencontré des difficultés à faire parler les acteurs au sujet du processus d'élaboration du plan de formation, aussi il a été nécessaire de reformuler les questions afin de pouvoir recueillir l'essentiel. Certains responsables ont une opinion vague, quand ce plan se réduit à un simple calendrier (c'est le cas) d'actions ponctuelles pour répondre aux besoins immédiats.

Nous pouvons résumer, à travers le dépouillement des réponses des différents responsables, qui suit :

oe Manque d'une politique de formation claire, bien précisée et formalisée liée aux objectifs stratégiques de BATICIC (ouest), qui résulte sûrement à des actions de formation en inadéquation avec les objectifs qui sont mal définis. Le diagnostic de cette politique de formation mal définie concrètement va sûrement mener à l'élaboration d'une démarche d'identifications des besoins de formation non basés sur des éléments concrets, puisqu'ils ont dès le début été fixés de façon arbitraire.

oe Les différents responsables hors responsable de formation ne sont pas fortement impliqués dans le processus d'identification des besoins en formation, ils ne participent pas comme il se doit à la détermination des objectifs.

oe Nous constaterons que les suggestions et propositions des responsables ne sont prises en considération dans la plupart des cas, surtout on ce qui concerne les propositions dans le choix des actions de formation .Ces dernières ne sont parfois d'aucune utilité.

oe Nous remarquerons également l'insuffisance des outils et méthodes d'identification des besoins de formation, qui sont pour ce qui existe dépassés par le temps et ne permettent pas une identification réelle des besoins de formation de l'entreprise.

oe On constate aussi que les responsables ne disposent pas de règles et d'orientations bien définies, la majorité d'entre eux ne connaissent pas exactement le rôle qu'ils peuvent jouer dans les domaines d'intervention à l'élaboration et de mise en oeuvre du plan de formation.

oe Il faut aussi souligner que la participation des responsables hiérarchiques dans l'élaboration du plan de formation est insuffisante.

oe Face à cet état des lieux, les différents responsables proposent quelques recommandations qui, selon eux, sont importantes à introduire .elles consistent en ce qui suit :

- La participation et l'implication dans les différentes étapes d'identification des besoins de formation.

Résultats des entretiens effectués avec les agents ayants bénéficié de formation

1) Savez vous comment se fait l'identification des besoins de formation au sein de BATICIC (OUEST) ?

	Oui	Non	Sans opinion
Réponse	4	10	6
Pourcentage	20	50	30

Nous remarquons d'après les résultats obtenus que 50 % des agents affirment de ne pas savoir comment se fait l'identification des besoins de formation. 20% déclarent le contraire, cette ignorance de la procédure (surtout pour la catégories Maîtrise et exécution) est due selon certains au manque d'informations au niveau de leur département et au niveau de l'entreprise d'une manière générale. 30 % des agents préfèrent ne pas donner d'opinion.

2) Avez-vous l'occasion d'exprimer vos besoins de formation à votre hiérarchie ?

	Oui	Non	Sans opinion
Réponse	8	10	2
Pourcentage	40	50	10

Pour ce qui est de l'aspect relatif à l'expression des besoins de formation à la hiérarchie. 40 % des acteurs affirment avoir eu cette occasion à maintes reprises, à chaque fois qu'ils ressentaient le besoin de le faire et ce lorsqu'ils rencontraient des difficultés au cours de l'exercice de leurs fonctions, ces lacunes étaient systémiquement signalées à leur hiérarchie.

50% des acteurs affirment le contraire, ils affirment n'avoir jamais eu l'occasion de le faire du moment, selon leurs témoignages, il n'y a pas de politique et moyens claires pour la prise en charge des besoins de formation du personnel.

3) Avez-vous été associé dans le processus d'identification des besoins de formation ?

	Oui	Non	Sans opinion
Réponse	6	14
Pourcentage	30	70

Nous remarquerons que pour cette question, la majorité soit 70 % des agents affirment ne pas avoir été associé dans le processus d'identification des besoins de formation, la majorité n'ont pas eu l'occasion d'exprimer et discuter leurs problèmes, ils déclarent du manque d'informations et communications, ils ont été sélectionnés à des actions de formation et quand c'est le cas, c'est une simple inscription à un cycle de formation. 30 % affirment avoir eu l'occasion.

4) Savez vous comment se fait l'élaboration du plan de formation au sein de BATICIC 0uest ?

	Oui	Non	Sans opinion
Réponse	4	12	4
Pourcentage	20	60	20

Nous constatons que la majorité 60 % des agents affirment de ne pas savoir comment se fait l'élaboration du plan de formation ,20 % d'entre eux par contre déclarent qu'ils savent comment élaborer le plan de formation et 20 % préfèrent ne pas donner d'opinion

5) Avez-vous été informés sur les objectifs de la formation à temps voulu ?

	Oui	Non	Sans opinion
Réponse	6	12	2
Pourcentage	30	60	10

A la question de savoir si les agents sont informés quant aux objectifs de formation, la grande partie des agents soit 60 % répondent non, la plupart d'entre eux disent qu'ils n'ont pas été informés ou ils ont été informés en retard par le centre de formation ou par leur animateur au cour de la formation.

Ils affirment qu'ils ont été informés sur la durée de formation et l'organisme formateur. Ils soulignent par ailleurs que le délai sépare l'annonce de la formation et l'inscription n'était pas suffisante pour pouvoir s'enquérir des objectifs et des conditions de déroulement de la formation.

Par contre, 30 % affirment qu'ils ont été informés sur les objectifs de formation, la majorité d'entre eux ont été informés par affichage (note écrite), 10% préfèrent ne pas donner d'opinion.

	Oui	Non	Sans opinion
Réponse	8	8	4
Pourcentage	40	40	20

Concernant la prise en charge de la demande, 40% des agents déclarent avoir vu leurs besoins pris en charge et que leurs préoccupations ont été prises en considération et traduites en action de formation, selon eux, ils travaillent en équipe avec leurs supérieurs hiérarchiques et ces derniers s'accordaient du temps à discuter avec eux des problèmes rencontrés au travail et leur demande de formation sera plutôt acceptée en temps.

40 % des acteurs déclarent le contraire, pour eux, leur demande à été refusée à plusieurs raisons, parmi ces raisons résident dans le fait que les responsables hiérarchiques, eux mêmes, n'ont pas cette opportunité de participer et d'intervenir les demandes, et donc de discuter des besoins de formation de leurs agents.

Quant à 20 % des acteurs, ils ont préféré ne pas donner d'opinion, par méfiance pour la plupart que leurs propos ne soient pas divulgués.

7) -Les actions de formation, sont-elles en rapport avec le travail que vous faites ?

	Oui	Non	Sans opinion
Réponse	8	10	2
Pourcentage	40	50	10

Pour la question de savoir si les actions de formation avaient un lien étroit avec les missions que les acteurs accomplissement, 40 % d'entre eux ont répondu positivement, selon eux, elles complètent les connaissances acquises et l'acquisition des nouvelles techniques et que les actions de formation font à la suite aux activités spécifiques de BATICIC (ouest).

Par contre 50 %, déclarent qu'en grande partie, ils ne voyaient pas de lien direct entre certaines formations qu'ils suivent et leurs missions actuelles, d'ailleurs, ils le disent, ces formations sont une occasion pour eux d'acquérir un diplôme supplémentaire qui sera inclu dans leur dossier pour la plupart des cas à une éventuelle promotion.

Analyse des entretiens effectués avec les agents ayant bénéficié de formation

A travers le dépouillement des réponses des différents agents ayant bénéficié de formation nous constatons ce qui suit :

oe Il y a un déficit important d'informations concernant le processus d'identification des besoins de formation, nous déduisons donc que ces agents qui devraient être une partie intégrante dans ce processus, ne sont pas associés de près à cette opération, et à cet effet, les besoins en formation ne seront pas cernés d'une manière efficace.

oe Les agents n'ont aucune connaissance de la procédure d'identification des besoins en formation, ceci réside dans le fait qu'ils ne sont pas associés, sachant qu'ils sont les premiers concernés par les actions de formation et donc devrant avoir le droit de regard sur tout le processus et surtout y participer activement.

oe Un manque d'information ressenti également au niveau des objectifs de la formation, la majorité suit des actions de formation sans pour autant connaître au préalable ce qu'on attend d'eux.

oe On constate que les agents trouvent des difficultés à transmettre leurs problèmes et insuffisances dans l'accomplissement de leurs tâches, et même s'ils avaient cette opportunité, aucune suite n'est accordée à cela.

oe Nous remarquons également aussi que les agents n'ont pas été informés sur les objectifs de la formation et c'est à cause d'un manque de contact et discussion du responsable hiérarchique avec leur collaborateur,

oe Les moyens utilisés pour informer les agents sur les objectifs principaux de leur formation sont insuffisants.

oe Les demandes individuelles de formation, bien que nombreuses, ne soient pas encouragées, le motif avancé pour leur refus de prise en charge ne sont pas bien déterminés, particulièrement pour les catégories « maîtrise » et « exécution », ils souffrent de manque d'attention à leur égard, on risque d'avoir une méfiance et démotivation chez eux, chose qu'il faut éviter. Et d'après quelques agents, le seul but d'accès à une action de formation est l'augmentation du rendement seulement, et que leurs attentes et envies sont rarement prises en considération.

oe La formation dispensée à la plupart des agents ne semble pas être étroitement liée à leurs postes de travail, même si elle les touche d'une manière générale, c'est peut-être dû à un objectif mal défini au départ ou une méconnaissance des tâches et des missions des concernés.

oe Plusieurs agents nous ont affirmé que les actions de formation ne correspondent pas au bon moment pour suivre leur formation.

oe Le choix et la sélection des agents à former ne sont pas clairs ni formulés sur des bases et critères définis. Plusieurs agents ne savent pas comment ce fait la sélection, et pour quelles priorités. Ils nous ont affirmé que certains agents ont bénéficié des actions de formation pour plusieurs années, alors que leur demande n'a pas été prise en considération que depuis plusieurs années.

* ⁶⁹ Annexe N°1 et2, plan de formation exercice (2005-2006) (2006-2007), p 102-103

Processus d'élaboration du plan de formation

3-2- Analyse des documents et supports utilisés

3-2-2)- Le canevas d'identification des besoins qui doit être rempli et faire connaître à la direction du personnel et au responsable du service de formation les besoins du personnel de leurs structures en matière de formation.