Management du courrier et efficacité du cabinet du ministère des relations extérieures

II-3 Distinction de l'efficacité organisationnelle de la performance

Cette distinction est perçue par la mise en relief de ce que c'est qu'une organisation (II-3-1) en rapport avec l'efficacité (II-3-2), consolidant ainsi la situation de l'efficacité dans la performance (II-3-3).

II-3-1 Qu'est-ce que l'Organisation ?

Une organisation est un ensemble d'individus ou de groupes d'individus en interaction, ayant un but collectif, mais dont les préférences, les informations, les intérêts et les connaissances peuvent diverger : une entreprise, une administration publique, un syndicat, un parti politique, une association, etc.(Kast et Rosenweig, 1985).

L'organisation de quelque chose désigne l'action d'organiser (structurer, délimiter, agencer, répartir ou articuler). Une organisation est le résultat de cette action (une entreprise, un service public, une administration, une association, une armée, un événement, etc.).Une organisation est le développement social de ce résultat. C'est l'entreprise-institution de la sociologie des organisations.Elle traduit au niveau des moyens l'expression d'une volonté par :

· la manière dont les différents  éléments d'un ensemble complexe, d'une société, d'un être vivant sont structurés et articulés ; ou

· une hiérarchie et/ou un agencement concret des organes ou moyens requis

Une organisation combine et associe les moyens les plus adaptés en vue de :

· réaliser sa mission et ses finalités. Ainsi un groupement, une association se proposent et font tout pour atteindre des buts déterminés ( organisation syndicale,  organisation internationale,  organisation non gouvernementale, etc.) ;

· promouvoir un référentiel et un système d'action capable d'ouverture, d'écoute d'un client pour ensuite savoir le satisfaire par le déploiement et l'activation des moyens pertinents et efficients pour ce faire, dans un délai ou sur une période de temps souhaités.

Figure A : Les composantes d'une organisation

Le Cabinet du Ministère des Relations Extérieures, au regard des critères relevés ci-dessus est donc une organisation parce qu'il contient en son sein des individus ou personnels qui poursuivent les mêmes buts.

Tableau 1: Types d'organisation, structure, stratégie et inconvénients 

 

ORGANISATIONS	STRUCTURE	STRATÉGIE	INCONVENIENT
Entrepreneuriale(moyennes et très petites entreprises)	Simple, flexible et ligne hiérarchique peu développée.  Supervision directe du  leader	De type  visionnaire. Dépendante des positions du leader.	Vulnérable, limitée, risque de déséquilibre de la stratégie ou des opérations.
Mécaniste (industries, chaîne de montage,  administ. publique)	Bureaucratie centralisée. Division du travail. Hiérarchie importante.	Programmation stratégique. Résistance aux changements.	L'obsession du contrôle peut mener à des problèmes humains et des problèmes de coordination.
Divisionnalisée  (grands groupes, multinationales)	Divisions autonomes sous le contrôle du siège. Standardisation des résultats.	Le siège défini la stratégie du groupe. Les divisions, leurs propres stratégies.	La diversification décourage l'innovation. Comportement social  insensible.
Professionnelle  (écoles, universités, centre hospitalier)	Bureaucratique décentralisée. Support logistique important.	Continuellement changeante. Compétence des acteurs.	Manque de coordination au sein du processus de classement. Routine et freins à l'innovation.
Innovatrice ouTeam-Based organization* (style google, labo de recherche, université)	Adhocratique et flexible. Equipes pluridisciplinaires de spécialistes. Nécessite un leader.	A base d'apprentissage, elle évolue à travers une grande diversité de processus.	Danger relationnel dans le cas d'une transition vers une autre configuration. Efficacité atteinte au prix de l'inefficience*
Missionnaire  (Apple avec S. Jobb, fondations, groupe sectaires, monastère)	Petites unités très décentralisées et soumises à de nombreux contrôles normatifs.	Idéologique, avec une mission porteuse d'inspiration.	Conversion et encloisonement. Isolation ou assimilation de l'individu.
Politisée (assemblée nationale)	Pas de hiérarchie spécifique.	Coexistence des  membres : soit en opposition soit en accord.	Proche du pouvoir. Décisionsprises, issues de manoeuvres ou manipulations  politiques.Impact sur certaines organisations.

 Source : H. Mintzberg