I.7 Généralité sur les
procédures
I.7.1 Définition
La procédure est la manière
spécifiée d'effectuer une activité ou un processus.
Une procédure écrite est un document qui
décrit et formalise les tâches à accomplir pour mettre en
oeuvre une activité ou un processus. C'est un document de support et de
communication qui porte à la connaissance de tous les processus
clés de l'organisation. (Ernoul, 2010)
La qualité ne peut être inspectée dans un
produit ; d'abord, elle doit être conçue dedans, après quoi
la fonction de fabrication est responsable de produire des produits selon les
conditions de conception. Pour empêcher les produits non conformes, la
fabrication doit être effectuée dans des conditions
commandées et selon une manière et un ordre indiqués. Les
conditions commandées incluent des commandes appropriées pour les
matériaux, l'équipement de production, les processus et les
procédures. En outre, les opérations de fabrication devraient
être indiquées par des instructions de travail documentées,
la bonne
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communication est nécessaire, et tous le personnel de la
fabrication doit être motivés et
commis à satisfaire les besoins et exigences de client, et
à l'amélioration de la qualité
continue (ERNOUL et
al.2010).
I.7.2 Les étapes à suivre pour
élaborer une procédure
Les principales étapes à suivre pour
élaborer les procédures sont les suivantes :
détermination de l'étendue de la
procédure.
détermination des différents acteurs intervenant
dans la procédure pour consultation.
entretien individuel sur la façon donc sont
élaboré les activités relatives à la
procédure.
élaboration d'une première ébauche du
diagramme de cheminement du processus.
soumission du diagramme auprès des personnes
concernées.
apport de modification si nécessaire avec reprise du
circuit préalable.
rédaction de la procédure à partir du
diagramme adopté.
soumission de la procédure auprès des personnes
concernées.
apport de modification si nécessaire avec reprise des
étapes antérieures 7 et 8.
remise de la procédure auprès de la Direction
Général pour approbation.
test et expérimentation de la procédure.
approbation par le Directeur Général.
implantation et la mise à jour de la procédure.
I.7.3 Comment rédiger les procédures ?
La rédaction des procédures se fait à l'aide
du GUIDE D'ELABORATION DES PROCEDURES (GEP) rédigé par le Cabinet
Conseil Qualité en 2000, sur la base des exigences de la norme ISO 9001:
2000.
Il est composé de 20 chapitres à savoir:
a) Sommaire:
C'est le résumé sous forme de table de
matières, des différents chapitres de la procédure suivis
des numéros de pages correspondant et servant de repères.
b) Introduction
Ce chapitre permet de présenter le sujet et de
définir l'objectif visé par la procédure. Il doit
être concis et précis.
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c) Domaine d'application:
Cette partie indique le lieu, le moment et l'occasion
où cette procédure doit être appliquée. Elle
précise aussi et expressément les domaines d'exclusion.
d) Entrée et Sortie:
La procédure étant une suite d'actions ou
d'opérations, ce chapitre en précise le début et la fin.
Il faut indiquer l'action de départ et l'action finale du processus.
e) Référence:
Ce chapitre indique l'origine du texte ou les textes sur
lesquels s'est basé le rédacteur pour élaborer la
procédure.
f) Liste des pages:
Ce chapitre énumère l'ensemble des pages de la
procédure en précisant leur date d'élaboration et leur
indice de révision. Il permet au lecteur ou à l'utilisateur de la
procédure de s'assurer que le document est complet et mis à
jour.
g) Abréviations:
Ce chapitre donne la liste et la signification de chaque
abréviation utilisée dans le texte.
h) Lexique:
C'est le recueil de définition des mots techniques de la
spécialité utilisé dans la procédure.
i) Destinataires :
Le rédacteur de la procédure doit
préciser les unités du service qui doivent recevoir le document
et les quantités nécessaires par unité afin de retrouver
la traçabilité des documents pour les mises à jour et les
audits qualité .Le service conservateur de l'original du document doit
être mentionné dans ce paragraphe.
j) Mises à jour :
Les mises à jour des documents conditionnent la bonne
application des procédures. Elles doivent respecter une politique de
gestion définie dans ce chapitre en 3 points :
10.1. Le Comité de Mise à jour : préciser
les unités qui la composent.
10.2. La périodicité de Mise à jour :
préciser la fréquence des réunions du comité.
10.3. Le suivi des Mises à jour : préciser la
politique de gestion des mises à jour et le service chargé de
l'appliquer.
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k) Autorité Validante:
Ce chapitre indique l'autorité qui doit approuver la
procédure pour qu'elle soit déclarée valide.
l) Dérogation:
Dans ce chapitre doit être précisé tous
les cas, toutes les possibilités et tous les pouvoirs de
dérogation à l'application de cette procédure.
m) Indicateurs de Qualité et de
Performances:
Ce chapitre précise les indicateurs de mesures de
résultats des actions de la procédure. Ces mesures permettent de
constater les écarts entre les réalisations et les exigences.
Elles sont de deux types:
.Indicateur de qualité: mesure de résultats des
actions par rapport aux exigences du client. Indicateur de performance: mesure
des actions par la production précédente.
n) Points Clés:
Chaque processus a un chemin critique dont les points les
plus importants doivent être mentionnés dans ce chapitre.
o) Intitulé de la
procédure:
C'est la partie principale de la procédure. Elle est
composée d'actions à entreprendre pour l'application et
l'aboutissement du processus.
p) Ordinogramme ou Logigramme:
C'est un schéma, un dessin, un plan ou un planning qui
permet une compréhension plus facile de la procédure.
q) Documents existants:
Ce chapitre donne la liste et les références
des documents, instructions et procédures existants qui traitent le
même sujet.
r) Documents à créer:
Ce chapitre donne la liste des documents qui doivent
être crées pour les comptes rendus, les enregistrements des
résultats et l'archivage des données provenant de l'application
de la procédure.
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s) Destinataire des documents crées:
Ce paragraphe précise les services qui sont destinataires
des documents créés lorsqu'ils sont dûment remplis.
t) Documents existants à modifier:
Ce chapitre donne la liste des documents existants qui doivent
être modifiés du fait de l'élaboration de cette
procédure
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