Annexes
Nomenclature sommaire du matériel en compte
01._ Combustibles et luminaire
Charbon et tous combustibles minéraux. Bois de
chauffage ; charbon de bois, huile à brûler, pétrole,
essence, gas-oil, mazout, huiles et graisses diverses ; ampoules; tubes
lumineux ; bougie ; allumettes, mèches pour lampes, etc.
02._ Effets d'habillement, équipement, campement,
harnachement, pansage
Vêtements et sous-vêtements confectionnés,
chaussures et coiffures diverses, mouchoirs, etc.; effets de sport. Havresacs,
cartouchières, ceintures porte-sabre, bretelles de fusil, courroies de
sacs, étuis et courroies de revolver, tambours, clairons et trompettes,
étuis-musettes, pochettes à riz, quarts, bidons, gamelles
individuelles, couteaux, peignes, trousses garnies, patiences, accessoires et
rechanges, etc.
Tentes complètes et accessoires, lits de camp; outils
portatifs ; cantines à vivres, seaux en toiles et métalliques,
thermos, marmites et gamelles de campement, accessoires et rechanges, etc.
Harnais et pièces de harnachement, couvertures de cheval;
cordes à fourrage, sacs à avoine, étrilles, brosses
à pansage ; fourches, accessoires et rechanges, etc.
03._ Meubles et objets d'ameublement, literie et
couchage
Meubles divers en bois ou métalliques, coffres-forts ;
lavabos et appareils sanitaires ; glaces, housses, pendules, tableaux, tapis,
rideaux, stores; pots à eau, cuvettes ; accessoires et rechanges.
Service de table; objets en porcelaine, en faïence ;
cristaux ; couverts, argenterie, couteaux, bouts de table et surtouts :
plateaux divers; écrins pour argenterie, caves à liqueurs,
filtres et percolateurs ; moulins à café; ustensiles de cuisine;
lessiveuses, bassines et machines à laver.
Appareils de chauffage domestiques et radiateurs ;
cuisinières, réchauds et fours, accessoires divers.
Bougeoirs, fanaux, lampes et lampadaires, lustres, projecteurs,
abat-jour, globes, bidons à huile, à pétrole, verres de
lampe, etc.
116
Réfrigérateurs, glacières et aspirateurs
domestiques. Postes de radio et de télévision, phonographes et
disques.
Lits et tous articles de literie, hamacs, draps, couvertures,
couvre-lits, moustiquaires, sacs de couchage, nattes, toiles
confectionnées pour matelas et traversins.
Nappes et linge de maison, porte-serviettes ; tapis et peignoirs
de bain ; tabliers d'office et de cuisine, etc.
04._ Drogues, médicaments, objets de
pansement
Vaccins, sérums, virus et toxines ; médicaments
pour la médecine humaine et vétérinaire, toutes
préparations et tous produits pharmaceutiques. Eaux minérales ;
objets de pansement ; produits chimiques divers.
05._ Outillage, instruments et appareils divers,
matériel de transport,
instruments de musique, matériel
sportif, matériel de guerre
Outils à main pour toutes professions; manches d'outils et
objets de rechange, etc.
Machines à percer, à tarauder, à
cisailler, à raboter, à bouveter, à coudre, etc. ;
marteauxpilons et machines-outils, scies mécaniques, forges portatives,
accessoires et rechanges, soufflets de forge, enclumes, étaux, bigornes
meules.
Charrues, herse, tarares, batteuses et machines agricoles,
etc. ; presse d'imprimerie, établis divers et accessoires,
pétrins, etc.; courroies de transmission, volants ; accessoires et objet
de rechange, etc.; machines à écrire, à calculer,
duplicateurs et machines tireuses diverses, etc.
Automobiles, camions, camionnettes, bicyclettes, motocyclettes et
scooters, poussepousse, avions planeurs, hélicoptères et tous
aéronefs, accessoires et rechanges.
Matériel de terrassement : tracteurs, scrapers,
bulldozers, niveleuses, etc.
Matériel de carrière et de concassage :
concasseurs, gravillonneurs, marteaux pneumatiques, compresseurs, etc.
Moules à agglomérés et à buses,
matériel de briqueterie, etc.
Moteurs divers, machines à vapeur, locomobiles ;
chaudières, cylindres, générateurs, bouilleurs ; pompes
diverses ; accessoires et objets de rechange, groupes
électrogènes ; gonfleurs de pneus, chargeurs d'accumulateurs,
appareils de graissage, distributeurs de combustible, appareils à froid,
aspirateurs, etc.
Grues et appareils de levage, sonnettes, apparaux de halage,
crics et vérins, triqueballes, tombereaux, camions, charrettes,
chariots, diables, brouette ; brancards, civières ; voitures à
bras, voitures de malades, voitures diverses, etc.
Balances et bascules; poids, mesures de capacité et de
longueur ; compas spéciaux et calibres; compte-fils ;
dynamomètres ; jauges ; rechanges pour instruments de pesage, etc.
Instruments de vérification et de réception pour
les armes portatives et leurs munitions, les bouches à feu, les
projectiles, les poudres, etc.
Appareils pour la fabrication de la glace, accessoires et
rechange appareils de laboratoire, alambics ; étuves.
Appareils et instruments divers de médecine et de
chirurgie.
Appareils électro-médicaux ; appareils
orthopédiques, camisoles de forces, etc.
Alcoomètres, aréomètres, baromètres,
burettes alcalimétrique et chlorométrique, densimètres,
ébullioscopes, balances de précision, thermomètres,
gammamètres.
Instruments d'astronomie, de géodésie, de
météorologie, de topographie, etc.
Appareils et accessoires pour la photographie, le cinéma,
la radio et la télévision, phonographes, pick-up,
magnétophones, disque, plaques et films, etc.
Appareil de transmission et de réception; poteaux et fils
télégraphiques ; piles,
éléments ; accessoires et fournitures
spéciales, etc.
Instruments divers de musique.
Article de sports, agrès et appareils de gymnastique,
etc.
Fusils et revolvers de tous modèles, épées,
sabres, épées-baïonnettes, pièces d'armes pour
fusils, revolvers et armes blanches, tubes pour tir réduit, etc.
118
Canons de tous calibres; canons revolvers et à tir rapide,
mitrailleuses, obusiers, mortiers ; affûts ; caissons, prolonges, etc. ;
accessoires divers et rechanges.
Poudres de guerre, obus, gargousses, cartouches, fusée,
signaux, détonateurs et capsules, mèches, cordeau Bickford ;
dynamite et autres explosifs. Feux d'artifice.
Caisses, barils, boîtes, coffres, sacs pour projectiles,
armes munitions, poudres, artifices, sacs, sangles ; boîtes pour
instruments vérificateurs et tous accessoires à l'usage des
forces armées.
06_Matériel des voies ferrées
Locomotives et locotracteurs, autorails, tenders, fourgons,
wagons et voitures, wagonnets, plate-formes; plaques tournantes ; rails,
aiguilles, raccords ; traverses, éclisses, disques, signaux,
chaînes d'attelage, accessoires et rechanges, etc.
07_ Matériel flottant et accessoires
Bateaux, dragues, remorqueurs, embarcations à voiles ou
à moteur, citernes, baleinières, youyous, péniches,
pirogues, etc.
Pontons, chalands, grues flottantes, bateaux-pompes,
charbonnières, radeaux, etc.
Ancres diverses ; jas ; grappins, manilles, organeaux,
chaînes diverses, gueuses en fonte ; etc.
Mâts, vergues, etc. ; poulies, etc.
Gréements de bâtiments et d'embarcation et objets
divers de garnitures; voiles diverses, tente ; capots, etc. ; pavillons divers,
flammes, guidons, etc. ; drapeaux, panoplies, etc.
Compas de relèvement et accessoires, jumelles marines,
longues-vues, lochs, sabliers, sondeurs ; objets de timonerie, pièces
accessoires et de rechange, instruments divers.
Avirons, gaffes, gouvernails ; caillebotis, tolets de nage, tapis
d'embarcation, etc. Appareils de sondage, de guidage, de repérage et de
transmission.
08_ Matériaux et objets destinés aux
travaux
Bois en grume, en billes, équarris ou
débités ; lièges, bambous, rotin, roseaux, osier, jonc,
etc.
Métaux bruts, laminés ou tréfilés,
alliages, métal antifriction ; objets de serrureries, vis, pointes,
boulons, rivets, toile métallique, toile et papier à
l'émeri.
Laine, crin, coton, chanvre, étoupe, amiante, etc.
Cordages divers, fils et filés, fil de pêche, fil
à voile, fil de caret, torons, etc.
Toile diverses, molleton, flanelle, étamine,
guinée, calicot, drap, tissus divers en soie, en laine, en fil, en
coton, en rayonne ou fibre synthétique.
Ganses, rubans, galons et tous articles de mercerie et
passementerie, aiguilles, épingles.
Marbre et toute pierres de construction, moellons,
pavés, pierraille, cailloux, briques et agglomérés,
carreaux, tuiles, ardoises, carton bitumé, tôle ondulé,
asphalte, bitume ; chaux, ciment, plâtre, gravier, sable, etc.
Huiles et graisses pour armes, machines, voitures, etc. ; suif,
savon potasse, cire, cirage ; goudron, brai, résine, poix, etc.
Acides divers et tous produits chimiques destinés aux
travaux.
Peintures de toutes sortes ; mastics, vernis ; matières
colorantes ; poudre à dorer et argenter, siccatif etc.
Cuirs et peaux ; caoutchouc, gutta percha, linoléum,
toiles cirées, etc.
09_ Vivres, fourrages, semences et plants, animaux
vivants Blé, riz et toutes céréales ainsi que
leurs dérivés.
Pain, biscuits ; semoule ; pâtes alimentaires ;
fécules, etc.
Viande fraîche, gibier, volailles, oeufs, lard,
charcuterie, poissons frais, séché, salé ou
fumé.
Conserves alimentaires diverses ; lait frai ou de conserve.
120
Légumes et fruits ou conservés ; fromages divers ;
confitures, etc.
Café, thé, chocolat, cacao; sucre sous toutes ses
formes; manioc, pommes de terre, tapioca, etc.
Vins et alcools de bouche ; vinaigre ; boissons
hygiénique, etc.
Beurres et graisses alimentaires ; huiles comestibles; sel,
poivre, ingrédients et condiments divers ; ail, oignons, épices,
etc.
Foin et fourrages divers.
Tabacs divers.
Graines, racines et tubercules, plants, plantes, etc.
Animaux de selle, de bât, de trait, animaux pour la
culture, la reproduction; animaux de boucherie et de basse-cours ; animaux
vivants de laboratoire et d'exposition.
10_ Ouvrages de bibliothèques, de sciences et
arts. Matériel
d'enseignement. Fournitures diverses
Ouvrages et recueils de toutes sortes, publications et documents
de sciences et arts; publications périodique ; bulletins officiels ;
livres divers, etc., plans et cartes divers.
Livres et fournitures scolaires ; ensembles ou collections
techniques, scientifiques, littéraires, artistiques, etc. ; fourniture
de bureau, de dessin, etc.
11_ Caisses d'emballage, récipients, objets non
classés précédemment Armes de luxe et autres ;
bijoux, étoffes précieuses, médailles, verroterie,
bimbeloterie, etc.
Caisses diverses ; barriques et fût, boucauts, fûts
métalliques, bidons, sacs divers; bouteilles et flacons divers;
dames-jeannes, touques, touries, etc.
12 Matériel destiné à être
vendu
_
13_ Matériel des postes et
télécommunications
Réservé au service des postes et
télécommunications
Liste des Imprimés et documents
indispensables à la comptabilité des matériels
en
service
Extrait de l'annexe III de l'IG du 22juillet 1955
|
Numéro
de
l'imprimé
|
Désignation
|
Référence dans
l'IG du
22/07/1955
|
|
1
|
Journal en quantités et en valeurs des entrées et
des sorties
|
Art.33
|
|
2
|
Grand-livre annuel des mouvements d'entrée et de sortie
(petit et grand format)
|
Art.25 et 33
|
|
3
|
Grand-livre triennal des mouvements d'entrée et de sortie
(petit et grand format)
|
Art.31 et 48
|
|
7
|
Ordre d'entrée
|
Art.54
|
|
8
|
Ordre de sortie
|
Ar.153
|
|
9
|
Etat appréciatif
|
Art.247
|
|
10
|
Relevé récapitulatif des entrées et des
sorties
effectuées pendant l'année
|
Art.249
|
|
11*
|
Avis d'expédition
|
Art.182, 190
|
|
12*
|
Facture d'envoi
|
Art.42 et 182
|
|
13
|
Procès verbal de mutation comptable
|
Art.15
|
|
14
|
Procès verbal de la commission ordinaire des
recettes
|
Art.60
|
|
15
|
Procès verbal de visite au débarquement des caisses
et colis reconnus avariés
|
Art.99
|
|
16
|
Procès verbal de la commission ordinaire de visite
|
Art.106
|
|
17
|
Procès verbal de condamnation
|
Art.207
|
|
18
|
Procès verbal de perte
|
Art.193
|
|
19
|
Procès verbal de recensement
|
Art.243
|
|
20
|
Tableau indiquant le matériel entrant dans la
composition d'une unité collective
|
Art.5
|
|
21*
|
Carnet de recensement, de recettes, de visites, etc.
|
Art. 62, 97, 124,
125, 208, 241
|
|
25
|
Inventaire de matériel remis à un détenteur
effectif (format simple ou format double)
|
Art. 24
|
|
26
|
Inventaire de mobilier de logement (format simple ou format
double)
|
Art.24, renvoi 1
|
|
27*
|
Registre destiné à l'inscription des envois
effectués
|
Art.182
|
|
28*
|
Registre des avis d'expédition reçus
|
Art.187
|
Autre :
|
2
|
Inventaire du mobilier et des objets d'ameublement existant au 31
décembre
|
Instruction du 1er novembre 1909
|
* Non disponible à l'antenne régionale de
l'imprimerie nationale Atsinanana, depuis l'année 2006 (au moins)
122
Solutions aux activités types n°01
i. Cette opération engendre une prise en
charge des objets et matériels, provenant du
ministère X. Il s'agit d'une dotation en matériels et
mobiliers. Elle exige, en effet, des pièces, comme,
l'ordre de sortie, émanant du ministère
donateur. En fonction de cet « ordre de sortie », et le PV de
réception établit par la commission de réception,
l'ordonnateur en matière ordonne le dépositaire comptable
d'effectuer la prise en charge de ces matériels, qui sera
justifiée par un « ordre d'entrée
», avant de les porter en écriture dans le
livre journal, puis dans le grand-livre.
ii. L'acquisition des matériels par achat, engendre
aussi une prise en charge. Mais, cette fois-ci, il
s'agit d'un « Achat des matériels et mobiliers
», provenant de l'Etablissement Mamitiana, sis
à Tanamakoa, parcelle 12/12 Tamatave. A la
différence de la première prise en charge, celle-ci demande la
facture d'achat, dûment certifiée (pour
service fait) par le GAC. Puis, la commission ordinaire de recettes
établit par la suite, un PV de la commission ordinaire de recettes
(modèle n°14). Ensuite, sur ordre de l'ordonnateur en
matière, un « ordre d'entrée
» est établi, avant son enregistrement dans le
livre journal, puis dans le grand-livre.
iii. Le 25 novembre de l'année N, en faisant retourner 01
armoire métallique à
son ministère, elle effectue une
décharge. C'est une cession
ou donation des matériels et mobilier de
bureau. Elle établie, alors un « ordre de
sortie », et demande au bénéficiaire une copie
de la pièce de sa prise en charge « ordre
d'entrée » de ce matériels par le
ministère qui servira d'une pièce justificative de sortie. En
fonction de ces pièces, il sera porté en écriture dans le
livre journal, la sortie du matériel.
iv. Pour la reddition de compte, les opérations suivantes
sont indispensables :
- Nomination d'un agent recenseur : qui
effectuera le recensement
prévus par la circulaire n°01 MFB/SG/DGB/DPE/SM du 14
juillet 2010
- Le recensement des objets et matériels : les
objets et matériels
recensés seront d'abord présentés dans une
fiche de recensement,
avant qu'il soit établi un procès
verbal de recensement, suivant le modèle n°19.
Confrontation entre les écritures et l'inventaire physique pour
identifier les excédents et/ou les déficits, s'il y a eu lieu.
- Réunir toutes les pièces comptables :
ordres d'entrée (accompagné d'ordre de
sortie, de facture, PV de recensement, en cas d'excédent ou autre
état de cession, s'il y a eu lieu), les ordres de sortie
(accompagné de l'ordre d'entrée émanant du
service bénéficiaire...)
- Mettre à jour le Grand livre (triennal ou
annuel)
- Etablir l'état
appréciatif, conformément au modèle n°9
et remplir
l'imprimé de l'Inventaire des objets et
matériels, suivant modèle n°2
- Réunir tous les actes administratifs
nécessaires : Décision portant nomination du
dépositaire comptable, nomination d'agent
recenseur, commission d'évaluation de
prix, en ce qui concerne les excédents des
matériels constatés lors du recensement, le
décret portant création ou nouvelle organisation
du service ou de la direction (pour un compte nouvellement
créé), la note de présentation,
la FCC dûment visée par le
Trésor, l'état de rapprochement, s'il y
a eu lieu...
Lors du recensement, après avoir constaté un
excédent du matériel (machine à écrire marque
OLIVETTI), une commission a été créée pour
évaluer le prix, et PV d'évaluation de prix
sera établi à cet effet. Si la valeur est
supérieure ou égale à 50 000 Ariary, un ordre
d'entrée (pour prise en charge) sera effectué ;
dans le cas contraire, il sera transféré dans la
comptabilité administrative (durable)
Les écritures comptables y
afférentes :
(cf. liste des
imprimés)
124
v. L'étagère en bois palissandre
est détruite et devient inutilisable, et la
machine à calculer est déclarée perdue:
- Dans le premier cas, le dépositaire comptable dresse
un état de l'étagère en bois ordinaire détruit et
qu'il juge inutilisable et le remet au chef de service, ordonnateur en
matière. A son tour, ce dernier convoque la commission ordinaire des
remises qui opère en qualité de commission de
condamnation. Cette commission procède à la
condamnation pour démolition (ou
destruction selon leur choix) et dresse un PV
de condamnation, modèle n° 17, en mentionnant «
la décision de la commission sur les causes qui nécessitent la
condamnation ». Toutefois, conformément à l'article 136 de
l'Instruction générale du 22 juillet 1955, ces attributions
peuvent être assurées par le chef de service, ordonnateur en
matière ou son délégué. Ce PV de condamnation sera
transmis à la direction du patrimoine de l'Etat ou à la direction
régionale du budget, pour approbation. Après son approbation, on
procède à la démolition proprement dite, et un
compte rendu de démolition est adressé
au chef de servie. Ensuite, il est dressé un ordre de sortie
qui engendre la sortie de ce matériel dans le registre
(grand livre et le livre journal)
- En ce qui concerne le deuxième cas, un
compte rendu de perte est dressé par le
dépositaire comptable, qu'il remet à l'ordonnateur en
matière. Celui-ci convoque la commission ordinaire des
remises qui fait la constatation du fait et de l'importance de la
perte. Cette commission établi un PV modèle n°18
et mentionne ses conclusions sur la responsabilité du
comptable dépositaire et l'imputation du montant de la perte. (Nb.
« Lorsque le montant total de la perte est égal ou
inférieur à 10 000 Ariary, il n'est pas établi de PV ; la
perte est constatée par une décision du chef de service
», art. 193. Notant que ce montant devra être modifié
par rapport à la modification du seuil minimum de la prise en charge).
Le PV de perte sera approuvé par la
l'autorité compétente (DPE-DRB) et un ordre de
sortie, permettant la sotie du matériel dans
les registres sera établi.
i.
125
Dans un service ou collectivité ayant déjà
existé mais qui n'a jamais disposé d'un compte des
matériels en service, il faut :
- Procéder à la nomination d'un
dépositaire comptable (pour le cas
des communes rurales, cette
fonction est compatible à celle du STC)
- Nomination d'un agent recenseur, qui peut être aussi
assuré par le maire, ordonnateur en matière ou l'un de ses
adjoints. (Nb. Le dépositaire comptable ne pourra en aucun cas
être à la fois un recenseur)
- Procéder à un recensement
général des objets et matériels. Les résultats sont
tenus contradictoirement par 02 carnets: l'un par l'agent recenseur, et
l'autre par le dépositaire comptable. Puis, après
confrontation des carnets, une fiche de recensement est établie, en
faisant apparaitre les objets et matériels constatés, avec ou
sans prix.
- Procéder à l'évaluation de prix des
objets et matériels qui seront portée dans un PV
d'évaluation de prix, et établir un PV
de recensement (voir modèle dans l'activité
précédente), pour être approuvé par le
maire31 (DPE-DRB, pour les commune urbaines ou services
déconcentrés...). Le dossier devra être accompagné
d'une note de présentation, décision de nomination d'un agent
recenseur, du dépositaire comptable, autres pièces jugées
nécessaires pour le contrôle et la justification du cas
évoqué.
- Dresser un ordre d'entrée,
et enregistrement dans le livre journal
ii. Ecritures : (cf. Liste des
imprimés)
iii. La commune a reçu une dotation venant de la
Région, mais sans pièces justificatives ou trace écrite.
Dans une telle situation:
- Une commission de réception (s'il y en a
déjà, et création dans le cas contraire) procède
à la réception administrative, et dresse un PV de
réception, tout en mentionnant, les
caractéristiques et la nature des objets et matériels
reçus, l'origine, la quantité et l'état du
matériel...
31 Manuel de procédure de comptabilité
des matières à l'usage des communes, paragraphe 2-11-1, p.15
- Celle-ci opère en qualité de la commission
d'évaluation de prix, qui établie par la suite un PV
d'évaluation de prix.
- Procéder à la prise en charge, et un ordre
d'entrée sera établi (PV de réception et de
l'évaluation de prix serviront des pièces justificatives), avant
son enregistrement dans le livre journal
iv. Présentation du dossier de reddition de
compte de fin d'année : (voir page 20, en ce qui concerne
les dossiers y afférents. Toutefois, pour le cas
sus-évoqué, ci-joint quelques écritures)
127
Travail à faire 1
i. Les principaux facteurs de ces difficultés :
- Le dépositaire comptable ne réside pas sur
les lieux où se trouvent les objets et matériels qu'il a en
charge (en fait, cette situation est autorisée par les dispositions
règlementaires en vigueur)
- Aucun partage de responsabilité entre le
dépositaire comptable et les fonctionnaires qui utilisent les objets et
matériels (qui sont présents sur les lieux)...
ii. Parmi les solutions, on peut proposer:
La remise à un détenteur effectif les
matériels qu'il utilise, en dressant une fiche de détenteur
effectif. Dans ce cas, le détenteur effectif est responsable de la garde
et de la conservation des matériels mis à sa disposition...
Travail à faire 2
i. En comptabilité des matériels, comme, en
comptabilité des matières dans son ensemble, tout mouvement de
matériels se fait par écrit. Après la prise en charge d'un
objet ou matériels, par le dépositaire comptable, celui-ci
devient responsable à part entière ; sauf, en cas décharge
signalée et constatée par écrit, ou lorsqu'il y a eu
l'établissement d'une fiche de détenteur effectif. Aussi, dans
une situation similaire, la responsabilité revient au dépositaire
comptable.
ii. Le dépositaire comptable ne devra travailler qu'en
fonction des pièces écrites. Sur ce, à chaque mouvement du
matériel, il est indispensable d'établir une pièce
écrite, conformément aux règlementations en vigueur (fiche
de détenteur effectif, bon de sortie, si la sortie est temporaire, ordre
de sortie...)
128
Méthodes et techniques de traitement et de
vérification des dossiers des comptes
des matériels en
service:
La forme
Par rapport à la forme, les points suivants sont
indispensables à toute vérification :
Ø Est-ce que les imprimés sont -ils biens
remplis ? Le remplissage de tous les imprimés devra être conforme
aux instructions générales et suivant les modèles
officiels : ordre d'entrée, ordre de sortie, inventaire de mobiliers,
état appréciatif, PV de recensement, PV de condamnation, PV
constatant la perte des objets, Inventaire des matériels remis au
détenteur effectif...
Ø Les signatures ne sont-elles pas omises ? Pour la
FCC, la signature de l'ORDSEC et du Trésorier Général ou
le Fondé de pouvoir est obligatoire; l'ordonnateur en matière
(ordonné l'opération) et le dépositaire comptable (pour la
prise en charge ou décharge), en ce qui concerne l'ordre d'entrée
et de sortie
Ø Les factures sont-elles certifiées par le GAC
(Service fait) et le Comptable dépositaire (prise en charge)
Ø Les principes d'enregistrement dans le journal et le
grand livre sont-ils respectés (nomenclature, FOLIO...)? Dans le grand
livre, l'enregistrement se fait par numéro de la nomenclature sommaire,
et par ordre alphabétique. En aucun cas, deux articles qui commencent
part deux alphabets différents ne peuvent pas avoir le même
numéro du folio, comme, un objet commençant par « D »
ne peut pas avoir un numéro, antérieur à celui du « B
» ou de « C ». par contre, l'enregistrement dans le journal, se
fait obligatoirement, par ordre chronologique des opérations.
Ø Les prises en charge et/ou décharges sont -
elles accompagnées des pièces justificatives valables ? (facture
ou ordre de sortie pour les
prises en charge, ordre d'entrée du service
bénéficiaire ou PV de condamnation, PV de perte pour les
sorties...)
Ø Autres éléments complémentaires...
Le fond du dossier
La vérification sur le fond se rapporte sur deux
points: la concordance des écritures avec les pièces
justificatives et les autres pièces comptables ; puis la
vérification arithmétique.
Vérification des prises en charge 1er cas : aucune
dotation
La concordance entre la valeur mandatée (et/ou
engagée) et la valeur des prises en charge:
VPC = VM - DCER
VPC= valeur de la prise en charge
VM= valeur mandaté (FCC)
DCER = Différence constaté dans l'état de
rapprochement 2ème cas : le service a reçu une donation
VPC = VM + VD - DCER VD= Valeur de dotation
Vérification de l'état appréciatif
(récapitulation) Vérification et lecture
horizontale
|
Numéro de la
nomenclature
|
|
Existant au
1er janv. (a)
|
Ref : ancien quitus (= montant du quitus de l'exercice
antérieure)
Entrée pendant l'année (b)
|
Montant de la prise en
charge par nomenclature
|
Total de l'existant et des entrées (c)
Sorties
pendant
l'année (d)
|
Montant de la
décharge par
nomenclature
|
|
Reste au 31
décembre (e)
|
|
e= c-d
|
130
Vérification et lecture verticale
|
|
Numéro de la nomenclature (exemple)
|
Existant au
1er janv. (a)
|
Entrée pendant l'année (b)
|
Total de l'existant et des entrées (c)
|
Sorties pendant l'année (d)
|
Reste au 31 décembre (e)
|
|
03
|
x
|
x
|
x
|
x
|
x
|
|
05
|
y
|
y
|
y
|
y
|
y
|
|
N
|
z
|
z
|
z
|
z
|
z
|
|
TOTAUX
|
=x+y+z
|
=x+y+z
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=x+y+z
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=x+y+z
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=x+y+z
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Vérification des ordres d'entrée t de sortie,
inventaire...
Vérification du nombre ainsi que le décompte par
article et par nomenclature sommaire (horizontale)
Vérification du calcul par article, par nomenclature et
la récapitulation (verticale). En cas de TVA,
celui-ci doit être incorporé dans le prix unitaire des
articles.
Vérification des arrêts en chiffre et en lettre,
leur concordance.
Concordance entre les valeurs et/ou la désignation des
articles dans les pièces justificatives, pour les entrées et les
sorties
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