II. Suggestions
II-1. Sur le plan organisationnel
II-1.1 La redistribution des tâches
L'entreprise « Alpha » doit mettre en
place une organisation formelle et pertinente fondée sur : une
définition claire et précise des responsabilités et
tâches du personnel comptable, des relations fonctionnelles entre les
services comptables et les services opérationnels, du planning des
travaux comptables (passation des écritures, analyse et justification
des comptes), des délais de transmission des informations aux services
comptables, des modalités de regroupement des informations comptables
détenues au niveau des services opérationnels, des
modalités d'archivage et de conservation des documents.
II-1.2 La rationalisation des procédures
comptables
II-1.2.1 La nécessité de la
formalisation des procédures comptables dans le cadre d'un manuel de
procédures
Cette formalisation des procédures comptables est
importante. Le manuel de procédures permet : de connaître la
répartition précise des travaux entre les différents
comptables, donc d'éviter les cumuls de fonctions incompatibles et de
situer les niveaux de responsabilité en cas de retard ou de mauvais
traitement de l'information, de décrire de manière
détaillée les travaux comptables journaliers (passation des
écritures), mensuels ( analyse et justification des comptes
significatifs) et annuels ( inventaires, écritures de fin de
période, arrêté des comptes et établissement des
états financiers). De plus, il permet de décrire les relations
fonctionnelles à entretenir par la structure comptable avec les autres
services. Ce manuel des procédures comptables permet également
de connaître les modalités de comptabilisation de certaines
opérations particulières.
Les procédures décrites doivent être
précises et toucher tous les cycles d'activités de
l'entreprise (achats, ventes, stocks, immobilisations, trésorerie,
Revenus-créances d'exploitation, personnel, paie). De
même, les procédures développées doivent être
connues de tous et d'application obligatoire. Les interfaces entre les
procédures comptables et les procédures opérationnelles
doivent être développés. Par ailleurs, le manuel de
procédures doit préciser :
- les principes comptables appliqués par
l'entreprise,
- le système comptable,
- le cadre comptable et le plan des comptes,
- les modalités de fonctionnement des comptes,
- les méthodes d'évaluation,
- le circuit des documents comptables,
- les modalités de contrôle de l'information
comptable,
- les méthodes de comptabilisation de certaines
opérations spécifiques.
Lorsque la comptabilité est informatisée, les
procédures doivent garantir : la justification des enregistrements
(pièces justificatives), l'irréversibilité des
enregistrements et des traitements, le respect de la chronologie des
opérations (clôture informatique périodique), la
durabilité des enregistrements, la possibilité de contrôle
(chemin de révision).
L'article 69 du SYSCOA stipule que :
« L'entreprise détermine sous sa
responsabilité, les procédures nécessaires à la
mise en place d'une organisation comptable permettant aussi bien un
contrôle interne fiable que le contrôle externe (commissaire aux
comptes) de la réalité des opérations et de la
qualité des comptes tout en favorisant la collecte des
informations ».
L'organisation comptable mise en place dans l'entreprise doit
respecter les exigences de régularité et de
sécurité pour assurer l'authenticité des écritures
de façon à ce que la comptabilité puisse servir à
la fois d'instrument de mesure des droits et obligations des partenaires de
l'entreprise, d'instrument de preuve, d'information des tiers et de
gestion. »
II-1.2.2 La nécessité
d'une analyse et d'une justification régulière des comptes en
cours d'année
Ces travaux d'analyse et de justification des comptes en cours
d'année sont essentiels. Ils permettent d'assurer la maîtrise des
comptes de l'entreprise et contribuent à la production d'états
fiables, de détecter rapidement des erreurs, omissions ou fraudes
commises et d'établir dans les délais raisonnables, des
états de fin d'année. Il est important de rappeler que le solde
après justification d'un compte doit être contrôlé
au niveau du contrôle interne de l'entreprise (par exemple le solde d'un
compte client avec la situation de ce client par le service de recouvrement) et
au niveau externe par la confirmation du solde par le tiers concerné.
Les différentes étapes de la justification des comptes par les
services comptables peuvent être résumées comme
suit :
- analyse et justification des soldes des comptes à
une date donnée,
- rapprochement du solde justifié avec les
données des services opérationnels
(Service achat, administratif, commercial, de production),
- demande de confirmation de solde auprès des tiers
(clients, fournisseurs, État).
II-1.2.3 -La nécessité, en cas de
traitement informatisé des informations, de produire les documents
comptables
Les travaux d'analyse et de justification ne peuvent
être correctement effectués que dans la mesure où les
applications développées au niveau du traitement informatique
sont performantes et permettent aux services comptables de disposer dans les
délais raisonnables des états comptables nécessaires aux
analyses
(Balance, grand livre des comptes).
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