Contribution à l'amélioration du processus d'affiliation et de mise à jour du fichier des travailleurs à la CNSS (caisse nationale de sécurité sociale )

Paragraphe 2 : Restitution des observations de stage

Les observations de stage concernent essentiellement la Direction des Prestations et la Direction du Recouvrement. Ce sont en effet ces deux structures qui nous ont accueillies dans le cadre du stage.

A- La Direction du Recouvrement (DR)

La Direction du Recouvrement est créée par la décision N°069/08/CNSS/DG/SP-C du 31 mars 2008 portant organisation, fonctionnement et attribution de la CNSS. Elle veille :

- au recouvrement des cotisations ;

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- à la gestion du précontentieux du recouvrement des cotisations ;

- au suivi du fichier des cotisations ; - à la gestion des comptes cotisants ; - au contrôle et à la prospection des employeurs ;

- à l'immatriculation des employeurs et des assurés volontaires ;

- au suivi des mouvements des employeurs ;

- à l'affiliation des travailleurs au régime de sécurité sociale.

Trois (3) services s'occupent de l'exécution de ces différentes tâches :

- le service des immatriculations ;

- le service de la gestion des comptes cotisants et relances ;

- le service contrôle des employeurs.

1- Le service des Immatriculations (SI)

Ce service s'occupe aussi bien de l'immatriculation des employeurs que de l'affiliation des travailleurs. Il est subdivisé en deux sections :

- la section de l'immatriculation des employeurs ; - la section de l'affiliation des travailleurs.

~ La Section de l'Immatriculation des employeurs

Elle est chargée de l'immatriculation des employeurs à la CNSS. L'immatriculation est l'opération administrative qui consiste à inscrire officiellement toute personne physique ou morale utilisant du personnel salarié sur la liste des employeurs de la Caisse Nationale de Sécurité Sociale. Elle se traduit par l'attribution d'un numéro matricule à l'employeur.

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Pour obtenir son numéro d'immatriculation, l'employeur doit en faire la demande. Il remplit à cet effet le formulaire de demande d'immatriculation et

l'état de recensement du personnel. Les employeurs du régime général doivent joindre aux formulaires certains documents obligatoires. Il s'agit du registre de commerce et de la copie des statuts pour les sociétés et entreprises ou de l'autorisation d'ouverture pour les écoles et cabinets médicaux et de l'accord de siège pour les ONG. Quant aux assurés volontaires, ils doivent remplir le formulaire de demande d'immatriculation, présenter leur dernière fiche de paie, le certificat de travail ou la lettre de licenciement et le livret ou la carte d'assurance.

Le numéro matricule de l'employeur est généralement obtenu séance tenante après qu'il ait fourni les pièces requises. Ceci est facilité par le fait que dès réception de la demande, les informations nécessaires à l'immatriculation sont saisies. L'application informatique n'a donc plus qu'à afficher le numéro matricule unique destiné à l'employeur.

Ce numéro est indispensable pour l'affiliation des salariés de l'employeur. Il permet aussi l'enregistrement des opérations de déclarations de salaires et de paiement des cotisations.

Soulignons que la procédure d'immatriculation présente l'avantage d'être assez rapide et permet le traitement à temps des dossiers. Elle dépend cependant en totalité de l'application informatique. Durant notre séjour au service de l'immatriculation, le réseau informatique étant souvent instable, les activités liées à l'immatriculation ont connu un certain ralentissement.

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~ La Section de l'Affiliation des travailleurs

Elle s'occupe de l'affiliation des travailleurs. L'affiliation est l'opération administrative qui consiste à attribuer un numéro matricule à un travailleur et à le rattacher à son employeur. Elle résulte d'une obligation légale qui incombe à l'employeur. Il doit accomplir cette formalité dans les 48h suivant la date d'embauchage du travailleur.

Pour la constitution du dossier d'affiliation, les pièces suivantes sont exigées :

- un (1) avis d'embauchage dûment rempli et visé par l'employeur ; - deux (2) photos d'identité du salarié ;

- une (1) photocopie de la carte d'identité ;

- une (1) copie conforme ou photocopie légalisée de l'acte de naissance ou du jugement supplétif.

Le numéro matricule du travailleur qui s'octroie lors de l'affiliation est composé de quatorze (14) chiffres. Il est attribué de façon automatique par l'application informatique après que les informations nécessaires aient été saisies au micro.

Le premier chiffre (1 ou 2) indique le sexe du travailleur. Le chiffre un (1) correspond aux travailleurs de sexe masculin et le chiffre deux (2) aux travailleurs de sexe féminin. Les deux (2) chiffres suivants indiquent le millésime de l'année de naissance du travailleur, viennent ensuite deux (2) autres chiffres correspondant au mois de la naissance. Le numéro matricule se termine enfin par neuf chiffres : six (6) chiffres chronologiques et une clé de contrôle composée de trois (3) chiffres. Nous pouvons donc connaître des renseignements sur l'assuré á partir de son numéro matricule. Cette composition du numéro fait que des informations mal saisies (erreur sur

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l'année de naissance, erreur sur le sexe du travailleur etc.) dans le microordinateur entrainent l'attribution d'un numéro matricule erroné.

Après l'attribution du numéro matricule, suivent d'autres opérations non moins importantes. Il s'agit :

- du rattachement du travailleur à son employeur ; - du scanning des photos ;

- de la mise en forme ;

- de la validation ;

- du tirage des cartes d'assurance.

Pour exécuter ces différentes tâches, trois (3) agents sont mis à contribution. Nous avons pu constater que malgré tous les efforts qu'ils consentent dans l'exécution des activités, ils n'arrivent pas à traiter en temps réel les dossiers en provenance des localités du Bénin. En effet, il n'existe pas une répartition claire des tâches entre les agents. Le même agent exécute plusieurs tâches à la fois et il peut arriver au cours d'une journée, que seulement une ou deux opérations du processus soient effectuées. Nous notons donc une mauvaise organisation du travail. Par ailleurs, la défaillance souvent répétée de l'application PROMEXE affecte le déroulement normal des activités.

En cas de cessation d'activité d'un travailleur, son employeur a pour obligation d'établir un avis de débauchage et de le communiquer à la Caisse. L'avis de débauchage revêt une grande importance. Il permet de rayer le travailleur débauché de la liste des travailleurs rattachés à l'employeur.

Cependant, les employeurs ne remplissent pas souvent cette formalité car ils n'en n'ont pas tous connaissance et surtout ils n'en mesurent pas vraiment l'importance. Quant aux travailleurs, lorsqu'ils sont nouvellement embauchés par un employeur, dans leur ignorance des formalités à observer, ils ne

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prennent pas soin de communiquer à cet employeur qu'ils ont été précédemment affiliés á la Caisse par leur ancien employeur. On relève de toutes ces situations, un manque de sensibilisation des partenaires sociaux sur les formalités à accomplir en matière de sécurité sociale.

Le mauvais fonctionnement du logiciel et le manque d'attention des agents chargés de la saisie entraîne parfois des cas de double affiliation. Dès lors, le fichier des travailleurs est peu fiable.

Le point des activités relatives à l'affiliation des nouveaux travailleurs est résumé dans le tableau qui suit :

Tableau n°1 : Point des activités relatives à l'affiliation des nouveaux

travailleurs

Designation	Instances début période	Dossiers re~us	Total	Dossiers traités	Instances fin période		Taux d'exécution	Saisie et rattachement
1 734	6 521	8 255	5 356	2 8 99	64,88%		Scanning et mise en forme
4 642	5 356	9 998	1 37 9	8 61 9	13,7 9%		Validation
3 853	1 37 9	5 232	657	4 575	12,56%		Tirage des cartes
18 126	657	18 783	2 984	15 7 99	15,8 9%

Source : rapport d'activités du troisième trimestre 2009 de la Direction du Recouvrement

Durant le troisième trimestre 2009, deux mille neuf cent quatre vingt quatre (2 984) cartes ont été tirées sur un total de dix huit mille sept cent quatre vingt trois (18 783) dossiers. Il en résulte un faible taux d'exécution de cette tâche.

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L'analyse de ce tableau révèle que les étapes de scanning et de mise en forme et l'étape de la validation connaissent des difficultés.

Soulignons que lors de la saisie des données concernant les travailleurs, certaines informations, pourtant nécessaires comme celles ayant trait à ses descendants, à ses ascendants et à son conjoint ne sont pas saisies. Cette saisie a été pourtant prévue dans la conception du logiciel d'affiliation. Nous notons alors une absence de mise en place des données relatives aux ascendants, aux enfants et au conjoint du travailleur.

2- Le service de la Gestion des Comptes Cotisants et Relances Le SGCCR est structuré en deux (2) sections :

- la section Gestion Employeurs Pairs ;

- la section Gestion Employeurs Impairs.

Alors que la première a en charge le suivi des employeurs ayant des matricules pairs, la seconde s'occupe de la gestion des comptes dont les numéros sont impairs. Elles ont toutes deux des attributions identiques.

Le service Gestion des Comptes Cotisants et Relances est essentiellement chargé :

- du traitement des appels de cotisations ; - de la validation des déclarations ;

- de l'exploitation des états nominatifs complémentaires ;

- de l'établissement des avis de débit ; - de l'analyse des comptes cotisants ;

- de la relance des employeurs débiteurs ;

- de l'établissement des attestations d'immatriculations et de paiement

des cotisations.

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Nous avons pu constater lors de notre passage dans ce service qu'il n'existe pas une répartition des comptes entre les deux sections. Celles-ci gèrent en effet tous les employeurs quels que soient les numéros de compte. Cela freine quelque peu la performance du SGCCR dans la mesure où les deux sections sont quelques fois amenées à étudier par inadvertance les mêmes comptes.

3- Le service Contrôle des Employeurs

Le service Contrôle des Employeurs est constitué de deux bureaux du recouvrement :

- le bureau de recouvrement 1 (BR1) couvrant la zone de Cadjèhoun ;

- le bureau de recouvrement 2 (BR2) couvrant la zone d'Aidjèdo.

Ce service a pour mission de veiller au respect par les employeurs de la législation en matière d'assiette des cotisations, de leur immatriculation effective, de l'affiliation de leurs salariés à la CNSS ainsi que du recouvrement des cotisations. Il est également chargé de la mise en oeuvre de la procédure précontentieuse de recouvrement.

Notons que les employeurs produisent souvent des déclarations inexactes de salaires dues au fait qu'ils ont eu à minorer l'assiette des cotisations. Entre autres raisons, cet état de choses découle de leur mauvaise compréhension de l'assiette des cotisations.

Deux types de contrôles sont effectués par le service Contrôle employeurs. Il s'agit du contrôle sur pièces et du contrôle sur place.

- Le contrôle sur pièces s'effectue au sein du service et consiste à vérifier chacune des déclarations produites par l'employeur. Il s'agit plus précisément de vérifier l'exactitude des calculs arithmétiques, le respect du

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Salaire Minimum Interprofessionnel Garanti (SMIG) et l'application par l'employeur du taux de risque professionnel qui lui est attribué.

- Le contrôle sur place se déroule aux sièges des entreprises. Il permet de vérifier de manière complète la situation des employeurs et de procéder au recensement du personnel s'il y a lieu. Deux sortes de contrôles sur place sont distinguées :

· le contrôle programmé

Il s'exécute sur la base d'un plan annuel de contrôle élaboré par le service. Ce plan détermine les entreprises à contrôler durant l'année. A partir des critères précis, les entreprises reçoivent un avis de contrôle leur notifiant la date du début de l'opération ainsi que les divers documents comptables et administratifs à présenter.

Il faut noter que le plan de contrôle est quelque peu exécuté de façon partielle. Cette situation découle de la nécessité pour les contrôleurs de descendre le plus tôt possible dans les entreprises suite aux plaintes des travailleurs. Le nombre réduit des "contrôleurs employeurs" (21 pour le territoire national) n'est pas non plus de nature à leur favoriser la tâche.

· le contrôle inopiné

Ce contrôle est celui effectué sans que l'employeur n'en soit préalablement averti. L'initiative d'un tel contrôle peut être prise suite à la plainte formulée par un ou plusieurs salariés ou encore à la suite d'un simple soupçon du contrôleur concernant une situation anormale ayant cours dans une entreprise.

Parfois lors des contrôles, les "contrôleurs employeurs" se heurtent à la réticence de certains employeurs qui ne reconnaissent pas leur légitimité. Ceci

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est dû à la non prestation de serment par les "contrôleurs employeurs" après leur entrée en fonction conformément aux textes.

Depuis le mois d'avril 2009, six (6) agents enquêteurs ont été recrutés pour le compte du service Contrôle des Employeurs. Ils sont essentiellement chargés du recensement des entreprises qui exercent en marge des principes de la sécurité sociale.

Notre passage dans le service Contrôle des Employeurs nous a permis de relever la bonne ambiance de travail qui y règne ainsi que la ponctualité des agents.

Il faut souligner par ailleurs que la DR organise périodiquement des assemblées générales afin de pouvoir appréhender les activités menées par le personnel durant une période.

Après avoir présenté la Direction du Recouvrement (DR), il sied de faire le point des observations de stage par rapport à la seconde Direction qui nous a accueillis à l'occasion de notre stage.