a. Le principe d'organisation et séparation de
fonctions
En vertu de ce principe, le système entreprise,
indépendamment de sa taille et de sa branche d'activité doit
reposer sur un organigramme et des procédures écrites
définissant les tâches et les responsabilités.
b. Le principe de séparation des fonctions
Il est indispensable de séparer les fonctions dans la
grande entreprise laquelle du fait de sa taille fonctionne sur un
régime de délégation de pouvoir dont la signature sociale.
Des lors, il est nécessaire afin d'éviter la fraude de
séparer clairement les grandes fonctions suivantes :
- Fonction de décision (d'autorisation -
d'approbation)
- Fonction de protection et de conservation de valeurs
monétaire (trésorier)
- Fonction de protection et de conservation de biens physiques
(magasinier)
- Fonction de comptabilisation (comptable)
En vue de sécuriser la signature sociale, la signature
conjointe et le plafond de signature doivent être adoptés.
c. Principe d'intégration
Les procédures de contrôle interne doivent
comprendre des mécanismes de contrôle mutuel qui permettent de
déceler des anomalies par des processus routiniers. Elles reposent
à la fois sur des recoupements d'information et sur le contrôle
réciproque. Si le recoupement concerne la confrontation des informations
qui doivent être semblables d'un document à un autre,le
contrôle mutuel quant à lui a trait au travail qui en prolonge un
autre tout en permettant le contrôle.
d. principe de bonne information
Selon ce principe, l'information qui chemine dans les circuits
du contrôle interne doit être pertinente, objective, communicable,
vérifiable et utile. En d'autres termes, l'information distillée
par le contrôle interne doit être impartiale, chronologique,
adaptée à son objet et aux besoins des destinataires.
e. Principe de qualité du personnel
La qualité du personnel repose essentiellement sur la
compétence et l'honnêteté, mais le facteur humain
étant sujet à la tromperie, les mécanismes de
contrôle mutuel permettraient de les détecter.
f. Principe d'harmonie
Le contrôle interne doit être en adéquation
avec les caractéristiques de l'entreprise. A petite entreprise,
procédures simplifiées ; à grande entreprise,
procédures sophistiquées.
g. Principe d'universalité
Le contrôle interne concerne toutes les personnes de
l'entreprise à quelque niveau qu'elles se trouvent, aucune dispense
n'est admise.
h. Principe d'indépendance
Les objectifs du contrôle interne doivent être
atteints indépendamment des méthodes, procédés et
moyens de l'entreprise. Diverses méthodes d'organisation du travail
peuvent être adoptées, pourvu qu'elles garantissent la sauvegarde
du patrimoine et l'amélioration des performances
i. Principe de permanence
Toute organisation nécessite la stabilité de ses
structures de manier à faciliter l'adaptation du personnel et des
machines aux nouvelles procédures mises en place.
B - Le cadre
réglementaire du contrôle interne au Cameroun
C'est à la faveur de l'entrée en
activité de la COBAC en 1993 que la réglementation du
contrôle interne voit le jour. Et depuis lors, on notera deux (02)
règlements en la matière notamment le tout premier publiés
le 14 avril 1993 qui pose les premiers jalons du contrôle interne dans
les banques. Le deuxième règlement COBAC R-2001/07interviendra
2001 (appliqué depuis 2003).
1- Le règlement COBAC R-93/08 relatif au
contrôle
Ce texte est organisé en 5 articles on ne peut plus
disproportionnés. Au terme du premier article, les établissements
de crédit dont font partie naturellement les banques sont tenus de
mettre en place un système de contrôle interne. Il a pour
objet de vérifier que les opérations réalisées
par la banque ainsi que l'organisation et les procédures internes sont
conformes à la réglementation en vigueur, aux normes et usages
professionnels et déontologiques et aux orientations de l'organe
exécutif (DG) ; vérifier les limites fixées en
matière de prise de risques. Le système de contrôle interne
doit par ailleurs veiller à la qualité de l'information comptable
et financière. Les procédures de contrôle interne doivent
être consignées dans un manuel de procédure.
Ce règlement qui invite les banques à
s'autocontrôler restent cependant limité et muet quant aux
rôles et responsabilités des dirigeants et personnel de
l'entreprise, quant à la définition du contrôle interne.
C'est autour de ces remarques non exhaustives que se bâtira le nouveau
règlement.
2- Le règlement COBAC R-2001/07 relatif au
contrôle
Le système de contrôle interne
préconisé aux banques au travers du règlement
COBAC-2001/07 tire ses origines de deux sources ; à savoir le
règlement de 1993 ci-dessus et les 25 principes d'un contrôle
bancaire efficace de Bâle 2.Le règlement en lui-même est
organisé en neuf titres et cinquante deux articles.
Au terme de l'article deux, le système de
contrôle interne est l'ensemble de dispositions décidé par
l'Organe Délibérant et mis es oeuvre par l'Organe Exécutif
et l'ensemble du personnel d'un établissement de crédit en vue de
s'assurer que ses activités sont convenablement maîtrisées
à tous les niveaux pour lui permettre d'atteindre ses objectifs. Il est
constitué d'un contrôle permanent de premier niveau ou
contrôle opérationnel subdivisé s'il y a lieu, en plusieurs
échelons et d'un contrôle de deuxième niveau
constitué par la fonction d'audit interne.
Par Organe Délibérant et Organe Exécutif,
il convient d'entendre respectivement le Conseil d'Administration et la
Direction Générale.
Le système de contrôle interne comprend notamment
un système de contrôle des opérations et des risques, des
procédures internes écrites, une organisation comptable, un
système de traitement de l'information, un système de mesure des
risques et des résultats, des systèmes de surveillance et de
maîtrise des risques et un système de reporting.
a - Le système de contrôle des risques
opérationnels
Placé sous la responsabilité de l'Organe
Délibérant et mis en oeuvre par l'Organe Exécutif, il doit
permettre dans des conditions optimales de sécurité, de
fiabilité et d'exhaustivité notamment, de :
-vérifier que les opérations
réalisées par l'établissement, ainsi que l'organisation et
les procédures internes sont conformes aux dispositions
législatives et réglementaire en vigueur ; aux normes et
usages professionnels et déontologiques et aux orientations des organes
délibérant et exécutifs ;
- vérifier que les procédures de
décision, de prise de risques, quelle que soit leur nature, et les
normes de gestion fixées par l'organe exécutif en application des
décisions de l'organe délibérant, notamment sous forme de
limites sont strictement respectées ;
- vérifier la qualité, la fiabilité et la
sincérité de l'information comptable et financière qu'elle
soit destinée à l'organe exécutif et à l'organe
délibérant, transmise aux autorités de tutelle et de
contrôle ou qu'elle figure dans les documents destinés à
être publiés ;
- vérifier les conditions d'évaluation,
d'enregistrement, de conservation et de disponibilité de cette
information notamment en garantissant l'existence d'une piste d'audit ;
- vérifier la qualité des systèmes
d'information et de reporting.
b - La responsabilité de
l'Organe Délibérant en matière de contrôle
interne
Les attributions du Conseil d'Administration en matière
de contrôle interne sont les suivantes :
· définir et revoir périodiquement
l'ensemble de stratégies et politiques significatives de la
banque ;
· appréhender les risques principaux encourus par
la banque ;
· mettre des limites acceptables pour ces risques et
s'assurer que la direction générale prend les mesures
nécessaires pour identifier, mesurer, suivre et contrôler ces
risques
· approuver la structure organisationnelle ;
· vérifier que la direction générale
s'assure de l'efficacité du système de contrôle interne.
c - La responsabilité de l'Organe
Exécutif en matière de contrôle interne
Il doit :
- mettre en oeuvre les stratégies et les politiques
définies par l'organe délibérant
- développer les processus qui permettent d'identifier,
de mesurer, de suivre et de contrôler les risques encourus par la
banque ;
- maintenir une structure organisationnelle qui assigne
clairement des relations de reporting, d'autorité et de
responsabilité ;
- s'assurer que les responsabilités
déléguées sont effectivement exercées ;
- mettre en place les politiques de contrôle interne
appropriées ;
- suivre l'adéquation et l'efficacité du
contrôle interne.
d- Responsabilité du personnel
Chaque
agent de la banque doit comprendre son rôle dans le dispositif du
contrôle interne et y être totalement impliqué.
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