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l'Informatisation de la gestion des ressources humaines

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par kamal GHSSISS
Université Abdelmalek Essaadi - licence en science economiques et gestion 2008
  

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Introduction

L'informatisation des entreprises est passée par plusieurs périodes d'évolution :

· Organisation du travail de bureau, années 1880 :

· Arrivée de l'informatique, années 1950 :

· La bureautique communicante, à partir des années 1980 :

ü Arrivée du micro-ordinateur

ü Au début des années 90, mise en réseau des micro- ordinateurs

· Du concept au processus, années 1990 : de la théorie à l'action.

Aujourd'hui, nous assistons à des changements radicaux qui ont touché l'organisation et qui ont fait que les Technologies de l'Information et de La communication (TIC) soient intégrées dans l'ensemble des fonctions de l'entreprise destinés à l'informatisation des divers fonctions de la GRH a savoir (recrutement, formation, la paye, évaluation du personnel, tableau de bord social....)

Dans un contexte marqué par une forte concurrence et la mondialisation, le seule choix est de s'adapter au différent changement que connaît l'environnement en optant pour l'introduction de l'informatique dans la gestion que ça soit dans (Ressources Humanes, production, ......).

Notre enquête intitulée "enquête sur l'informatisation de la gestion des ressources humaines "est portée sur une entité de cinq entreprises (de services et de production). Nous arrivons aux résultats suivants:

Analyse des résultats de l'enquête

1. Au niveau de l'utilisation de l'informatique dans la gestion des ressources humaines, nous avons constaté que 100% des entreprises impliquent l'informatique dans la gestion des ressources humaines et cela revient au rôle essentiel de cette dernière (informatique) dans le développement des ressources humaines et l'augmentation de leurs productivités dans un temps réduit.

Autrement dit, l'utilisation de l'informatique en GRH est justifiée par une rapidité en ce qui concerne la saisie de l'information d'une manière directe voire efficace.

En ce qui concerne les activités de la GRH concernées par l'informatisation au sein des entreprises soumises à l'enquête, nous avons remarqué une prédominance de l'utilisation de l'informatique dans les fonctions de la paye, administration des dossiers du personnel, formation, recrutement, gestion du temps et congé, et évaluation du personnel. Cela veut dire même que l'introduction de l'informatique malgré cette importance n'a pas pu atteindre le volet humain, en s'intéressant plutôt au volet administratif.

2. Au niveau de l'utilisation des logiciels pour la gestion des ressources humaines nous avons trouvé que:

60% des entreprises sont dotées de logiciel (GESPER,SAGE LION E500, gestion de paie) pour la gestion de leurs ressources humaine (RH) alors que 40% ne disposent pas de logiciel pour la GRH.

Pour les entreprise doté d'un logiciel, nous avons constaté que les principaux fonctionnalités de ces logiciels sont presque similaire à savoir : la gestion de la paie, la formation et l'évaluation des personnel).

Ces logiciels apportent une implication personnelle des collaborateurs, une transparence et visibilité sur les processus, une réflexion sur l'organisation, ainsi la qualité du dialogue en interne et donnent une vision claire et en ligne des forces et faiblesse de l'organisation.

Mais pour les entreprise en n'ont pas de logiciel, ils utilisent tout simplement un ensemble de programmes interne au sein de l'organisation et de manière indépendant sous forme de base de donnée (ex: calcul du temps du travail, paie, gestion des profils....). Ces programmes ne sont pas une solution intégrée.

3. Au niveau des moyens utilisé dans la fonction RH pour l'informatisation de la gestion des Ressources humaines, nous avons aperçu que:

60% des entreprises utilisent la technologie Intranet comme un moyen parmi d'autres dans la gestion des ressources humaines.

Alors que, 20% des entreprises utilisent les moyens Internet et Intranet dans la gestion des ressources humaines.

Mais on trouve 20% des entreprise qui n'utilisent ni technologie Internet ni Intranet et qui sont dotées du réseaux informatique comme un moyen pour informatiser la GRH.

Ces moyens permettent plus d'interactivité, accélèrent le processus de traitement de l'information et simplifient la charge administrative. Ce qui importe, ce n'est pas tant l'outil mais surtout ce qu'il peut proposer en termes de valeur ajoutée pour la gestion des ressources humaines.

On va détailler plus quand on abordera ces différents moyens par la suite.

4. Au niveau d'implantation de l'Internet en matière de la gestion des ressources humaines nous avons constaté que:

60% appliquent Internet alors que 40% ne l'utilisent pas.

Pour les 60% dotées d'Internet, son utilisation en matière de la gestion des ressources humaines GRH consiste dans le e-recrutement, e-learning (formation à l'aide des technologies d'informations et de communications) alors que d'autres l'utilisent comme un moyen de recherche d'information dans le domaine de la gestion des ressources humaines.

5. Au niveau d'implantation de l'intranet c'est-à-dire réseau local:

Nous avons trouvé que, 80% des entreprises sont dotées d'intranet en matière de la gestion des ressources humaines alors contre 20% fui ne l'utilisent pas.

L'utilisation de l'intranet par les 80% de ces entreprises est justifiée par l'importance des fonctionnalités que peut jouir un intranet en gestion des ressources humaines à savoir:

· Une communication d'un large publique, c'est-à-dire entre différents collaborateurs, salariés.....

· Automatisation des tâches ou bien des opérations manuelles surtout pour les réunions, agenda, rencontres...et la diffusion des messages de communication interne.

6. Pour 60% des entreprises disposant intranet, nous avons remarqué que l'adoption d'une telle technologie intranet ne présente aucun problème. Ce qui veut dire qu'ils se sont adaptés à ce type de technologie avec les exigences de l'entreprise.

20% estime que l'utilisation de l'intranet présente un problème qui se consiste dans la "disponibilité". 20% d'autre eux ne répondent pas, car ils n'utilisent pas d'intranet.

7.8.9 Au niveau de la disposition d'un progiciel de gestion intégré PGI (ou bien ERP), nous avons constaté que la majorité des entreprises n'ont pas encore un progiciel de gestion intégré (plus de 80%), alors que 20% des autres entreprises sont doté d'un PGI (SAP).

Il est à noter que l'adoption des PGI se limite dans la plupart des cas pour les grandes entreprises intégrant ce type de progiciel dans différentes fonctions de l'entreprise gestion des stocks, planning quotidien de gestion, gestion de la production, l'approvisionnement, comptabilité et finance. Cela veut dire que ces 20% constituent des grandes entreprises.

L'apport d'un ERP choisi pour ces 20% sur les activité de la GRH est l'augmentation de la productivité de la fonction ressources humaines et l'homogénéisation des pratiques dans l'entreprise.

10. Les difficultés rencontrées en informatisant la gestion des ressources humaines peuvent se consistent dans l'adaptation du progiciel au contexte de l'entreprise c'est-à-dire le paramétrage, ainsi les difficultés qui concerne le coût d'acquisition et le choix d'un logiciel qui répond aux vrais attente de l'organisation.

11. Concernant les répercutions de l'informatisation de la gestion des ressources humaines sur le fonctionnement de l'entreprise

Certaine entreprise soumise à l'enquête, sont en phase de diagnostic pour doter l'organisation d'un SIRH prochainement.

Nous avons constaté que l'informatisation présente des effets positifs sur le fonctionnement de l'organisation à savoir:

§ Diminution des personnels de la GRH;

§ Motivation des personnels;

§ Le gain de temps par l'automatisation de la gestion en matière de traitement de l'information et se permet son optimisation surtout quand

il s'agit d'une entreprise industrielle, ce qui constitue une valeur importante pour l'entreprise;

§ La maîtrise des coûts et délais;

§ Augmentation de la productivité de la GRH;

§ Evolution et compétitivité accrue;

§ Information disponible en temps, en quantité et en qualité

§ Et la bonne prise des décisions.

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"Il existe une chose plus puissante que toutes les armées du monde, c'est une idée dont l'heure est venue"   Victor Hugo