I.6.2. SUPPORTS INFORMATIQUES
Les techniques de communication informatiques et audio
visuelles ont pris une place prépondérante dans les grandes
entreprises et se développent dans les PME ; ils sont beaucoup prises en
considération à cause de leur efficacité dans le
traitement de l'information. Ils permettent de mieux capter l'attention en
rendant l'information moins austère. Ils améliorent la diffusion
de l'information et facilite sa compréhension, sa mémorisation et
son assimilation.
a) La communication électronique
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Les communications électroniques concernent l'ensemble
des informations diffusables informatiquement et comprennent :
? Les formules intranet : c'est la banque de données
interne à l'entreprise offrant la possibilité d'échange et
de dialogue. C'est un réseau informatique d'entreprise qui permet une
transmission sécurisée et homogène d'informations,
d'applications et services et qui utilise les technologies d'accès et
les outils de recherche de internet. C'est un site accessible par internet mais
réservé aux salariés d'une entreprise. Il permet tout
à la fois le travail commun en ligne et à distance, la
consultation de banque de données (produits, marchés,
données, clients...) de même que les forums d'expression et de
courrier électronique.
? Les messages électroniques : ils permettent la
transmission de messages écrits par l'intermédiaire d'un
ordinateur ou d'un minitel.
I.6.3.SUPPORTS ORAUX
L'oral est l'outil de communication interne le plus
utilisé ; il connait actuellement un renouvellement qui le fait
apparaître comme le plus efficace des moyens disponibles. En effet, si
l'écrit procure l'information, l'oral en fournit le sens au travers du
dialogue et de l'échange ; l'individu adhère mieux à un
projet qu'il a le sentiment de maîtriser, l'oral permet de ce point de
vue l'interactivité totale et immédiate.
a) Communication de contact
Elle est caractérisée par la
disponibilité et la présence consciente et organisée du
responsable parmi ses collaborateurs. Elle se fait pendant les visites des
différents services ; déjeuner à la cantine ; politique de
porte ouverte ; communication de couloirs, tout le personnel y est
impliqué. Cette communication est intéressante car directe et
spontanée, mutuelle et simplifie les rapports. Elle a des limites qui
sont entre autre le fait que la spontanéité n'est pas toujours
réelle (réticence et gêne), il s'en suit une impression de
court-circuiter la hiérarchie, sentiment de contrôle permanent.
Cette pratique est le plus souvent observée dans les PME, et
adaptée dans les grandes entreprises avec l'instauration des petits
déjeuner au service, diner avec les collègues etc.... .
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b) Entretien individuel
C'est la conversation d'un cadre avec un subordonné
dans un cadre formel. Il peut avoir pour objet le changement de situation
professionnelle, une promotion, une évaluation, un départ
à la retraite ou un licenciement. Il concerne tout le personnel et
surtout les cadres de l'entreprise ; l'intérêt ici est le fait que
la communication est directe, il y a dialogue entre les parties, ce qui
favorise les contacts et permet de collecter l'information ascendante. Afin
optimiser cette pratique, il faut instaurer un climat de confiance dans
l'entreprise pour faciliter les échanges ; les objectifs doivent au
préalable avoir été définit clairement,
l'interviewé doit participer à sa propre évaluation.
c) La réunion
C'est le premier outil de la communication interne
pratiqué par la quasi-totalité des entreprises. Un cadre passe
environ 70% de son temps en réunion et cette part s'accroit
considérablement selon le type d'activité et la place du cadre
dans l'organigramme de l'entreprise. NKENKEU (2007).
Les réunions constituent alors des moyens de
communication actifs qui implique non seulement la présence des
collaborateurs mais aussi leur participation. Avant de s'engager dans une
réunion, il faut vérifier si d'autres moyens souples
(conversations téléphoniques, affiches, tête à
tête...) ne permettent pas d'atteindre l'objectif recherché. Or si
la nécessité de la réunion est établit, il faut
alors se donner les moyens de son efficacité : choisir une date
où les participants seront disponibles ; fixer un timing pour la
réunion ; sélectionner les participants ; concevoir un ordre du
jour précis et le communiquer à l'avance aux personnes
concernées ; nommer un animateur du débat ; diriger la
réunion tout en veillant sur le respect de l'ordre du jour
préétabli ; rédiger un compte rendu de la réunion
et le distribuer aux participants ; surveiller l'application des
décisions prises lors de la réunion. On distingue deux types de
réunion :
? La réunion d'information et d'expression
:
Elle est destinée à transmettre une information
et à susciter des réactions. La communication concerne soit la
vie de l'entreprise, soit un service ou une catégorie d'employés
et est intéressante car ayant un retour direct, permettant
l'échange, le dialogue, la
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souplesse, la rapidité, l'adaptation du message
à l'auditoire, permet de lever les malentendus, recueillir
l'adhésion du personnel. Le risque de réactions ici est faible ou
peu franche. Cette réunion est fortement recommandée pour
impliquer le personnel à des décisions importantes et recueillir
son adhésion.
? La réunion de travail
C'est la réunion de certains membres du personnel pour
étudier ensemble un problème. Elle se tient quand on recherche
une solution à un problème technique, commercial, social dans
l'entreprise. Les participants sont en nombre restreint mais les travaux de la
réunion peuvent être diffusés après. Elle fait appel
à la responsabilité et à la créativité, est
un moyen de sensibilisation face aux problèmes et entraine une plus
grande adhésion des salariés aux résolutions prises. La
direction pour réussir cette mission doit avoir une volonté
réelle et affirmée afin d'écarter l'impression des acteurs
qui penseraient être manipulés. La mission du groupe doit
être définie et précise, on doit faire participer les
personnes les plus compétentes et leur donner les moyens
matériels de bien fonctionner. La réunion de travail semble
être un outil excellent de communication interne surtout quand il y a des
divergences de points de vue et lorsque le problème de part sa
complexité ne peut être résolu par une seule personne.
d) Les cercles de qualité
Ils sont constitués de petits groupes d'employés
qui se réunissent régulièrement pour analyser et
résoudre divers problèmes liés à leur situation de
travail. Cette approche a le mérite de présenter une
méthodologie de la participation efficace et éprouvée par
le temps. Les cercles de qualité exploitent une ressource qui a
été négligée dans l'entreprise : l'intelligence et
la créativité des employés qui constituent sa plus grande
richesse. De plus, les cercles de qualité favorisent
l'amélioration des relations humaines, une meilleure circulation de
l'information, une plus grande satisfaction au travail et
l'élargissement de compétences des employés. Le cercle de
qualité, est en fait un groupe de trois à douze personnes qui se
rencontrent régulièrement et volontairement à raison d'une
heure par semaine toutes les deux semaines pour analyser les problèmes
rencontrés au travail et de proposer des solutions à ceux-ci. La
structure formelle du groupe comprend au moins un comité d'orientation,
un facilitateur, un animateur, un groupe de soutien ainsi que des membres. Les
problèmes
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discutés se rapportent à la qualité, aux
conditions de travail, à la production, à la réduction des
coûts, réduction des marges bénéficiaires etc... .
Les objectifs poursuivis sont entre autre : opérationnel (augmenter
l'efficacité, la qualité) ; relationnel (améliorer la
dynamique de groupe, le climat social, les échanges) ;
d'intégration et d'adhésion (créer un sentiment
d'appartenance des employés à l'entreprise).
e) Le téléphone
Le téléphone est un outil omniprésent
dans une entreprise ; quand le téléphone est coupé, une
entreprise s'arrête ! Outre son rôle habituel le
téléphone peut être utilisé comme outil
d'information interne ascendante (ligne ouverte aux questions du personnel) ou
descendante (journal téléphone).
f) Les séminaires
Ce sont des réunions relativement longues (souvent
quelques jours) regroupant certains collaborateurs, afin de les informer sur un
sujet concernant la vie de l'entreprise, de réfléchir sur un
problème ou assurer une formation complémentaire. Ils peuvent se
dérouler à l'intérieur comme à l'extérieur
de l'entreprise. Les séminaires favorisent les échanges et la
créativité.
g) Les conférences
Ce sont des exposés réalisés
publiquement par des cadres de l'entreprise ou des spécialistes venu de
l'extérieur intéressant le personnel de l'entreprise. Elles
permettent de renforcer les capacités des employés.
h) Les journées portes ouvertes ou les visites
d'entreprise
Elles sont destinées à l'ensemble du personnel
et aux membres de leur famille ; elles permettent de mieux connaitre l'ensemble
des activités et des services de l'entreprises, d'exposer les savoirs
faire, les produits.
Toutefois, l'entreprise pour favoriser les espaces
d'échanges se mobilise lors des évènements festifs
nationaux, organisent des voyages d'étude, des petits déjeuner
conviviaux.
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