I.6. LES SUPPORTS DE LA COMMUNICATION INTERNE
La communication interne utilise plusieurs supports qui sont :
les supports écrits et les supports Oraux.
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I.6.1. SUPPORTS ECRITS
L'écrit est le premier vecteur de communication interne
; beaucoup de messages internes de l'entreprise passent encore par des supports
de communication écrits. Bien utilisé, l'écrit permet de
transformer des exigences de communication (diffusion d'informations,
transmission d'ordres, publication de résultats...) en provoquant des
contacts. Les supports sont divers. A l'entreprise d'en faire bon usage et de
gérer scrupuleusement l'ensemble. Nous distinguons plusieurs sortes
d'écrits au sein d'une entreprise.
Tous les jours, une information est diffusée aux
membres de l'entreprise sous différentes formes. Ce sont les supports
d'information les plus courants. Les documents de travail les plus usuels sont
:
a) Note de service
Le contenu des notes de service renferme les directives ou des
explications. Dans sa présentation, l'objet de la note doit
impérativement apparaître en haut de page. Le lexique doit
être simple et ferme, indiquant clairement la direction à suivre.
La note fera le recto seul et sera rédigée selon un
enchaînement logique, ceci en évitant les longs paragraphes et les
effluves littéraires.
b) Rapport écrit
Son contenu peut être le résumé d'une
réunion ou le point sur un projet ;il peut être une aide à
la décision ou un compte rendu d'une décision prise. Dans sa
présentation, le problème, les choix écartés et la
solution doivent être compris rapidement par les lecteurs. L'ensemble
doit être bref et avec une conclusion nette et précise. Il est
conseillé d'aller droit au but et argumenter car le lecteur doit
comprendre pourquoi telle proposition est adoptée plutôt qu'une
autre face au problème.
c) Feuille de liaison
Le contenu de la feuille de liaison a des supports souples
(feuilles, bulletins, tracs...) diffusant une information rapide,
d'actualité (conjoncture, décisions récentes, affaires en
cours, perspectives...). La présentation d'une feuille de liaison est la
suivante : information
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brève, sans contrainte de forme, ni
périodicité fixe (contrairement à un journal interne par
exemple).
d) Fiche signalétique
Son contenu occupe le minimum d'espace tout en
résumant un ensemble d'information majeure sur un terme particulier.
Elle est maniable, c'est un document « passe partout » qui doit
pouvoir être consulté à tout propos. Elle doit durer en
moyenne un an tout en étant suffisamment solide pour supporter les
nombreuses manipulations. Elle peut être de forme variable (feuille recto
verso, double page dépliant, brochure...). Les éléments
essentiels à la fiche signalétique sont : carte d'identité
de l'entreprise (date de création, organigramme), les activités,
les résultats, chiffres d'affaires et l'environnement social.
e) Tableau d'affichage
Il est caractérisé par un support peu
coûteux, facile à mettre en oeuvre et à gérer. Il
convient aux informations ponctuelles, simples et directes telles que :
? Les informations légales : la loi contraint à
l'entreprise d'afficher certaines informations sur la santé, la
sécurité, et les droits et devoirs fondamentaux des travailleurs
;
? Information hiérarchique : l'encadrement peut
utiliser le tableau d'affichage pour diffuser les informations
professionnelles, structurelles, économiques, sociales, pratiques et
extraprofessionnelles ;
? Informations salariales : un panneau d'affichage est un
lieu d'expression pour l'ensemble des salariés (petites annonces,
messages en tout genre...).
f) Boite à suggestions
Le principe consiste pour le personnel de déposer de
façon anonyme ou non leur suggestion. Celles-ci traitent de l'entreprise
sous différents angles : technique, administratif et humain.
L'intérêt d'une boite à suggestions est double :
améliorer le processus de production grâce aux propositions
intéressantes ; favoriser un bon climat interne en permettant aux
employés de s'exprimer en leur assurant d'être entendus,
l'entreprise quant' à elle canalise les critiques.
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Toutefois, le système doit être encadré et
obéir à certaines normes pour le bon fonctionnement d'une boite
à suggestion. De plus, il est impératif que les propositions
soient concrètes, réalisables et positives pour être
constructives. Toutes suggestions inutiles (critiques non suivies de
propositions, projet utopique...) doivent être rejetées. Il est
essentiel que les salariés aient confiance dans l'accueil qui sera
réservé à leur propositions ; la procédure doit
être fiable (toutes les idées sont examinées) et rapide
(dans un délai maximum de 3mois). Les rejets sont motivés et les
salariés peuvent éventuellement faire appel de la
décision. Les suggestions jugées intéressantes doivent
être effectivement exploitées. La boite à suggestion est
donc un instrument de mesure de la démocratie au sein de l'entreprise.
Elle ne fonctionne que dans les entreprises où les salariés sont
motivés et écoutés.
g) Information au personnel
C'est le fait qui consiste pour le chef d'entreprise ou de
service de passer un message au personnel sous forme de lettre
(généralement les mails). Il n'y a aucune contrainte sur le
contenu et cela peut être un point sur l'entreprise, l'évocation
d'une situation préoccupante (compte rendu d'un désordre
causé dans l'entreprise, lettres de licenciements...), la motivation du
personnel (lettre de félicitation...).
h) Presse d'entreprise
Le journal interne de l'entreprise est l'un des supports
privilégiés de communication interne ; média riche et
souple, il est aujourd'hui très répandu, partagé par la
majorité des grandes entreprises.
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