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La mise en place d'un dispositif référentiel de controle interne

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par Bernard Claude ASSAMOI
Agitel - Formation - Diplome d'Ingenieur Comptable et Financier ( BAC+5) 2005
  

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2 Déclenchement de la commande

a) Objectifs du contrôle Interne

Le contrôle interne sur les opérations relatives aux achats et aux charges doit donner l'assurance que les commandes d'achat de marchandises ou de biens et services sont faites en fonction des besoins de l'entreprise,pour des quantités optimales et par des personnes autorisées à le faire.

En ce qui concerne les achats de matières et de marchandises ces objectifs sont indissociables des problèmes de gestion des stocks.

Les procédures mises en place doivent donc permettre de répondre de manière satisfaisant aux questions suivantes :

Qui peut déclencher la commande ?

Quand passer la commande ?

Quelle quantité faut-il commander ?

A quel fournisseur doit-on s'adresser ?

b) Organisation correspondant à ces objectifs

Les éléments suivants constituent, en général, les bases d'une organisation satisfaisante :

Une demande d'achat est établie par les services utilisateurs et transmise au service »Achats » ;

Un bon de commande est systématiquement établi, si possible sur des exemplaires standards et pré numérotés,à partir des demandes d'achats par le service « Achats » ;

Les fonctions ayant trait aux commandes doivent être distinctes de celles de réception, de stockage, d'expédition, de tenue de l'inventaire permanent, de l'enregistrement comptable et du règlement des factures.

Les personnes autorisées à émettre des bons de commande sont désignées par écrit et un montant maximum autorisé est défini ;

Les quantités à commander sont déterminées en fonction des besoins de l'entreprise ;

Les besoins de réapprovisionnement peuvent, par exemple, être déterminées par le magasinier en fonction d'un niveau minimal de stocks par produit déterminé à l'avance, ou par le service « Approvisionnement » en fonction des besoins de production.

La date de passation de la commande et les qualités à commander dépendent essentiellement des quantités en stocks, des consommations et des délais de livraison. Une procédure particulière doit être envisagée afin de procéder à la relance des marchandises non livrées à la date prévue.

Le non respect de telles procédures peut conduire :

Soit à des achats excessifs par rapport aux besoins normaux,pouvant se traduire par des frais financiers ou des coûts de stockage trop élevés, ainsi que par des pertes dues au vieillissement ou à la détérioration des produits ;

Soit à des achats insuffisants ou à contretemps, pouvant se traduire par des retards de production, des pertes de vente, des frais excessifs de réapprovisionnement et des conditions moins avantageuses quant aux prix.

La Signature des personnes autorisées doit apparaître clairement sur le bon de commande ; ce qui suppose que cette signature soit connue de la personne chargée de vérifier le bon de commande avant son envoie. Dans les sociétés importantes, il est recommandé qu'un cahier de signatures reproduise un fac-similé des signatures autorisées ;

Le choix du fournisseur doit permettre d'obtenir, par comparaison des possibilités offertes, le meilleur prix eu égard à la qualité exigée. Généralement, il existe une liste de fournisseurs agréés pour les différents produits ou services achetés comprenant les prix obtenus et leurs délais de livraison ; cette liste fait l'objet d'une remise en cause et d'une mise à jour périodiques.

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