5Informations et contrôle de l'information.
a) Statistiques et rapports à la
direction
Outre les éléments de suivi de budgets, mentionnons
que des analyses pourront être utiles pour la direction en ce qui
concerne notamment :
-Les nouvelles machines apparues sur le marché et pouvant
présenter un intérêt pour
l'entreprise,
-L'état physique des éléments d'actif,
-Les dépenses par service (entretien, réparation,
amélioration, etc.),
-Les résultat de cession des élément d'actif
(plus ou moins-values),
-Des estimations de valeur des biens de l'entreprise (rapport
d'expertise, etc.).
b) Audite interne
Parmi les préoccupations de ce service, citons
notamment :
-L'inventaire physique des immobilisations (contrôle
périodique et instructions données à
cet égard) ;
-La politique de maintenance, la politique d'amortissement, le
respect de la distinction
entre charges et immobilisations :
-L'appréciation des assurances afférentes aux biens
immobilisés.
PRINCIPALES QUESTIONS A SE POSER
Elles se regroupent autour de trois questions
essentielles :
-Tous les mouvements concernant les immobilisations
ont-ils été traduits dans les
Comptes (exhaustivité des
enregistrements) ?
-Les mouvements enregistrés correspondent-ils
à la réalité (réalité des
enregistrements) ?
-Les comptes d'immobilisations sont-ils correctement
évalués (évaluation des soldes) ?
Nous verrons pour chacune d'elles les risques susceptibles de se
réaliser, l'examen des procédures de l'organisation propre
à chaque entreprise devant permettre de répondre :
-Soit non cela ne peut pas se produire,
parce que telle procédure existe ;
-Soit oui cela peut se produire, parce
que (pas de procédure, procédure inadaptée,
etc.)
1Tous les mouvements concernant les immobilisations
ont-ils été traduits dans les comptes ?
(Exhaustivité des enregistrements)
a) Les risques pouvant exister :
- Non enregistrement de nouvelles acquisitions d'immobilisations
(acquisitions, constructions, améliorations).
- Non enregistrement de sorties d'immobilisations (cession,
destructions, mises au rebut).
b) Exemples de dispositifs de contrôle à
examiner :
Procédures de contrôle des
dépenses d'investissement :
- Existence d'un budget,
- Existence d'une procédure spéciale pour
acquisitions d'immobilisations,
- Approbation des investissements d'exploitation à un
niveau suffisamment élevé de la hiérarchie,
- Nécessité d'une autorisation pour le
dépassement du budget,
- Suivi de la mise en oeuvre du budget par la direction,
- Homogénéité de la procédure
d'autorisation dans la société,
- Contrôle des fonds alloués pour chaque
catégorie d'immobilisations.
Qualité des informations dont dispose la
comptabilité :
- Existence d'un suivi individuel de chaque immobilisation,
- Procédure de réception des immobilisations
(conditions de prise en charge par l'entreprise),
- Manière dont le service comptable est informé des
opérations concernant les immobilisations (quand est-il averti, comment,
etc.),
- Existence d'un registre des immobilisations rapprochées
avec la situation physique à intervalles réguliers
(inventaires),
- Existence d'une procédure d'autorisation par une
personne non responsable de l'immobilisation, quel que soit le motif pour
lequel l'immobilisation est sortie de l'actif,
- Existence de rapports sur les cessions et sur les mises au
rebut,
- Existence d'un inventaire physique, périodicité
(en fin d'année ou tournant), rapprochement effectué avec le
registre des immobilisations tenu par la comptabilité.
c) Quelques tests pour s'assurer du bon
fonctionnement :
- Sondages des comptes de charges dans lesquels peuvent avoir
été enregistrées des immobilisations (notamment entretien
et réparations) : sélectionner les factures d'un montant
élevé pour apprécier si ces biens ne devraient pas faire
l'objet d'une inscription en immobilisation,
- Comparer l'inventaire physique avec les comptes
d'immobilisations (dans les deux sens),
- Sélectionner des biens figurant en comptabilité
et s'assurer de leur existence physique.
2Les mouvements enregistrés
correspondent-ils à la réalité
(réalité des enregistrements)
a) Les risques pouvant exister :
- Enregistrement des charges d'exploitation dans les
immobilisations et autres erreurs d'enregistrement.
- Enregistrement de biens dont l'entreprise n'est pas
propriétaire.
- Enregistrement d'opérations portant sur des biens dont
l'acquisition ou la cession n'a pas été autorisée.
b) Exemples de dispositifs de contrôle à
examiner :
- Nature et qualité des informations parvenant à la
comptabilité au sujet des opérations concernant les
immobilisations ;
- Instructions données aux services comptables de
comptabilisation dans la société ;
- Formalisation et homogénéité des
procédures de comptabilisation dans la société ;
- Délai d'enregistrement des pièces de
base ;
- Procédure de comptabilisation des travaux
effectués par l'entreprise pour elle-même ;
- Formalisation des procédures d'acquisition et de cession
des biens (autorisations) ;
c) Quelques tests pour s'assurer du bon
fonctionnement :
- Apprécier si les sommes portées en
immobilisations ne correspondent pas à des charges ;
- Contrôler que la valeur d'origine est
déterminées correctement (problème des frais
accessoires) ;
- Sur des acquisitions sélectionnées,
vérifier que les services comptables ont correctement suivi et
identifié l'acquisition (enregistrement hors taxe, nature, durée
d'amortissement, date de mise en service) ;
- Sur des cessions sélectionnées, vérifier
le calcul de la valeur résiduelle et des amortissements de l'exercice,
le calcul de la plus-value ou moins-value ;
- Pour les acquisitions, vérifier que la dépense
était prévue, que les autorisations nécessaires ont
été obtenues (visa du responsable sur la facture), que le montant
dépensé correspond au crédit alloué ou, s'il est
supérieur, que le dépassement à été
autorisé ;
- Pour les cessions ou les destructions, vérifier que
l'opération a été autorisée (visa sur la
pièce justificative) et que l'opération est conforme à la
politique de la société.
3Les comptes d'immobilisations sont-ils correctement
évalués ?
a) Les risques pouvant exister :
- Dépréciation (comptable) erronée des
immobilisations.
Une évaluation non sincère des immobilisations en
fin d'exercice résulte généralement :
- D'une mauvaise protection des immobilisations,
- De l'insuffisance de l'information servant de base à la
constatation des dépréciations.
Cette évaluation doit être effectuée dans la
perspective de la constatation de la continuité de l'exploitation.
b) Exemples de dispositifs de contrôle à
examiner :
Protection des
immobilisations :
- Organisation hiérarchique,
- Emplacement et surveillance des immobilisations,
- Existence d'un service de maintenance,
- Constatation périodique de l'état réel des
immobilisations,
- Existence d'une couverture d'assurance suffisante.
Informations servant de base à la constatation
des amortissements et des dépréciations :
- Existence d'un fichier d'immobilisations,
- Inventaire périodique,
- Examen des décisions de désinvestissement,
- Etude des plans de charge des machines,
- Expertise technique pour déterminer la valeur
d'utilisation,
- Etablissement et autorisation d'une liste des taux
d'amortissement à pratiquer, matérialisation de cette
autorisation (avis des services techniques),
- Transmission et enregistrement à la comptabilité
de la dépréciation anormale éventuellement
supportée par une immobilisation,
- Problème des matériels non utilisés,
- Tableaux de calcul des dépréciations,
immobilisation par immobilisation.
Politique suivie en matière
d'amortissement :
- Les taux retenus sont-ils suffisants ou excessifs (sur le plan
comptable et sur le plan fiscal) ? Dresser à cet égard un
tableau récapitulatif,
- Les taux ont-ils été modifiés par rapport
à l'exercice précédent ? se faite communiquer un
tableau comparatif,
- La règle de l'amortissement prorata temporis est-elle
respectée ?
- Le taux dégressif n'est-il appliqué qu'aux biens
y donnant droit sur le plan fiscal ?
c) Quelques tests pour s'assurer du bon
fonctionnement :
- Examiner les rapports du service chargé de la
maintenance ;
- Vérifier l'application des normes prévues (pose
de cadenas sur certaines machines, accès réglementé pour
certains locaux, etc.) ;
- Sélectionner les fiches d'immobilisations,
vérifier que ces fiches comportent tous les renseignements prévus
(date d'entrée et éventuellement de sortie, durée
d'amortissement et taux, etc.) ;
- Vérifier sur la base de rapports de maintenance que les
éventuelles dépréciations exceptionnelles signalées
ont été portées sur la fiche d'immobilisation ;
- Sélectionner les fiches au niveau du service
« entretien » relatant les conditions d'intervention et le
suivi des machines.
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