1- Choix de la problématique de l'étude
Du regroupement des problèmes par centre
d'intérêt, il ressort trois (3) problématiques. Il s'agit
de la :
v' Problématique d'une organisation efficiente du travail
au secrétariat de la DGR ;
v' Problématique de l'éradication de la lenteur des
processus de mise à disposition et de réparation des
matériels de bureau ;
v' Problématique de la mise en place d'un système
de gestion prévisionnelle du personnel.
Chacune des problématiques ci-dessus
énumérées présente un intérêt pour la
DGTCP et leur résolution permettra à cette dernière
d'améliorer ces prestations. Malheureusement, avec l'obligation qui nous
est faite de ne réfléchir que sur une problématique, nous
nous trouvons obligé de retenir une de celles
énumérées plus haut.
Au regard de la formation reçue en Secrétariat
de Direction (SD) notamment en Organisation et Méthode Administrative,
de l'importance que revêt le matériel dans le fonctionnement d'une
entreprise ou d'une direction et du contexte de développement
économique actuel qui exige une gestion
efficiente et rationnelle des ressources basée sur une
définition des procédures et processus orientés dans le
but de la satisfaction dans de meilleur délai des usagers, nous nous
proposons de baser la suite de nos recherches sur la problématique
n° 3. Intitulée <<problématique de
l'éradication de la lenteur des processus de mise à disposition
et de réparation des matériels de bureau>>, cette
problématique est issue d'un problème général (PG)
qui est <<la lenteur des processus de mise à disposition
et de réparation des matériels de bureau>> et qui
se manifeste par les problèmes spécifiques ciaprès :
v' Cycle de traitement des demandes long ;
v' Durée de traitement des demandes non limitée
;
v' Rupture fréquente du stock.
2- Spécification de la problématique
L'entreprise est le lieu de combinaison des ressources
humaines, financières et matérielles. En absence d'une de ces
ressources, la vie de l'entreprise est en danger. Aussi ces ressources
doivent-elles être bien gérées pour l'atteinte des
objectifs prédéfinis. Il ne suffit pas que ces ressources soient
réunies pour parler de la performance d'une entreprise ou d'une
direction. Il faut, en dehors de leur présence, une gestion efficiente
de ces dernières.
De nos jours, il n'est pas rare de constater que les chefs
d'entreprise misent beaucoup plus sur les ressources humaines en optant pour
des formations pouvant leur permettre d'acquérir plus de
compétences. Mais les compétences acquises par ces agents ne
peuvent pas être mises en oeuvre en absence de moyens matériels
appropriés. Nous pouvons alors dire que la compétence sans les
moyens matériels adéquats pour sa mise en oeuvre est
inutile. De même, les moyens matériels sans la
compétence ne permettent pas d'atteindre les objectifs fixés.
La performance d'une entreprise, d'une direction se mesure par
rapport à l'atteinte des objectifs à elle fixés. Pour
aboutir à une Administration plus performante comme le souhaitent les
dirigeants au plus haut niveau de notre pays, il faudra mettre en place des
stratégies plus efficaces de gestion des ressources. L'objectif
principal de l'Administration étant de satisfaire au mieux les
administrés c'est-à-dire les usagers des services administratifs,
ces stratégies doivent s'orienter dans le sens de la satisfaction des
usagers et non dans une vision technocratique ou bureaucratique. Ainsi la mise
en place des procédures et processus doivent permettre la
rapidité dans les actions.
Notons aussi que la satisfaction des usagers doit se faire
dans un bon délai de temps pour vraiment les avantager. Une satisfaction
tardive n'a plus son sens surtout dans le contexte actuel où le temps
est la chose que chacun dispose de moins en moins. Compte tenu de l'importance
que revêt le matériel dans le fonctionnement d'une entreprise ou
d'une direction, sa disponibilité à tout instant garantirait le
fonctionnement normal et régulier des services et par conséquent
la satisfaction à temps des usagers.
3- Vision globale de résolution
Une fois les problèmes spécifiques à
résoudre choisis, notre sujet formulé et la problématique
spécifiée, il importe de préciser la vision globale
pouvant nous permettre de résoudre les problèmes
spécifiques retenus et par voie de conséquence, le
problème général identifié.
Le problème général est la
lenteur des processus de mise à disposition et de réparation des
matériels de bureau. Il sera présenté par rapport
aux problèmes spécifiques identifiés plus haut.
Pour ce qui est du problème
spécifique n°1, nous pouvons dire que la
réduction du nombre des responsables et du nombre d'interventions par
responsable dans le processus de traitement des demandes de matériels
nous permettra d'obtenir un cycle de traitement moins long et une suppression
des gestes répétitifs entraînant ainsi un gain de temps.
Pour cela, la résolution du problème spécifique n°1
se fera en tenant compte d'une approche basée sur la définition
des moyens de réduction et de simplification des processus.
En ce qui concerne le problème
spécifique n°2, nous retenons qu'il urge de fixer un
délai pour la durée du traitement des demandes au niveau de
chaque responsable et de veiller à son strict respect afin
d'éviter les longues attentes des demandes. La résolution de ce
problème tiendra donc compte d'une approche fondée sur la
détermination d'un délai pour la durée de traitement.
Quant au problème spécifique
n°3 relatif à la rupture fréquente du stock,
nous pouvons dire que l'approvisionnement régulier des magasins aidera
à servir aussitôt que la demande finit son circuit administratif.
Ce qui fait éviter des pertes de temps. L'approche pour la
résolution de ce problème aura pour base la détermination
des stratégies pour une gestion prévisionnelle du stock.
Tableau n°2 : SYNTHESE DES APPROCHES
THEORIQUES
|
Niveaux
Spécifiques
|
Problèmes spécifiques
|
Approches théoriques retenues
|
|
1
|
Cycle de traitement
des demandes long.
|
Approche basée sur la définition des moyens de
réduction et de simplification du cycle de traitement des demandes.
|
|
2
|
Durée de traitement des demandes illimitée
|
Approche basée sur la détermination d'un
délaipour la durée de traitement des demandes.
|
|
3
|
Rupture fréquente du stock
|
Approche basée sur la détermination des
stratégies pour une gestion prévisionnelle du stock.
|
DES OBJECTIFS DE L'ETUDE A
L'APPROCHE EMPIRIQUE RETENUE
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