Conclusion séquentielle n° 8 : Bonne
ambiance au travail (force).
Etant au secrétariat de la DGR, nous avons reçu
maintes fois des agents d'autres services qui viennent vérifier si la
demande de mise à disposition ou de réparation de
matériels qu'ils ont introduite (très souvent depuis plus de deux
semaines) est déjà au niveau du secrétariat. Dans la
plupart des cas, la demande n'est pas encore à ce niveau. Dans le cas
contraire, elle est en cours de traitement chez les responsables de la DGR
habilités à intervenir dans ces processus. Cette situation
très fréquente crée beaucoup de difficultés et
empêche le fonctionnement régulier des services. Elle a pour
conséquence la non satisfaction à temps des usagers.
Conclusion séquentielle n° 9 : Il ressort que
le cycle de traitement des demandes est long
(faiblesse).
Il n'est pas rare de constater qu'à la fin du processus de
traitement le chef magasin ne sert pas le matériel pour raison
d'indisponibilité.
Conclusion séquentielle n° 10 : La rupture
du stock est fréquente. (Faiblesse).
Il n'existe pas un manuel qui énumère les
actions de chaque responsable dans le processus ni fixe un délai pour la
durée de traitement au niveau de chacun d'eux. Ce qui fait que les
demandes sont gardées au niveau des responsables pour une durée
de leur choix.
Conclusion séquentielle n° 11
: Durée de traitement des demandes illimitée
(faiblesse).
Des contrats sont signés avec des entreprises en ce qui
concerne l'entretien de certains matériels tels que les climatiseurs,
les photocopieurs... et le suivi des interventions de ces prestataires se fait
par le chef du service dans lequel l'entretien a été
réalisé.
Conclusion séquentielle n°12 :
Notons qu'il existe une politique d'entretien de certains
matériels (force).
Le suivi des stocks se fait à l'aide d'un registre dans
lequel tous les renseignements relatifs aux matériels ou fournitures
sont inscrits.
Conclusion séquentielle n° 13 : Existence
d'un registre de suivi de stock (force).
Pour leur recherche, les agents en formation au CFPT peuvent
consulter des documents dans le centre de documentation de la DGTCP.
Conclusion séquentielle n° 14 : La DGTCP
dispose d'une bibliothèque (force).
Notre passage à la DGTCP nous a permis de constater que
les agents de cette direction sont surchargés par le travail.
Conclusion séquentielle n° 15 : Notons une
pénurie du personnel (faiblesse).
Par ailleurs, le personnel de la DGTCP notamment celui des
postes comptables est vieillissant et des demandes de mise à la retraite
sont très fréquentes.
Conclusion séquentielle n° 16
: Constatons un départ massif à la retraite
(faiblesse).
B- Inventaire des forces et faiblesses
Comme toute organisation, la DGTCP dispose des forces comme de
faiblesses. Notre stage, d'une durée de trois (03) mois, ne nous a
certainement pas permis de déceler ces dernières de façon
exhaustive.
> Les forces (atouts ou
opportunités)
9 Utilisation de l'interphone ;
9 Connexion à l'Internet ;
9 Bonne ambiance au travail ;
9 Existence de contrats d'entretien de certains matériels
; 9 Existence d'un registre de suivi du stock ;
9 Existence d'une bibliothèque ;
> Les faiblesses (menaces)
9 Gestion manuelle du courrier ;
9 Ordre de classement non adapté ; 9 Mauvais
système de classement ; 9 Encombrement du secrétariat ;
9 Inadéquation du personnel du secrétariat ;
9 Cycle de traitement des demandes de matériels long ;
'( Rupture fréquente du stock ;
'( Durée de traitement des demandes non limitée ;
'( comptables ;
'( Pénurie du personnel ;
'( Départ massif à la retraite ;
Paragraphe 2 : Ciblage, spécification et
vision globale de résolution de la problématique
spécifiée
Il s'agira ici de regrouper les différentes faiblesses
(problèmes) cidessus énumérées par centre
d'intérêt, et d'en dégager les problématiques
possibles.
A- Regroupement des problèmes et
détermination des problématiques possibles
Ce regroupement est fait dans le tableau suivant :
Tableau n°1 : Regroupement des
problèmes spécifiques par centre d'intérêt et
détermination de la problématique
|
CENTRES D'INTERET
|
PROBLEMES SPECIFIQUES
|
PROBLEMES GENERAUX
|
PROBLEMATIQUES
|
|
ORGANISATION DU TRAVAIL
AU
SECRETARIAT DE LA DGR
|
- Gestion
manuelle du courrier
- Encombrement du secrétariat -Inadéquation du
personnel du secrétariat
- mauvais système de classement
- Ordre de classement non adapté
|
Mauvaise organisation du travail au secrétariat de la
DGR
|
Problématique d'une organisation efficiente du travail au
secrétariat de la DGR
|
|
PROCESSUS DE MISE A
DISPOSITION ET DE
REPARATION DES
MATERIELS DE BUREAU
|
- Cycle de traitement des demandes long. - Durée de
traitement des demandes
illimitée.
- Rupture
fréquente du stock
|
Lenteur dans les processus
d'acquisition, de
mise à
disposition et de réparation des matériels.
|
Problématique de
l'éradication de la
lenteur des processus de mise à disposition et de
réparation des matériels de bureau.
|
|
GESTION DU PERSONNEL
|
- Pénurie du personnel
- Départ massif à la retraite
|
Difficultés dans la mise en place d'un système
de gestion
prévisionnelle du personnel
|
Problématique de la mise en place d'un système de
gestion prévisionnelle du personnel.
|
Source : Conception propre
B- Ciblage, spécification et vision globale de
résolution de la problématique
Il s'agira ici d'une part, de choisir la problématique
sur laquelle portera l'étude et d'autre part, de procéder
à sa spécification et de déterminer les séquences
de sa résolution.
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