Section 2 : Restitution des observations de stage
Dans cette partie, nous avons procédé à
la description des problèmes et atouts observés, puis à
leur inventaire avant d'aboutir au regroupement des problèmes par centre
d'intérêt en vue de la détermination de la
problématique.
Paragraphe 1 : Etat des lieux
A- Description des forces et faiblesses
Le secrétariat de la DGR gère une masse
d'informations comprenant d'une part, des courriers envoyés par les
fournisseurs, les services extérieurs, les particuliers et d'autre part,
les notes à l'attention du directeur, les notes de services
établies par la DGTCP ou la DGR elle-même, les fiches, les
bordereaux etc.
A l'arrivée du courrier, le secrétariat est
chargé de les traiter. La description du processus est la suivante :
Ce traitement passe par la réception, l'enregistrement
dans le registre « courrier arrivée » oü le
secrétaire attribue un numéro tiré du registre à
chaque courrier. Après cette étape, le courrier est transmis par
l'agent de liaison à la DGR. Elle y inscrit des instructions et des
observations selon l'objet. Elle inscrit également le service auquel le
courrier doit être affecté. Le courrier est enfin retourné
au secrétariat qui reporte les annotations dans le registre. Il en fait
copie avant de les envoyer à qui de droit. Ces copies sont
destinées au biblorhapte.
En ce qui concerne le « courrier départ »,
l'enregistrement se fait dans le registre « courrier départ ».
Le secrétaire fait la photocopie afin de garder une copie pour le
classement puis le remet à l'agent de liaison qui, avec le cahier de
transmission interne, fait la distribution suivant les consignes données
par le chef, s'il s'agit d'un courrier interne. Dans le cas contraire, le
même agent de liaison se charge de son acheminent vers les services
concernés tout en gardant sur lui le cahier de transmission externe dans
lequel les récepteurs déchargent pour mesure de
sécurité. Les courriers destinés aux postes comptables
sont acheminés au secrétariat général oü ils
sont expédiés. Conclusion séquentielle n°
1 : Nous notons ainsi une gestion manuelle du
courrier (faiblesse).
Les copies des documents, destinées au classement, sont
perforées et le classement est fait chronologiquement suivant la date
d'arrivée ou de départ sans distinction de la nature du document.
Ce qui rend la recherche des documents très difficile et occasionne des
pertes de temps.
Conclusion séquentielle n° 2
: Il ressort que l'ordre de classement est non adapté
(faiblesse).
Par ailleurs, après classement de ces documents dans
les biblorhaptes, on procède à leur rangement dans les meubles de
classement. Le secrétariat dispose en son sein de trois armoires
à clapet dans lesquelles sont rangés les chronos, l'un sur
l'autre, chaque compartiment ne pouvant en garder que deux (02). Aucune
indication n'est faite sur les clapets. Ce qui rend très difficile la
recherche des documents.
Conclusion séquentielle n° 3 : Nous
constatons un mauvais système de classement (faiblesse).
Aussi, les trois armoires disposées à cet effet
sont-elles largement insuffisantes pour le classement des chronos. Par
conséquent, le reste des chronos est rangé au dessus de ces
meubles ainsi qu'à d'autres endroits très inadaptés du
bureau. De même, les correspondances des particuliers sont mises dans des
chemises dossiers entassées les unes sur les autres sur deux tables et
aussi à même le sol et pouvant atteindre la hauteur de la table.
Ce qui pose le problème d'espace devenu trop exigu.
Conclusion séquentielle n° 4
: Nous en déduisons l'encombrement du
secrétariat (faiblesse).
Aucun des agents travaillant au secrétariat n'a
reçu une formation initiale en secrétariat.
Conclusion séquentielle n° 5
: Il se pose alors le problème d'inadéquation du
personnel (faiblesse).
Pour les communications, tous les services de la DGR et donc
le secrétariat dispose de l'interphone. Ce qui réduit les
va-et-vient réguliers et fait gagner du temps.
Conclusion séquentielle n° 6 : Les
services de la DGTCP dispose de l'interphone
(force).
Dans tous les services, il est placé des sorties pour
Internet dans lesquelles peuvent être branchés des câbles
permettant l'accès à l'Internet Conclusion
séquentielle n° 7 : La DGTCP est
connectée à l'Internet (force).
Durant notre séjour, nous avons pu relever l'harmonie qui
règne entre les agents de la DGR.
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