I.2.2 A quel moment faire les entretiens annuels ?
Selon Marbot (2007), il semble opportun d'effectuer,
l'entretien annuel, après la clôture financière de
l'année et après que le président (ou les actionnaires)
ait fixé le cap pour l'année à venir. Le cap ainsi
fixé, les entretiens se feront en grappe. Si le cap a été
fixé début novembre, les entretiens débuteront avec le DG
la semaine qui suit et se poursuivront jusqu'aux plus bas niveaux
hiérarchiques sur un intervalle de trois mois. Les objectifs seront
donnés du sommet de la pyramide vers la base.
L'entretien se doit d'être en parfaite cohérence
avec la temporalité des autres processus RH. Parce que si par exemple
comme il est de coutume dans les grandes entreprises, les comités de
carrière se tiennent en juillet, les entretiens doivent être
achevés quelques semaines avant, afin que les décisions de
mobilité soient basées sur toutes les évaluations des
employés. Certaines compagnies par contre préfèrent
prendre les décisions en matière de rémunération en
mars ; dans ce cas, les entretiens doivent être tous bouclés
pour cette date.
II Le contenu et les stratégies
d'évaluation
II.1 Contenu de l'entretien
II.1.1 Structurer l'entretien
Dans Master 2 RH, il est conseillé de structurer une
évaluation afin qu'elle soit facile à mener et afin que les
différentes parties puissent procéder selon une certaine
démarche bien précise. Et donc, l'auteur conseille tout d'abord
de commencer par :
- Faire une introduction car elle
· Détermine le ton, la dynamique, la
réussite ou l'échec de l'entretien
· Aide à accueillir, mettre à l'aise
· Permet d'annoncer le temps dont on dispose, l'objectif
de l'entretien
· Sert à annoncer la structure de l'entretien
· Enfin, a pour but de rassurer psychologiquement
l'évalué
- Ensuite, le collaborateur fait lui-même le bilan de
son année
- Le responsable évalue et recherche avec le
collaborateur l'accord sur les points forts et les points à
améliorer
· Conformité entre résultats et
prévisions
· Recherche d'accord sur jugement
· Reconnaissance positive des réussites
· Remarques et explications sur les échecs
- Le responsable communique son appréciation globale
· Synthèse de la performance selon
l'échelle de niveaux
§ Contribution insuffisante par rapport à la
fonction
§ Contribution attendue
§ Contribution supérieure
§ Contribution exceptionnelle
- La recherche commune des moyens et des solutions à
mettre en oeuvre pour l'amélioration des points faibles
· Décisions à prendre pour le
développement personnel de l'évalué et pour l'augmentation
de sa compétence
· Avis, propositions, solutions suggérés
par le collaborateur
- Aborder l'avenir
· Peut-il, veut-il continuer dans cette
fonction ?
· Peut-elle avoir des développements possibles et
intéressants ?
· Veut-il se développer en s'orientant vers
d'autres fonctions ?
· Comment voit-il sa carrière dans les
années à venir ?
· Point de vue du responsable ?
· Ambitions et motivations du collaborateur ?
- Négocier et fixer les nouveaux objectifs
- Formaliser en commun l'entretien d'évaluation
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