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Etude et perspectives de l'approche participative des projets communautaires réalisés par le Fonds Social dans la Province du Sud-Kivu en RDC de 2004-2009


par Manassé LWIMO MANASSE MUKENGE
Institut supérieur de développement rural de Bukavu RDC - Licence en développement rural 2011
  

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2.5.3. La Direction Administrative et Financière

- assurer la protection du réseau et des ordinateurs contre les virus internes et externes (Internet) ;

- mettre en place le site Internet du FSRDC ;

- veiller à la diffusion des données et informations à qui de droit dans le cadre du service ;

- élaborer les TDR et les contrats en matière de prestations informatiques ;

- suivre et évaluer l'exécution des contrats ;

- aider au choix et à l'acquisition du matériel informatique ;

- assurer la mise à jour de l'équipement informatique à l'évolution des technologies et du marché ;

- aider, l'ensemble du personnel de la cellule de gestion à résoudre les problèmes opérationnels d'utilisation de l'outil informatique ;

- apporter de concert avec les sociétés de maintenance, une assistance périodique aux unités de terrain ;

- assurer dans les limites de son temps disponible, la formation du personnel du FSRDC et identifier leurs besoins en formation de courtes durée ;

- assurer le classement et le sauvegarde de l'ensemble des fichiers disponibles dans le domaine de la cartographie, du Système d'Informations géographiques (SIG) et de la comptabilité ;

- informer le DAF de toute difficulté particulière.

8) Le Chef de service Administration et Ressources Humaines

Sous l'autorité du Directeur Administratif et Financier, le Responsable Administration et Gestion des Ressources Humaines, a pour mission d'assurer la gestion Administrative du personnel et d'effectuer l'analyse qualitative et quantitative nécessaire des Ressources Humaines pour une gestion adaptée à l'Institution.

Description des tâches

Au titre de la gestion des ressources humaines

- proposer au CG la politique de gestion des emplois (embauches, départ,...) en tenant compte des spécificités de l'entreprise (pyramide des âges, niveau de formation...) ;

- participer en liaison avec le Coordonnateur à toutes les tâches suivantes :

o les embauches ;

o les mutations ;

o les promotions ;

o les licenciements ;

o les sanctions disciplinaires.

- Elaborer les règlements internes en terme de classification et de qualification du personnel ;

- Etablir le règlement intérieur du FSRDC ;

- Assurer le recrutement du personnel de l'entreprise en liaison avec les différents responsables, ou les sous-traiter à un organisme spécialisé ;

- Elaborer les contrats de services des contractuels et/ou de travail ou les faire établir et les soumettre au DAF et au Coordonnateur Général ;

- Assister la direction dans la définition et dans l'actualisation de l'organigramme de l'Institution ;

- Mettre en place le système d'évaluation du personnel ;

- Participer à l'élaboration du budget annuel ;

- Assurer le suivi de l'exécution du plan de formation du FSRDC au niveau de chaque fonction ;

- Mettre à la disposition du DAF les éléments d'établissement du rapport d'activités mensuel

Au titre de l'administration du personnel

- Collecter les éléments de base concernant les salaires auprès de différents services ;

- Vérifier la cohérence des éléments et les transmettre au comptable pour le calcul de la paie du personnel ;

- Organiser les congés payés en accord avec les responsables de services ;

- Assurer le suivi des congés payés, des absences, des maladies, des heures supplémentaires, des primes, des taux de perdiem ;

- Gérer les régimes d'assurance maladie, de retraite et de prévoyance dans l'entreprise ;

- Tenir à jour le fichier du personnel ;

- S'assurer des déclarations réglementaires (caisse sociale, accident maladie...), et veiller à la tenue des livres obligatoires

- Assurer l'archivage, le classement et la sauvegarde des données concernant sa fonction.

9) Secrétaire administration & RH

Sous l'autorité de l'Office Manager, le(a) secrétaire est chargé€ de :

- La bonne tenue du Secrétariat de l'administration et RH ;

- Suivre les dossiers du personnel ;

- Réceptionner, enregistrer, traiter et ventiler le courrier ;

- Exécuter les travaux de saisie du service ;

- Archiver les courriers du personnel du Fonds Social ;

- Assurer l'intérim de l'Assistante du DAF, en cas de son absence ;

- Exécuter, à la demande de l'Office Manager, toute autre tâche qui lui sera demandée en rapport à ses fonctions

10) Achat et Logistique

Sous l'autorité du Directeur Administratif et Financier, le Responsable Achat et Logistique a la charge d'effectuer tous les achats de biens et services pour le compte du FSRDC et dans le cadre des projets et programmes. Il doit aussi assurer la disponibilité de toute la logistique dans le cadre des activités du FSRDC ainsi que celui de la réalisation des projets et programmes

Description des tâches

Au titre des achats :

- participer à la définition de la politique d'achat du FSRDC et assurer sa mise en oeuvre ;

- mettre en place la politique et assurer l'approvisionnement (fourniture de bureau, consommables informatique, carburant...) ;

- Identifier les principaux fournisseurs locaux de matériel, équipement, fourniture et consommables et obtenir les références de ces fournisseurs et en établir les dossiers ;

- centraliser, négocier et assurer l'ensemble des approvisionnements du FSRDC en fonction de la demande et des normes budgétaires ;

- préparer les dossiers pour le CDA

- participer au CDA pour le choix du fournisseur ;

- réceptionner et contrôler les achats ;

- effectuer les formalités de transit et douane ;

- assurer la mise à disposition des achats aux services utilisateurs ;

- gérer le stock ;

- résoudre les litiges avec les fournisseurs concernant les quantités, la qualité et les délais;

Au titre de la logistique

- identifier avec les services concernés, les besoins du FSRDC (véhicule, matériel de communication) ;

- s'assurer de la maintenance du matériel de FSRDC ;

- identifier les besoins en terme d'équipement et matériels (véhicule, moyen de communication, équipement sanitaire, personnel...) dans le cadre de la réalisation des projets et programme ;

- effectuer les négociations avec les fournisseurs de biens et les prestataires de services, dans le respect de la politique d'achat définie par le FSRDC ;

- s'assurer de la mise à disposition aux utilisateurs du matériel ;

- veiller au retour du matériel et équipement de location au fournisseur en bon état

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