Informatisation de la gestion des ressources humaines en entreprise: impact organisationnel et stratégique

B- FONCTIONS ET OBJECTIFS DU COMITE D'IMPLANTATION

Cette phase image les principales étapes de la démarche conceptuelle d'informatisation de la fonction des ressources humaines au sein de MACROTECH (1), puis suivra la rédaction du cahier des charges (2)

Fig. 7 Etapes de la démarche conceptuelle d'informatisation

1- De la démarche conceptuelle

Elle se déploie sous six étapes principales : l'analyse de la demande, l'étude de l'existant, la définition des besoins, la détermination des objectifs, l'établissement d'un état des lieux, et l'ébauche des résultats attendus. Pour ce faire on se sert parfois de questionnaire pilotes (voir annexe 5)

a. L'analyse de la demande

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Il s'agit ici de se poser un certains nombre de questions qui nous permettrons de définir le cadre duquel sort le phénomène déclencheur de la demande. Nous savons que l'objectif premier de l'informatisation de la gestion des RH au sein de MACROTECH est sous-tendu par une volonté de la DG de transformer cette ressource en une valeur susceptible de leur conférer un avantage sur le marché, mais aussi d'offrir à ses employés une nouvelle conception de leur environnement de travail et partant un sentiment d'appartenance. Ce n'est en aucun cas une simple manoeuvre stratégique mais surtout la quête d'une adaptation optimale (que procurera la reconfiguration structurelle), une nouvelle politique plus légère et prévisionnelle (que facilitera le SI au travers de la clarté, l'automatisation et la gestion en temps réel du flux d'information), une bonification de la qualité des services tant internes qu'externes ce qui pourra se traduire en des certifications.

b. Etude de l'existant

Identifier et recensé des informations utiles à la compréhension du SI concerné avec prise en compte des modifications à introduire nouvellement. Il s'agit de procéder à une analyse du travail au sein de MACROTECH, les fonctions de travail, comment s'effectue le travail, les acteurs ; d'identifier au travers d'un diagnostic les facteurs pouvant perturber ou faciliter le projet (résistance au changement par exemple) un état du patrimoine informatique (matériel, logiciel ainsi que des compétences des futurs utilisateurs. (Voir annexe 6)

c. Définition des besoins

La définition des besoins est le fruit de la synthèse des données récoltées plus haut à savoir une confrontation entre ce qui est (l'étude de l'existant) et ce qui devrait être (l'analyse de la demande). Le besoin ici ne doit pas être confondu avec l'outil censé y répondre car ici nous ne parlons pas encore de logiciel de gestion du personnel par exemple mais plutôt de l'amélioration de la maîtrise dans la gestion du personnel.

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d. Détermination des objectifs

Désormais les besoins sont identifiés, le comité d'implantation crée en amont s'est chargé d'élaborer un plan un plan de mise en oeuvre, il s'agissait de classer les besoins par importance et d'établir un échéancier réaliste qui tiendra en compte les acteurs, les périodes de surcharge de travail, des budgets, des autres projets en cours et des priorités de développement.

La démarche prévisionnelle que permet certains logiciel comme Microsoft projet nous aura permis d'envisager `l'en-cours projet » et l'après projet pour ainsi prévoir un calendrier avec une élasticité relative nous permettant de garder à l'esprit que, si un problème non prévu intervenait, des dates fixes ne pourraient être respectées. La direction générale à mis l'accent sur le fait qu'au rang des retombés directes il faut : Viser une hausse de la rapidité d'exécution des tâches, une Baisse des coûts à terme et surtout la satisfaction de tous les utilisateurs. (Voir annexe 5)

e. Etablissement d'un état des lieux

Les groupes de pilotages ont été ici chargés chacun, de faire un état des lieux de son département. C'est le résultat de cette collecte de données qui sera transmis au comité d'implantation afin de faciliter la projection des différents scénarii nous vous proposons de vous referez à l'annexe... page pour y retrouver le questionnement y afférant. Pour ce faire il a fallu dresser un tableau des activités de gestion de ressources humaines et leurs exécutions possibles au sein de MACROTECH, le tableau image celles qui ont été retenus à implémenter directement en bleue et celles à reporter en orange.

ACTIVITE DE G.R.H

APPLICATIONS INFORMATIQUES

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Gestion administrative du dossier de l'employé	- Données biographiques - Expériences antérieures - Historique de travail - Scolarité - formation - Statut d'emploi - Rémunération - Avantages sociaux - Evaluation du rendement - griefs et mesures disciplinaires - association professionnelle
Gestion des postes	- Description des postes - Evaluation du rendement - Echelles salariales - Niveau hiérarchique des postes
Planification de la main d'oeuvre	- Planification des coüts de main d'oeuvre - Planification des besoins en ressources humaines - Elaboration d'un organigramme et simulation pour l'avenir - Analyse des compétences disponibles - Analyse du taux de roulement - Analyse de la relève potentielle - Analyse des caractéristiques personnelles par catégorie d'emplois - Evaluation des écarts entre l'offre et la demande interne
Recrutement	Banque de candidatures - Profil des candidats déjà en place - Tri des candidats selon les exigences - Informations pour faciliter l'accès à l'égalité - Banque d'offres de postes pour affichage - Lettres types de convocation, de confirmation et de refus
Sélection	Automatisation de la correction de tests - Grille d'outils de sélection propre à chacun des postes - Evaluation des coûts pour chacune des méthodes utilisées
Gestion de l'assiduité	- Congés annuels - Congés de maladie - Congés de maternité - Congés personnels - Retards - Absences non justifiées - Calcul des coüts d'absentéisme pour chacun des employés
ACTIVITE DE G.R.H	APPLICATIONS INFORMATIQUES
Formation et développement	- Administration des activités de formation (formés, formateurs, durée du programme,

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	coûts, etc.) - Gestion de congrès de colloques - Information pour diagnostiquer les besoins - Evaluation de la formation (rendement, performance) - Profils types de programmes
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Planification des carrières	Profils de carrière pour le personnel en place - Potentiel de développement suivi du cheminement individuel de carrière - Ecarts entre les besoins et l'offre
Rémunérations	- Système de rémunération pour les différentes catégories d'emplois - Evaluation des postes - Echelles salariales - Système d'appréciation du rendement - Régime d'avantages sociaux - Régime d'assurances collectives autres avantages particuliers - Simulation pour les coûts de main-d'oeuvre - Interface avec la gestion de la paie et déductions Gouvernementales
Appréciation du rendement	Evaluation des rendements (cote individuelle) - Performance de travail (quantité qualité) - Temps travaillé et assiduité - Mesures disciplinaires et griefs
Relations de travail	- Copie à jour de conventions collectives - Coûts pour chacun des articles des conventions collectives - Rémunération spécifique - Rémunération globale - Historique de travail - Calcul de l'expérience - Procédures d'arbitrage et griefs - Possibilité de simulation des coûts pendant les Négociations
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Santé, sécurité	- Gestion des accidents types et fréquence)

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	- Suivi médical (visites chez le médecin, physiothérapie, etc.) - Gestion du retour du travail (arrêts, rechutes) - Gestion des affectations (retrait préventif, restriction etc.) - Statistiques relatives aux risques et à l'incidence des accidents
Avantages sociaux	- Gestion des régimes
	· Assurances individuelles
· Assurances collectives
· Rentes de retraite
· Assurances accident maladie
· Frais hospitaliers et paramédicaux
· Congés et maternité
· Autres
	- Possibilités de traitements statistiques
	- Dénombrement des jours fériés
	- Dénombrement des congés spéciaux
	(mariage - décès )
	- Congés sans traitement
	- Congés de formation
	- Rapports statistiques
Aide à la gestion	- Rapports divers pour chacune des activités
	- Traitement de texte intégré générateur de graphiques intégré
	- Capacité de traitement statistique
	- Simulations potentielles à partir des informations disponibles

Tableau 1 Activités de gestion des ressources humaines

f. Ebauche des résultats attendus

Il serait négligent pour le comité de pilotage de ne prendre en compte que les attentes impulsées stratégiquement depuis la direction en oubliant ceux du futur utilisateur. Pour le personnel de MACROTECH les attentes sont nombreuses mais une synthèse a permis de relever ces derniers :

- Que le système donne plus d'information au poste de travail afin de rendre plus ou moins autonome les opérations

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- Qu'il apporte de la cohérence et une discipline d'ensemble (avec le volet opérationnel qui est fortement décentralisé)

- Qu'il mette en exergue l'effort fourni par chaque travailleur afin que

l'évaluation puisse se dépeindre sur les éléments de paie.

En particulier, nous pouvons démontrer que l'acceptation du SIRH bien que faite s'affermira s'il intègre les spécificités de la gestion des activités des personnes et établit les liens entre les évènements de rémunération et les efforts accomplis pour maintenir un haut niveau de qualité de service.

Des Résultats réels ont été exprimés par la direction : transparence, qualité et fluidité aboutissant à une meilleure communication interne ( 40% de gains espérés ), accélération des processus de décision, valorisation et modernisation par le passage d'une gestion du personnel fonction accessoire de la direction juridique et contentieuse vers une DRH qui va désormais se recentrer sur des activités plus stratégiques et à plus forte valeur ajoutée ( 30 à 40% de gains espérés ), rationalisation des processus administratifs RH par réduction du temps consacré aux tâches répétitives à faible valeur ajoutée, gains de productivité, réduction des coûts et meilleure gestion des équipes par de la GRH ( 25% de gains espérés ), amélioration de la satisfaction des collaborateurs grace à une gestion personnalisée et à plus d'autonomie ( 20% de gains espérés ).

2- Mise en forme du cahier des charges

La pléthore de définitions données à la notion de cahier de charges n'a d'égale que son utilisation, des différents champs d'applications auxquels il se rapport, nous avons retenu deux définitions, les plus pertinentes, empruntées aux domaines de la gestion et de l'informatique :

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Définition en gestion : « Terme générique pour désigner un document rassemblant les obligations et les éléments nécessaires pour définir un besoin (traitement d'informations, méthodes et outils de travail, etc.) et les principales contraintes à respecter pour le satisfaire.»

Définition en informatique : « Ensemble des spécifications, des besoins et des objectifs relatifs à un projet. »

Le cahier de charge est donc un document qui permet de savoir si le SIRH envisagé par MACROTECH est possible techniquement souhaitable économiquement et socialement (coût de mise en place, coüt de formation, coüt d'utilisation, coüt d'adaptation. Le cas d'étude ressort une particularité c'est que la société demandeur est spécialisée dans ce domaine c'est pourquoi le cahier de charge ne représentera pas le volet appel d'offre. (voir annexe...)