Paragraphe 2 : Observations de stage au PNLS
L'inventaire des observations faites succède à la
restitution
des observations de stage.
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A. Restitution des observations de stage
Le Secrétariat Administratif du PNLS a
été, pendant toute la durée du stage, notre service
d'accueil. Cependant, nous avons pu faire quelques observations sur le PNLS en
général.
Au PNLS, tous les lundis matins, il est organisé une
réunion entre le Coordonnateur et les chefs services. La réunion
est généralement présidée par le Coordonnateur ou
l'un de ses délégués. L'ordre du jour est
précisé à l'ouverture de la séance et est
généralement constitué d'un ou de plusieurs points
relatifs aux activités et d'un point relatif aux divers. Au cours de la
réunion, il est fait le point des activités de la semaine
écoulée. Ensuite, il est établi le point des
activités à exécuter dans la semaine en cours. Chaque chef
service expose les problèmes de son ressort dans le cadre de la mise en
oeuvre des activités du programme, des propositions sont faites en vue
de pallier les difficultés.
Conclusion séquentielle : gestion
prévisionnelle et concertée au PNLS (Force)
Nous avons remarqué l'ambiance conviviale dans laquelle
le personnel du PNLS exécute le travail tout en faisant preuve de
rigueur et d'assiduité. Cette ambiance a facilité notre
intégration à l'équipe.
Conclusion séquentielle :
très bonne ambiance de travail (force)
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Tous les ordinateurs du PNLS sont mis en réseau, ce qui
favorise la circulation adéquate des informations. Les rapports des
activités menées par les différents services du PNLS sont
accessibles via le réseau Intranet de même que toutes les
informations importantes et susceptibles d'être exploitées par le
personnel du PNLS.
Conclusion séquentielle : existence de
réseau intranet (force)
Au SA travaillent quatre secrétaires. Tous ces
secrétaires ne disposent pas de microordinateurs bien qu'il y ait au SA
des ordinateurs neufs non encore installés. La raison est que le
réseau de branchement ne couvre pas entièrement le
secrétariat pour que l'ordinateur à installer soit mis en
réseau. Si le secrétaire ne disposant pas d'ordinateur a des
travaux à réaliser, il doit attendre que l'un des ordinateurs
soit libéré avant qu'il ne s'installe pour son travail.
Conclusion séquentielle : insuffisance de
branchement pour le réseau au SA (faiblesse)
Le SA PNLS dispose de trois ordinateurs pour
l'exécution des tâches qui lui sont confiées. Parmi ces
trois ordinateurs, l'un est directement branché au circuit de la SBEE
faute d'onduleur ; ce qui ne sécurise ni le matériel ni les
données qu'il contient car l'ordinateur s'éteint automatiquement
quand il y a coupure d'électricité.
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Conclusion séquentielle :
insécurité des matériels et des documents
(faiblesse)
L'unique imprimante fonctionnelle est tout le temps en
activité parce qu'elle est utilisée fréquemment par le SA
et par les autres services du PNLS. Aussi avons-nous observé que lors
des impressions, il arrive des fois que les agents n'arrivent pas à
retrouver leurs documents soit ils les retrouvent après une longue
attente soit ils les abandonnent. Il est à noter aussi que le SA dispose
de deux électro copieurs dont un seul est fonctionnel et ceci par
moment.
Conclusion séquentielle : insuffisance de
matériels de travail (faiblesse)
De cette observation, il est nécessaire de faire
ressortir que l'impression en réseau sur une seule imprimante n'est pas
sans conséquence sur la confidentialité des documents. En effet,
si un agent lance l'impression d'un document confidentiel de son bureau,
d'autres agents en quête des impressions qu'ils ont lancées
peuvent prendre connaissance du document avant l'arrivée de ce dernier ;
ce qui est source de fuite d'information, le non respect de l'obligation de
discrétion professionnelle chère à l'administration et
prescrite par la déontologie administrative.
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