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Approches pour l'efficacité du secrétariat administratif du PNLS ( le Programme National de Lutte contre le Sida )au Bénin

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par Epiphane ALLOKPON
Université d'Abomey- Calavi (Bénin ) - Diplôme de technicien supérieur (DTS) 2011
  

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Conclusion séquentielle : fuite d'information (faiblesse)

Par ailleurs, le PNLS dispose d'une connexion à Internet, ce qui permet aux secrétaires de faire des recherches et de

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s'informer voire de se cultiver. De même, il existe un système d'interphone qui permet au personnel de ne pas se déplacer chaque fois qu'il a un message à passer.

Conclusion séquentielle : existence de connexion internet et d'interphone (force)

Si un usager désire avoir des renseignements sur le PNLS ou sur l'un de ses services ou s'il désire rencontrer un agent du PNLS, le premier service auquel il s'adresse est le Secrétariat Administratif.

A l'arrivée de l'usager, tout le personnel du secrétariat l'accueille et l'un d'entre eux s'enquiert des motifs de sa visite. S'il veut déposer un courrier, satisfaction lui est donnée au secrétariat. Dans le cas contraire et s'il désire rencontrer un agent d'autres services du PNLS, il est orienté vers le service concerné. Dans le cas où l'agent qu'il cherche est occupé, il est orienté dans le hall. Or, dans le hall il n'y a ni revues, ni journaux, ni magazines pour occuper le visiteur. Aussi le visiteur est-il exposé aux regards curieux des passants car le hall fait face aux escaliers.

Conclusion séquentielle : salle inadéquate à un bon accueil (faiblesse)

Le local abritant le SA PNLS n'est pas aussi spacieux. La disposition des mobiliers et celle des matériels restreignent l'espace nécessaire au déplacement du personnel.

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Conclusion séquentielle : exiguïté du local abritant le SA PNLS (faiblesse)

Le SA PNLS manque d'agents de liaison, ce qui oblige les stagiaires voire les secrétaires à exécuter les travaux normalement réservés à eux. Le secrétaire est astreint à laisser son travail et à procéder à la ventilation du courrier.

Conclusion séquentielle : manque d'agent de liaison au SA PNLS (faiblesse)

Quant à la température du local, elle est maintenue constante grâce à l'air conditionné fourni par un climatiseur qui fonctionne toutes les fois qu'il y a électricité.

Conclusion séquentielle : très bonne température ambiante (force)

En ce qui concerne le traitement du courrier, il est fait dans deux registres différents. Il s'agit du registre courrier «arrivée» et du registre courrier «départ».

S'agissant du courrier «arrivée», nous avons constaté qu'il transite par le SA PNLS. Si le courrier est confidentiel, il n'est pas enregistré mais transmis au destinataire. Dans le cas contraire, le secrétaire prend connaissance de son contenu pour voir s'il s'agit d'un courrier urgent. A l'affirmative, il l'enregistre. L'enregistrement consiste à apposer sur la correspondance arrivée, un cachet «arrivée» qui comprend la date d'arrivée et le numéro d'enregistrement attribué à l'arrivée

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de sorte qu'il y ait sur le courrier «arrivée» le même numéro que celui figurant sur le registre.

Après l'enregistrement, le courrier est transmis au Coordonnateur qui en prend connaissance, l'annote et l'affecte aux services qui doivent en faire l'étude. Le courrier est retourné au secrétariat où copie est faite au besoin avant la transmission aux services concernés.

Si le courrier n'est pas urgent, il est, après l'enregistrement, classé dans une chemise à sangles et transmis au Coordonnateur à la fin de la journée.

Soulignons qu'avant de procéder au premier enregistrement, il est écrit la date si bien que toutes les correspondances enregistrées ce jour porteront la même date.

Conclusion séquentielle : bon traitement du courrier arrivée (force)

En ce qui concerne le courrier «départ», nous avons constaté qu'il peut être à l'initiative du Coordonnateur ou de l'un des services du PNLS. Il faut distinguer ici le cas où le courrier est à la signature du Coordonnateur de celui où il est à la signature du Directeur de cabinet (DC) ou du Ministre de la Santé (MS).

Lorsque le courrier est à la signature du Coordonnateur, le service initiateur le rédige et le met dans un parapheur qu'il transmet au Coordonnateur. Après la signature du

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Approches pour l'efficacité du Secrétariat Administratif du PNLS 21

Coordonnateur, le courrier est retourné au secrétariat. Là, le secrétaire appose le cachet du Coordonnateur, date le courrier, l'enregistre et en fait une copie qu'il classe avant d'envoyer un pli au destinataire.

Si le courrier est à la signature du DC ou du MS, il est envoyé au Coordonnateur pour paraphe avant de parcourir le circuit du cabinet du ministère. A la fin du circuit, le courrier est envoyé au SA PNLS qui en fait une copie pour le classement et envoie l'original au destinataire sous pli fermé.

Soulignons en passant que le Coordonnateur prend soin de lire toutes les correspondances avant d'y apposer sa signature ou de parapher. En cas d'erreurs, le courrier est retourné au service initiateur pour corrections.

Conclusion séquentielle : bon traitement du courrier départ (force)

Le local abritant le SA PNLS est bien éclairé par la lumière du jour grâce aux fenêtres et à la lampe électrique ; ce qui permet une bonne vue donc moins d'efforts visuels.

Conclusion séquentielle : très bon éclairage du local (force)

Le SA PNLS joue en même temps le rôle de standard et ne dispose que d'une seule ligne téléphonique. Cette ligne est souvent occupée par le personnel pour effectuer des appels

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privés ou pour des raisons de service si bien que c'est difficile de joindre le PNLS.

Conclusion séquentielle : absence de service standard (faiblesse)

Les machines mises à la disposition du SA ne sont soumises ni à un entretien technique ni à un suivi ; ce qui fait que l'imprimante et l'électro copieur tombent régulièrement en panne. Cet état de chose ne favorise pas la promptitude dans l'exécution des tâches au SA.

Conclusion séquentielle : pannes répétées des machines (faiblesse)

La plupart des secrétaires du SA PNLS, vu les urgences en cours, sortent du bureau après les heures réglementaires de travail. Il faut aussi noter que les secrétaires ne bénéficient d'aucune formation autre que celle de base allant dans le sens de leur métier. Il arrive des fois qu'ils prennent leur propre téléphone pour émettre des appels dans le cadre de la bonne marche de leurs activités et ce, sans une quelconque contrepartie. Aussi faut-il noter qu'ils ne prennent pas part aux différents ateliers de formation qu'organise le PNLS.

Conclusion séquentielle : absence de mesures de motivation du personnel du SA PNLS (faiblesse)

Nous avons constaté que la saisie de courrier type (ordre de mission, bordereau d'envoi de pièces etc.) est confiée au SA

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PNLS. Le SA est aussi chargé de la saisie du courrier sur demande du Coordonnateur ou de l'un de ses délégués et aussi de l'exécution de tous les travaux relevant de son domaine de compétence. Il arrive des fois que les agents se retrouvent à exécuter ces tâches en retard en raison du fait qu'elles ne sont pas exécutées au moment où elles devraient l'être.

Conclusion séquentielle : défaut de planification des tâches au SA (faiblesse)

En ce qui concerne les appels téléphoniques, aucun support n'est prévu pour prendre les messages des correspondants. C'est au moment où le secrétaire constate que le correspondant veut laisser un message important qu'il commence à chercher de quoi écrire et sur quoi noter.

Conclusion séquentielle : inexistence de fiche de message (faiblesse)

Le courrier initié par le SA PNLS en direction du Coordonnateur n'est pas exempt d'erreurs. Il arrive des fois qu'un même courrier soit retourné par le Coordonnateur au SA pour des corrections à faire. Là, nous avons noté que le plus souvent les corrections ne sont pas faites de manière à satisfaire l'autorité d'un seul coup si bien que le courrier fait des va et vient entre l'autorité et le SA. Ce faisant, ce sont les papiers et l'encre qui sont gaspillés car nous avons remarqué que le tirage est fait en deux exemplaires faute d'électro copieur fonctionnel.

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Conclusion séquentielle : gestion peu rationnelle des fournitures de bureau (faiblesse)

B. Inventaire de l'état des lieux

Il est question ici de répertorier les forces et les faiblesses résultant des observations que nous avons faites au PNLS.

a) Forces

- Gestion prévisionnelle et concertée au PNLS ;

- très bonne température ambiante ;

- existence de réseau intranet ;

- existence de connexion internet et d'interphone ;

- bon traitement du courrier «arrivée» ;

- bon traitement du courrier «départ» ;

- très bon éclairage du local.

b) Faiblesses

- Insuffisance de branchement pour le réseau au SA ;

- insécurité des matériels et des documents ;

- insuffisance de matériel de travail ;

- fuite d'information ;

- salle inadéquate à un bon accueil ;

- exiguïté du local abritant le SA PNLS;

- manque d'agent de liaison ;

- absence de service standard ;

- pannes répétées des machines;

- absence de mesures de motivation du personnel du SA

PNLS ;

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- défaut de planification des tâches ;

- inexistence de fiche de message ;

- gestion peu rationnelle des fournitures de bureau.

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Tableau N°2 : Regroupement des problèmes par centre d'intérêt

CENTFRES
D'INTERET

PROBLEMES SPECIFIQUES

PROBLEMES
GENERAUX

PROBLEMATIQUES

Gestion des matériels et dotations

· Insécurité des matériels et des documents

· insuffisance de matériels de travail

· gestion peu rationnelle des fournitures de bureau

Mauvaise gestion

des matériels et
dotations

Problématique d'une

bonne gestion des
matériels et dotations

Gestion du personnel

· Absence de mesures de motivation du personnel du SA PNLS

· manque d'agent de liaison

Mauvaise gestion

du personnel

Amélioration pour une

bonne gestion du
personnel

Communication

· Inexistence de fiche de message

· insuffisance de branchement pour le réseau

Mauvaise gestion de la

communication

Amélioration pour une

bonne gestion de la
communication

Cadre de travail

· Exiguïté du local abritant le SA PNLS

· salle inadéquate à un bon accueil

· absence d'un service standard

Cadre inadapté à l'exercice correct des tâches

Problématique

d'amélioration du cadre de travail

Efficacité du secrétariat

· Défaut de planification des tâches

· fuite d'information

· pannes répétées des machines

Inefficacité du

secrétariat

Approches pour l'efficacité du Secrétariat

 

Source : Propre conception

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En nous basant sur ce regroupement, nous allons cibler et spécifier dans la section suivante la problématique choisie pour notre étude.

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"Il existe une chose plus puissante que toutes les armées du monde, c'est une idée dont l'heure est venue"   Victor Hugo