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4 PRÉSENTATION DU SYSTÈME D'INFORMATION DE LA SOCIÉTÉ

4.1 Définition d'un système d'information

Comme l'expression l'indique, c'est d'abord un système, c'est à dire, un ensemble de composants qui ont constamment des interactions entre elles dans le but d'atteindre un même objectif précis et avoué.

C'est ensuite un système basé sur l'information, c'est à dire sur la communication ou l'utilisation des données afin de rendre ces renseignements utiles aux destinataires finaux.

Un système d'information de gestion est un système homme-machine intégré dans le but de rendre accessible l'information nécessaire à la gestion des opérations de même qu'à l'analyse et la prise de décision dans l'entreprise.

C'est un ensemble de données qui permet de décrire, d'expliquer, de prédire et d'agir sur les phénomènes selon le degré de formalisation et les objectifs poursuivis.

Le système d'information favorise le développement d'un langage commun entre les membres d'une même discipline ou des intervenants de différentes professions afin de favoriser les échanges et d'en arriver à une complémentarité des objectifs et des démarches qui seront poursuivis.

Pour qu'on puisse dire qu'une entreprise a un bon système d'information, il faut nécessairement que toute l'information qui est à sa disposition soit structurée de façon à être facilement accessible à tous les intéressés pour qu'ils puissent améliorer l'efficacité de la gestion dans l'entreprise. Cette structuration peut prendre plusieurs formes tout en conservant un même objectif : améliorer l'efficacité de l'ensemble de l'entreprise.

1.1 4.2 Cartographie des systèmes

Au cours de la phase préliminaire de compréhension du système d'information de la société, l'auditeur est amené à schématiser la structure de ce système sous forme de cartographie.

Cette cartographie permet de :

· Déterminer la relation entre les états financiers et les systèmes qui les génèrent ;

· Identifier les environnements et les applications informatiques à aborder au cours de la revue générale des contrôles généraux informatiques ;

· Déterminer quelles fonctions et quels systèmes informatiques doivent être revus pour chaque cycle (revenus et comptes clients, achats et comptes fournisseurs, stocks, immobilisations, paie, trésorerie).

Ces travaux sont, généralement, menés d'une façon conjointe entre l'auditeur financier et l'auditeur informatique.

La collecte de l'information se fait en discutant avec les responsables opérationnels, les responsables financiers et les responsables informatiques ainsi qu'en examinant la documentation existante.

La cartographie permet d'identifier les principaux cycles dont les données sont principalement issues des traitements informatiques, les principales activités au sein de chacun des cycles, la conduite de ces activités, les systèmes sous-jacents de chacune des activités au sein des cycles, les environnements informatiques sur lesquels les systèmes fonctionnent et les autres systèmes à prendre en compte dans la planification de l'audit.

Elle se présente le plus souvent sous la forme d'un diagramme ou d'un tableau (système moins complexe).

Le schéma suivant est une présentation de la cartographie du système d'information de la société étudiée :

Figure 13 : La cartographie des systèmes de la société étudiée

D'après la cartographie ci-dessus, l'alimentation de la comptabilité générale par les données relatives aux opérations de facturation, de gestion des immobilisations, de gestion de la distribution, de gestion des bons d'essence et de gestion de la paie du personnel se fait d'une manière automatisée.

En effet, les applications comptables des ventes et gestion de la paie du personnel ont été toutes développées sur une même plate-forme (système de fichiers sous AS/400^3(*)). La saisie des données, précédemment mentionnées, se fait au niveau des modules de J.D.Edwards^4(*) (comptabilité clients, comptabilité fournisseurs, gestion des immobilisations) et de l'application de gestion de la paie du personnel.

Elles seront, par la suite, automatiquement imputées dans la comptabilité générale au niveau du module de la comptabilité général de J.D.Edwards. L'application de gestion des bons d'essence est interfacée avec J.D.Edwards.

Le système informatique de la société étudiée comporte aussi d'autres applications qui ont été développées par la maison mère pour des besoins techniques.

* ³ AS/400 : « Advanced System/400 » est une architecture composée d'éléments matériels et logiciels, comportant notamment une base de données et des éléments de sécurité avancés. Le système d'exploitation de l'AS/400 est appelé OS/400 «Operational System/400 » (Produit IBM).

* ⁴ J.D.Edwards : Progiciel de Gestion Integré créé à Denver en 1977. La société PeopelSoft a acquis J.D.Edwards au cours de l'année 2003.