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La transformation des organisations du travail par les SIRH

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par Mathieu Domichard
Celsa- Paris IV Sorbonne - Ressources humaines et communication. 2009
  

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4. Une implémentation réfléchie

L'ensemble des SIRH nécessite une période d'implémentation en entreprise, ce qui implique nécessairement un changement et des contraintes pour l'entreprise cliente. Le terme implémentation désigne, comme nous l'avons vu, la création d'un produit fini à partir d'un document de conception, d'un document de spécification, voire directement depuis un cahier des charges. Les projets de mise en place de SIRH peuvent, dans les grandes entreprises, durer des années. Les solutions informatiques par le biais d'Internet ont pour avantage d'avoir des délais de mise en place réduits, la solution Aragon-eRH peut en effet être mise en place en moins de deux semaines dans les PME. Les grandes entreprises nécessitent toutefois des installations personnalisées, leurs environnement devant généralement être adapté aux logiciels déjà présents, ainsi qu'a la mise en conformité de la solution face au cahier des charges de l'entreprise, ou à sa réglementation, voici pourquoi on parle d'implémentation, puisque pour mettre en place le produit dans l'entreprise, il faut le modifier afin de correspondre aux cotraitantes de l'entreprise cliente.

La mise en place d'un SIRH se répartit sur plusieurs étapes plus ou moins longues en fonction des spécificités de l'entreprise (taille et développements). La première étape consiste à formaliser l'existant, cette étape doit être construite avec l'aide et le support de l'entreprise cliente. Lors de la première étape, il est nécessaire d'analyser le fonctionnement, ainsi que les contraintes légales de l'entreprise cliente. Certaines entreprises préfèrent faire appel à des professionnels afin de les aider dans leur choix de SIRH. Hervé Brunner, avec qui nous avons réalisés un entretien18(*), intervient en tant que consultant en phase amont du processus de mise en place d'un SIRH. Au niveau de la sélection du SIRH de nombreuses erreurs peuvent être commises, les plus récurrentes étant, selon Hervé Brunner de choisir des solutions peu chères dont la mise en place sera extrêmement couteuse, ou encore de préférer les meilleurs SIRH du marché aux petites solutions, alors qu'une solution simple correspondrait beaucoup mieux aux besoins et aux capacités de son entreprise.

Le choix du SIRH est primordial, celui ci doit répondre aux contraintes légales de l'entreprise, certaines entreprises choisissent en effet d'informatiser leurs processus métiers afin de garder une preuve des actions réalisées par leurs RH. Le SIRH doit respecter la Convention Collective du client et offrir un support aux référentiels et grilles internes. Une convention collective de travail (CCT) est un accord entre des organisations d'employeurs et des syndicats de salariés reconnus, la quasi totalité des entreprises françaises relèvent d'une convention collective quelles que soient leur activité et leur taille, ces conventions cadrent l'activité des Ressources Humaines par branche, réglementant par exemple les catégories de classification des postes, ou encore le fonctionnement des absences maladies. Le SIRH doit de plus répondre aux contraintes du Règlement intérieur de l'entreprise. La première étape permet donc d'analyser les besoins et contraintes de l'entreprise, ainsi que d'estimer les possibilité du SIRH. Hervé Brunner sépare cette première étape en trois actions qui sont la formalisation des besoins, la présélection, et la sélection. Afin de permettre une sélection plus rapide des SIRH, les entreprises rédigent généralement un appel d'offre proposant un cahier des charges comprenant l'ensemble de ces informations. La première étape demande donc d'analyser le client, afin de permettre de calculer les évolutions demandées au SIRH.

La solution Aragon-eRH est construite sur la base de la convention collective du SYNTEC, fédération spécialisées dans les professions de l'ingénierie, des services informatiques, des études et du conseil, du recrutement et de la formation professionnelle . Au cours de notre recherche, nous avons participé à une réunion de réflexion organisée par des membres du SYNTEC concernant la mise à jour des fiches emploi types de l'informatique, la solution Aragon-eRH étant l'un des seuls SIRH basé sur cette convention. La solution Aragon-eRH est basée sur cette convention, toutefois les référentiels et emplois type sont mis à jour en fonction de la convention de chaque client, cette mise à jour constitue toutefois une contrainte pour les entreprises dont l'organisation n'était pas aussi cadrée.

Une fois le SIRH choisi par l'entreprise, la seconde étape est une période de développement, durant cette période le SIRH est développé et testé au sein de l'entreprise. Cette étape d'installation demande une participation et une implication importante de l'entreprise. Les futurs utilisateurs doivent non seulement assister à son installation, mais aussi être force de proposition, une solution mal installée peut, selon Hervé Brunner, être un désastre. Les frais de développement peuvent être extrêmement élevés, voici pourquoi il est utile de constituer une équipe interne de soutien des développeurs, chargée de contrôler et de conseiller ces développement. Des comités de pilotage du développement sont généralement organisés en entreprise, certaines entreprises préfèrent convier des consultants experts à ces comités, ceux ci réalisant la maitrisé d'ouvrage. Agathe Lemarchand19(*) réalise ces activités de soutien au projets SIRH, cette consultante nous a démontré les problématiques liées à la maîtrise d'ouvrage dans le processus de mise en place. Les collaborateurs participant au groupe de soutien des développeurs doivent y consacrer un nombre d'heures conséquent afin que leur aide soit véritablement prise en compte par les développeurs, il est donc utile de réaliser des recrutements supplémentaires afin de réaliser une partie de leurs activités, ces frais supplémentaires constituent une limite à l'installation de solution informatique, puisqu'il arrive que les employés ayant une meilleure connaissance de l'entreprise ne peuvent quitter leurs postes afin de participer à ces groupes de travail.

L'étape finale de mise en place d'un SIRH est la formation des collaborateurs, ces formations peuvent toutefois êtres réalisées lors du développement. Agathe Lemarchand qui réalise des actions de formation doit à la fois présenter le fonctionnement du SIRH, mais aussi en démontrer l'intérêt. L'ensemble des consultants que nous avons rencontrés nous ont ,eux aussi, présenté cette étape comme étant un risque pour l'entreprise, celle-ci pouvant faire place à une résistance au changement de la part des utilisateurs. Pour convaincre les utilisateurs de nombreux moyens sont mis en place par les entreprises, la solution conseillée par les consultant étant de développer leur intérêt en leur démontrant que les SIRH apportent une simplification de leur activité ainsi que outils pratiques.

Nous avons démontrés que les nouveautés technologiques doivent entrer dans un schéma préexistant afin d'être conforme aux contraintes d'adoption des nouvelles technologies par les utilisateurs. De plus, nous avons démontrés que ces nouvelles technologies peuvent faire face à des contraintes Internes aux entreprises définies par les Directions de Systèmes d'Information, ce qui leur impose de s'adapter à nouveaux. Pour pousser les RH à homogénéiser leurs pratiques, les SIRH proposant des nouvelles technologies doivent premièrement correspondre au fonctionnement des RH ainsi qu'aux contraintes de leurs entreprises. Nous pourrions toutefois nous demander si l'open source proposé par Aragon-ERH correspond à l'utilisation des RH.

B) Vers une externalisation des activités support

Dans son ouvrage « L'âge de l'accès », publié en 2000, J.RIFKIN prévoyait l'arrivée d'une nouvelle économie, dans cette « nouvelle économie en réseau, plutôt que d'échanger des biens matériels et immatériels, les entreprises en contrôlent et en régulent l'accès »20(*).

Jeremy RIFKIN est un essayiste américain, spécialiste de prospective économique et scientifique. Il est également fondateur et président de la « Fondation pour les tendances économiques » (« Foundation on Economic Trends » (FOET)) basée à Washington. Selon J.RIFKIN, nous entrons dans une ère nouvelle: l'âge de l'accès. Les marchés laissent la place aux réseaux, les biens aux services, les vendeurs aux prestataires de services et les acheteurs aux utilisateurs. La notion d'accès se substitue à celle de propriété. Cette évolution s'accompagne d'une marchandisation des rapports humains et de la privatisation de la sphère culturelle.

Selon J.RIFKIN, la nouvelle entreprise se libère d'un maximum de contraintes matérielles en sous-traitant un maximum de ses activités : « Dans la nouvelle économie, la sous-traitance est presque devenue une religion ». Or l'un des principaux arguments commerciaux des nouvelles solutions telles qu'Aragon-eRH est de décharger les entreprises d'un maximum de contraintes de l'activité support, telles que les Ressources Humaines. Ce pourquoi, nous étudierons, dans cette partie, les tendances économiques présentées par J.RIFKIN illustrées par la solution Aragon-eRH.

*

18 Entretien réalisé le 31 aout avec Hervé Brunner, consultant, formateur et fondateur de la société SIRH conseil.

* 19 Entretien réalisé avec Agathe Lemarchand le 2 septembre 2009, consultante chez Convictions RH, cabinet de conseil en SIRH.

* 20RIFKIN Jeremy. -«  L'âge de l'accès : la vérité sur la nouvelle économie. »-,La Découverte, 2000.

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