Memoire Online - La gestion externalisée des ressources humaines: cas de la maison de l'entreprise du Bénin (MEB)

Depuis 2001, la Maison de l'Entreprise du Bénin dispose d'une Assemblée Générale, d'un comité exécutif et d'un commissariat aux comptes. Ces instances seront examinées selon leur mode d'intervention dans la vie de la maison :

L'Assemblée Générale, le comité exécutif et le commissariat aux comptes assurent la fonction d'organe d'orientation de la gestion de la MEB.

C'est la réunion de tous les membres adhérents de l'ONG. Elle dispose des pouvoirs pour assurer la haute direction des affaires. C'est à ce niveau que sont prises les décisions stratégiques relatives à la vie de la MEB. Elle tient des sessions extraordinaires et des sessions ordinaires.

L'AG intervient également pour examiner et arrêter des décisions modifiant les statuts. Sont membres de l'AG de la MEB les membres fondateurs, les membres d'honneurs, les membres adhérents et les membres associés.

Le comité d`administration est élu par l`assemblée générale pour assurer la supervision, l`orientation, la coordination et le contrôle de toutes les activités de l'association. En un mot, le comité exécutif assure la direction de l`association. C`est à lui que revient aussi l`examen du programme d`activité de l`année à venir, du budget subséquent, et de l`adoption des états financiers de fin d`exercice.

Le commissariat aux comptes est un organe de contrôle de l`Association. Il est assuré par deux personnes élues pour leurs compétences avérées en la matière. Ils doivent être des membres actifs de l`Association. Les membres du conseil d`administration et du commissariat aux comptes sont élus au scrutin secret et à la majorité simple des votants.

Les décisions prises à la réunion du conseil d`administration ne sont valables que lorsqu`un minimum de sept [o7] membres sur neuf [09] ont pris part a cette réunion. Bien qu'étant un organe indispensable pour le bon fonctionnement de toutes entreprises ou ONG et disposant d'un personnel jeune et dynamique à cause de la non séparation des pouvoirs, nous avons constaté que cet organe n'existe plus et qu'il y a une absence d'autonomie des services.

En outre, nous avons noté qu'il y a une absence de prime, pas de réel contrat de travail avec le personnel, absence de rémunération d'heures supplémentaires et d'un taux de rémunération suffisante. Tout ceci a entraîné une faible motivation des employés. En référence au statut, le 2^ème paragraphe de l'article 3 stipule que : « la MEB est une association d'appui et d'accompagnement des acteurs privés, elle est à but non lucratif, apolitique, et non religieux. » Mais dans la réalité force est de constater qu'elle est certes apolitique et non religieux mais pas à but non lucratif d'où un problème juridique se pose.

La direction générale assure la gestion courante de la MEB. Responsable devant le conseil d`administration, la direction générale a pour mission de coordonner toutes les activités de la MEB. Elle représente l`association et dispose du pouvoir d'ester en justice. C`est à lui de transformer le plan stratégique arrêté par le conseil d`administration en plan opérationnel afin de permettre à l`association d`atteindre ses objectifs. Elle est assistée d`un secrétariat de direction, d`une direction des programmes, d`une direction de développement et du contrôle de gestion, d`une direction des services généraux, d`un service de comptabilité et d`un service commercial et de diffusion.

Elle est le noyau de la maison, le centre de décision et de commandement des décisions. Elle a pour tâches :

- de rechercher des sources de financement et d'approuver les sorties de fonds ;

- de suivre et vérifier la mise en oeuvre des orientations, de la politique de recrutement, de rémunération et de formation du personnel ;

Après observation des tâches affiliées à la Direction exécutive, nous avons constaté que cette direction dispose d'autres tâches qui ne lui sont pas conférées. Il s'en suit une concentration extrême des pouvoirs parce que, bien qu'il y ait des responsables au niveau de chaque service, toutes les décisions doivent être prises par le Directeur exécutif en même temps Directeur général. La conséquence d'une telle situation est l'existence d'une lenteur relative.

Il dépend de la Direction Générale ou du DE. Le secrétariat de direction est dirigé par une assistance de direction. Cette dernière assure :

- l'accueil et l'orientation des clients vers leurs interlocuteurs au sein de la MEB ;

- l'édition et la conservation des documents administratifs et autres courriers.

Le secrétariat ne dispose pas d'outils matériels performants. Le logiciel Fox Pro a été remplacé par le logiciel Promexe. Cependant les problèmes de mauvais traitement des données et d'enregistrement des courriers font que les données ne sont pas toujours fiables.

Elle est chargée de la gestion administrative et commerciale de la MEB. Le Directeur des programmes :

- assiste le DG dans ses différentes fonctions de gestions, d'orientation et de mise en oeuvre des activités ;

- assure l'ensemble des fonctions opérationnelles de la MEB (administration, production, qualité de service, communication et marketing).

C'est à ce niveau que se trouve le Centre d'Information des Entreprises (CIE) qui est le point d'informations des entreprises. Il fournit en un temps record aux entreprises une batterie d'informations administratives, techniques, technologiques, économiques, commerciales et juridiques. Le CIE collecte, traite et diffuse par Internet, presse papier, Cdrom, etc.... à ses clients toutes les informations essentielles de prise de décision des patrons d'entreprises, d'informations technologiques, commerciales sectorielles, d'investissement à valeur ajoutée aux entreprises.

Il organise des conférences thématiques et sectorielles, gère la sous-traitance entre entreprises, le développement de partenariat et la représentation commerciale, accueille les entrepreneurs et porteurs de projets d'entreprises, héberge les entreprises et organisations professionnelles, etc.

De nos entretiens avec le responsable de ce service, il ressort qu'il dispose d'un bon réseau de partenariat et d'outils informatiques. Il s'ensuit donc une rapidité dans l'exécution de ses tâches. Il apparaît ici que les difficultés sont négligeables.

Actuellement, le CIE a pour principaux partenaires, la Chambre de commerce et d'industrie du Bénin, les agences de promotion des investissements et des exportations, les Ministères de l'Industrie et du Commerce, les associations professionnelles sectorielles, l'Organisation Mondiale du Commerce (OMC), l'Union Européenne (UE) et l'Union Africaine (UA).

- veiller à la rentabilité de toutes les activités de l'entreprise c'est-à-dire à l'évolution des activités ;

- assurer la gestion administrative du personnel (planification des congés et formations).

Nouvellement créée, gérée par la DDCG et d'autres services, la Clinique d'Accueil et de Développement des Entreprises (CADE) est un département de services aux entreprises qui a pour mission l'accueil, l'écoute, la fourniture de solutions de développement aux entreprises existantes et naissantes. Service parcouru tout au long de notre stage, la CADE est chargée du renforcement des capacités des entrepreneurs et des porteurs de projets de création d'entreprises. Elle est constituée de conseillers en droit des affaires, marketing, finance d'entreprise, ressources humaines, gestion fiscale, sociale et gestion de la qualité. Nous avons constaté que ce service élabore beaucoup de plans d'affaires. Son objectif est de travailler comme un médecin en aidant chaque entreprise dans ses problèmes. Si la solution n'est pas immédiate, une recherche est faite pour trouver une solution finale à ce mal. Mais cela ne peut être crédible que si et seulement si cette dernière parvient déjà à résoudre ses propres problèmes. Au sein de ce service une nouvelle activité a été créée à savoir la gestion des Ressources Humaines externes.

Pour le moment, les entreprises affiliées sont les entreprises du secteur pétrolier tels TOTAL, ORYX/ PEGAZ, ORYX/ ADN et les porteurs de projets.

Au cours de notre stage, nous avons remarqué quelques difficultés de gestion des tâches. Cela n'entame pas leur exécution, mais elles influencent négativement l'efficacité et l'efficience.

- le déficit en matériel informatique et l'absence d'un logiciel de gestion du personnel placé;

En raison de ses difficultés et des insuffisances notées ci-dessus, on observe une multiplication des conflits notamment des plaintes d'employés devant la justice d'un taux de 75%. Certains dossiers sont actuellement pendants devant le tribunal.

Une autre difficulté est l'existence progressive de concurrents à la CADE. Il s'agit de Talent plus Conseils, Cercle des compétences, Afrique Conseils, Réshuform, Agence audit (Autie), Assistance et Services Multitormes (ASM), Benin Consulting Group International (BECGI), GECA Prospective.

Malgré tout, la difficulté de gestion des ressources humaines externes, l'insuffisance d'outils matériels et financiers afin de gérer au mieux l'activité, l'absence de spécialistes de l'externalisation des personnels de stations, le cumul des tâches, n'empêchent pas la MEB de tirer d'énormes revenus de cette activité. En effet, l'externalisation du personnel des stations services constitue une véritable source de revenu à l'ONG qui est actuellement la seule structure à offrir un tel service aux distributeurs de produits pétroliers. D'autres structures s'y intéressent sans disposer des moyens nécessaires pour le faire.

Dans un rapport établi par la maison en 2008 sur le niveau de satisfaction des agents externalisés, on note une satisfaction de la minorité. Dans ce même rapport, il est fait part d'une faible concurrence sur le marché de la gestion de l'externalisation des ressources humaines en ce sens que, hormis Talent Plus Conseil et le Cercle des compétences, les autres structures ne sont que des structures de recrutement qui ne gèrent pas la carrière des agents. Cela constitue un véritable atout pour la MEB. Avec les investigations et vérifications que nous avons effectuées sur le terrain, nous pouvons affirmer qu'il y a un quasi absence de concurrents.

Nous nous sommes aussi intéressés aux autres activités de la CADE aux activités telles que l'élaboration d'un plan d'affaire, les conseils aux entrepreneurs et porteurs de projet, etc. Nous nous sommes attelés à questionner les clients de la MEB afin de mesurer leur niveau de satisfaction en général sur le service rendu. Ainsi, force a été de constater une insatisfaction de la clientèle en quête d'emprunt pour le financement de leur projet. Le mobile est que la MEB ne finance pas les porteurs de projets, car le financement dépend des banques auxquelles les projets sont soumis. La majorité des clients qui bénéficient déjà d'une prestation de la CADE ne connaissent pas les autres services que cette dernière fournit. C'est la conséquence d'une faible communication sur ses différentes activités et une faible notoriété de la CADE. Il s'ensuit donc une inexistence d'un plan de communication par le fait qu'il y a une méconnaissance des activités réelles de ce service par ses clients et son environnement. Un volet important est la santé des travailleurs qui n'est pas pris en compte par la MEB alors que l'essence dont ils sont à proximité tous les jours doit avoir des répercussions sur leur santé : les agents placés ne sont pas protégés. Nous avons constaté aussi que la procédure des contentieux n'est pas respectée en ce sens qu'il y a absence de délégués syndicaux ou de personnel vers qui les pompistes pourront se plaindre pour la défense de leur intérêt, ce qui fait qu'en cas de licenciement sans causes réelles et sérieuses ces derniers n'ont nulle part où se plaindre et se retrouve au chômage du jour au lendemain. En outre, le salaire perçu est maigre et reste sans augmentation jusqu'au jour de leur renvoi.

Activités	tâches	Objectifs	Cibles
Prospection des entreprises de proximité	-Appel téléphonique -Rendez-vous -Réponse aux diagnostics -Offre de services personnalisés aux entreprises	Atteindre un chiffre d'affaire ciblé sur la demande	Ecoles et transports
Recherche des entreprises du secteur agro-alimentaire	Recherche d'adresses	Toucher le maximum d'entreprises	Petites et moyennes entreprises dans la transformation agricole
Visite dans des centres pour exploration de partenariat	-Identifier les domaines de collaboration -Proposer une convention de collaboration -Demander un rendez-vous pour échanger sur les propositions	Avoir un partenaire dans le secteur de la production végétale et animale pour la formation des conseillers de la CADE mais aussi pour former des clients	Conseillers de la CADE Les clients
Envoi de courriers aux associations professionnelles pour faire connaître la MEB, ses services et faire adhérer les associations	-Etablir des partenariats avec des associations pour la facilitation de l'offre de services -Recruter les associations professionnelles comme membre de la MEB -Planifier des activités avec les associations ensembles	Promouvoir les services de la MEB	Les associations professionnelles Les clients Les conseillers
Envoi de lettres aux communes	choix des communes	Explorer un partenariat avec les Maires dans l'élaboration de projets locaux de promotion de l'emploi et de micro entreprises	Les communes Les jeunes Les micros et petites entreprises
Gestion de l'externalisation des Ressources Humaines	Gérer le personnel des entreprises externalisatrices (recrutement, paiement, gestion des carrières...)	-Faire connaître le concept à toutes les entreprises du Bénin -Adopter une législation en la matière	Les entreprises employant un effectif très élevé de personnel

Le service commercial exerce sa fonction sous l'autorité de la Direction Exécutive. Le chef du service commercial est chargé :

- de gérer et d'éditer le support d'informations et de communication « Le Magazine de l'entreprise »

- de l'interprétariat (anglais français) entre les directeurs de la MEB et les différents partenaires anglo-saxons ;

- de la prospection publicitaire du site Internet, de l'émission télévisée « La marche de l'Entreprise ».

Nous avons constaté que beaucoup de clients et de curieux viennent à la MEB pour prendre des conseils, se faire rédiger des plans d'affaire, enquêter sur le financement de leurs projets... Ce grand intérêt est dû à la création du site Internet, à l'édition du support « Le Magazine de l'entreprise » et de l'émission télévisée « La Marche de L'Entreprise » qui aujourd'hui n'existe plus.

Ce service assure sous le contrôle de la DC et de la DDGC, la caisse et le recouvrement des créances. Il a pour rôle :

- Incubation, domiciliation des entreprises et des Organisations Professionnelles Sectorielles.

C'est dans ce service qu'est gérée l'incubation, domiciliation des entreprises et des Organisations Professionnelles Sectorielles. A ce niveau, les informations envoyées mettent du temps à parvenir et ne parviennent pas en totalité. Tout ceci fait que le traitement des informations et dossiers des pépinières d'entreprises qui devraient être réglés en l'espace de trois semaines voire un mois au plus, prend plus de temps qu'il n'en faut. Et on note une insuffisance de moyens matériels mis à la disposition de ce service.

Classification	Nom des locataires	Statut
Appartement avec Internet	I SERVICE	Agence de publicité
Trois BC+Internet	L'évènement Précis	Agence de presse
Un BC	Cabinet ALLIEN ET HERMES	Cabinet d'affaire
Deux BC+Internet	La Générale des Communications	Agence de communication
Un BC	AFRICA 2005	ONG Relais du Bénin
Un BC	CADEPP	Cabinet
Deux BC	Notre Temps	Agence de presse
Un BC	Panorama	Agence de presse
Un bureau	INF'EAU	Cabinet
Un bureau	African Institute for Development Impact Assessment (AFRIDAS)	Cabinet de Recherche, expertise et formation
Un BC	SORGID International	Société de publicité, imprimerie
Un bureau	Multi Service Security (MSS)	Société de gardiennage
Un BC	Coopérative Mieux Être	Coopérative
Un bureau à l'entrée	Municipal Works	Société
Un bureau à l'entrée utilisé par le Magazine de l'Entreprise One to One Communication	Equipe rédactionnelle, monteur, commerciaux et le Directeur de développement	Société de communication
Un BC	Group ABP
Un BC	ONG Gbénonkpo	ONG
Un bureau	Human Ressources Process	Cabinet

- assurer la conduite automobile aussi bien à l'intérieur qu'à l'extérieur du pays pour le compte de la MEB.

Ce service ne dispose pas d'assez de moyens (financiers et matériels) pour assurer efficacement et rapidement sa mission. Ainsi comme certains services précédemment cités, il s'ensuit une lenteur dans l'exécution des tâches dans la mesure où il faut attendre que le directeur exécutif donne l'ordre de décaisser de l'argent pour payer le carburant. En cas d'absence, rien ne peut se faire. De plus, les moyens de déplacements disponibles ne sont pas en très bon état Ce qui fait qu'il y a souvent des pannes de motos au cours de la diffusion du support « Le Magazine de l'entreprise » et des courriers.

Dans notre état des lieux, nous avons constaté aussi que la plupart des activités confiées à chaque service sont centralisées au niveau de la direction exécutive. Nous pouvons citer entre autres activités, la préparation des courriers, l'organisation des réunions, la prospection des marchés d'appels d'offres, la conquête de nouveaux marchés, la rentabilité de toutes les activités de l'entreprise etc. Cette centralisation des activités n'est pas de nature à optimiser les résultats escomptés.

Il faut noter aussi que, chaque service mène de nombreuses activités à la fois. Cela provoque des pertes de courriers, d'informations et aussi une confusion dans le travail. L'organisation du travail n'est pas efficace car nous n'avons pas noté un ordre dans le classement des dossiers. En cas de besoin d'un document, il faut souvent prendre du temps à le chercher, des recherches parfois vaines. Cette procédure provoque une lenteur dans les prises de décisions et de traitement des dossiers.

La gestion externalisée des ressources humaines: cas de la maison de l'entreprise du Bénin (MEB)

A - Restitution et mécanismes de fonctionnement de la MEB