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3.1.5 Nécessités des ERP

Chaque entreprise a différentes raisons pour implanter un progiciel de gestion intégré dans son organisation. Toutefois, ces raisons peuvent être répertoriées selon deux grands axes : les contraintes externes et les contraintes internes.

Les contraintes externes sont de simples déclencheurs de l'implantation et non pas des raisons liées aux activités spécifiques de l'entreprise. Les principales contraintes externes sont le passage à l'an 2000, le passage à l'Euro et la globalisation.

Figure 8 : Les raisons d'implantation d'un ERP

Ces trois raisons entraînent, en effet, un coût important d'adaptation du logiciel informatique existant dans les entreprises. Ces dernières profitent de cette occasion pour implanter un système d'information plus complexe.

L'avancée technologique et la concurrence représentent également des contraintes externes pour les entreprises, puisqu'elles impliquent que la compagnie doit se tenir à jour des dernières évolutions dans le domaine informatique pour que son système d'information ne soit pas dépassé.

Les contraintes internes entraînent quant à elles un besoin d'outils qui impliquent une grande flexibilité d'évolution, une hyper réactivité au changement et une capacité d'adaptation presque sans limite, et ce à un coût minime.

Les deux grands types de contraintes internes d'une organisation sont d'une part les changements stratégiques de l'entreprise et d'autre part la compétitivité et la productivité.

Les changements stratégiques d'une organisation s'entendent à plusieurs niveaux :

· Le niveau international : l'entreprise vise une gestion par processus et activités et non plus par fonctions et coûts. L'entreprise doit de plus gagner en rapidité et flexibilité. La solution du progiciel intégré permet aux dirigeants d'avoir une vision homogène de toutes leurs opérations à travers le monde.

· Le niveau de la restructuration et de la réorganisation de l'entreprise : les systèmes d'information doivent être un moteur dans les changements structurels permanents que connaît l'entreprise. Les progiciels de gestion intégrés permettent d'harmoniser la façon de travailler des différents sites de l'entreprise.

· Le niveau coût : Les progiciels de gestion intégrés sont souvent plus économiques que les développements internes. C'est l'une des raisons majeures de leur forte croissance actuelle.

Le deuxième type de contrainte interne concerne la compétitivité et la productivité de l'entreprise.

La compétitivité d'une entreprise réside dans sa capacité à réviser, réinventer et automatiser l'ensemble de ses processus et dans sa capacité à réduire ses cycles. Les mots clés sont donc qualité, souplesse, vitesse, coût, service, traçabilité et réactivité. Le résultat est immédiatement un meilleur service client.

Les entreprises ont donc besoin de solutions informatiques souples, évolutives pour répondre aux besoins changeants du marché mais aussi d'une intégration complète des fonctions de gestion pour réagir au marché.

Toutefois, différents problèmes existent. Par exemple, l'informatique traditionnelle est incapable de répondre de façon adéquate à l'impératif de croissance imposée par le marché.

La solution est donc de créer des processus qui traversent les activités de l'entreprise et que celle-ci adopte une structure horizontale.

Figure 9 : L'évolution de la structure d'activité de l'entreprise

Les progiciels de gestion intégrés prennent en compte les nouveaux besoins des entreprises, c'est-à-dire leur demande de plus d'information, plus de partage, plus d'intégration et plus de flexibilité.