L?audit logistique de la distribution de masse des moustiquaires imprégnées de l'ONG PSI CI

ANNEXES

Annexe I : Organigramme de PSI CI en relation avec celui de PSI Washington

Annexe II : Liste de certains référentiels logistiques et leur secteur d'application

Annexe III : Fiche de Dénombrement des ménages

Annexe IV : Fiche de Synthèse journalière du dénombrement ménages

Annexe V : Fiche de Synthèse District du dénombrement ménages

Annexe VI : Formulaire de Lettre de Voiture PSI-CI

Annexe VII : Fiche de mouvement des MILDA du conteneur

Annexe VIII : Bon de Livraison

Annexe IX : Fiche de pointage

Annexe X : Carnet de synthèse journalière distribution MILDA

Annexe XI : Carnet de synthèse District distribution MILDA

Annexe XII : Les Questionnaires du Contrôle Interne (micro plan, dénombrement, appel d'offres, pré- positionnement, distribution)

Annexe XIII: Prise de vue de quelques activités de la campagne de distribution

TABLE DES MATIERES

DEDICACE III

REMERCIEMENTS IV

SUGLES ET ABREVIATIONS V

LISTE DES TABLEAUX VI

LISTE DES SCHEMAS VII

LISTE DES FIGURES ET CARTES VII

LISTE DES PHOTOS VII

AVANT PROPOS VIII

INTRODUCTION 9

PREMIERE PARTIE : PRÉSENTATION GENERALE DE L'ONG POPULATION SERVICES INTERNATIONAL 3

CHAPITRE I : PRESENTATION DE POPULATION SERVICES INTERNATIONAL 14

I- PSI DANS LE MONDE 14

I.1- HISTORIQUE 14

I.2- MISSIONS 14

I.3- VALEURS 14

I.4- PSI ET LES OMD 15

I.5 - ORGANISATION 16

I.6- LES BAILLEURS DE FONDS 16

II- PSIEN CÔTE D'IVOIRE 17

II.1- PRESENTATION DE PSI-CI 17

II.1.1- Historique et organisation 17

II.1.2-Activités 18

II.2- PRESENTATION DU DEPARTEMENT PALUDISME 18

II.2.1- Organisation du département 19

II.2.2- Fonctionnement du département 19

CHAPITRE II : RELATIONS DE PSI-CI AVEC LES PARTENAIRES DE MISES EN OEUVRE 21

I- RELATIONS AVEC LES PARTENAIRES PUBLICS 21

II- RELATIONS AVEC LES PARTENAIRES PRIVES 22

II.1- LES ORGANISMES INTERNATIONNAUX 22

II.1.1- Care Côte d'Ivoire 22

II.1.2- UNICEF 22

II.1.3- OMS 22

II.2- LES ORGANISMES NATIONAUX 23

DEUXIEME PARTIE: CADRE THEORIQUE ET METHODOLOGIQUE 3

CHAPITRE I : CADRE THEORIQUE 26

I- LA PROBLEMATIQUE 26

II- LES OBJECTIFS DE RECHERCHE 28

III- LES HYPOTHESES DE TRAVAIL 29

IV. LA PERTINENCE OU INTERETS DU SUJET 29

IV.1- Intérêt socio humanitaire : 29

IV.2- Intérêt politique : 29

IV.3- Intérêt financier : 30

IV.4- Intérêt économique : 30

IV.5- Intérêt scientifique : 30

IV.6- Intérêt professionnel : 30

V. DEFINITION DES CONCEPTS 31

V.1- L'AUDIT: 31

V.2- LA LOGISTIQUE 32

V.3- L'AUDIT LOGISTIQUE: 33

V.4- LA DISTRIBUTION: 33

V.5-LA GESTION DE LA CHAINE LOGISTIQUE (Supply Chain Management- SCM) 34

V.6-LA NORME : 34

V.6.1-Au niveau International 34

V.6.2-Au niveau Européen 35

V.6.3-Au niveau Français 35

V.6.4-Au niveau des pays étrangers 35

V.7-TRAÇABILITE, TRACING ET TRACKING,GEOFENCING: 36

V.7.1- Traçabilité 36

V.7.2- Tracing et Tracking 36

V.7.3- Geofencing 36

VI- REVUE CRITIQUE DE LITTERATURE 36

CHAPITRE II : CADRE METHODOLOGIQUE 39

I- CADRE DE L'ETUDE 39

II- LA DELIMITATION DU CHAMP D'APPLICATION DE L'ETUDE 41

III- L'ECHANTILLONNAGE 42

IV- LES TECHNIQUES D'INVESTIGATIONS ET LES DIFFICULTES RENCONTREES 43

IV.1- LES TECHNIQUES D'INVESTIGATIONS 43

IV.1.1- Méthodes et outils de collecte des données 43

IV.1.2- Méthodes et outils d'analyse des données 43

IV.2- LES DIFFICULTES RENCONTREES 44

TROIXIEME PARTIE : EVALUATION DU CONTROLE INTERNE DES PROCEDURES LOGISTIQUES DE DISTRIBUTION DE PSI CI 3

CHAPITRE I : PRISE DE CONNAISSANCE ET DESCRIPTION DES PROCEDURES LOGISTIQUES 47

I- PRISE DE CONNAISSANCE DES PROCEDURES LOGISTIQUES 47

I.1- IMPORTANCE DE LA PRISE DE CONNAISSANCE 47

I.1.1- Le choix de la méthode logistique 48

I.1.1.1-Livraison directe 48

I.1.1.2 Livraison avec entrepôt central 49

I.1.1.3- Livraison avec entrepôts spécialisés 50

I.1.1.4- Livraison avec entrepôts régionaux/plates-formes régionales 50

I.1.2- La Logistique centralisée 52

I.1.3- La Logistique décentralisée 53

I.2- LES METHODES DE PRISES DE CONNAISSANCE 54

II- DESCRIPTION DES PROCEDURES LOGISTIQUES DE DISTRIBUTION 55

II.1- LA MICRO PLANIFICATION 55

II.1.1- Définition 55

II.1.2- Déroulement 55

II.1.2.1- La préparation de l'activité 56

II.1.2.2- La collecte des données par Région 56

II.1.2.3- La transmission des données au niveau central 59

II.2- LE DENOMBREMENT DES MENAGES 60

II.2.1- Définition 60

II.2.2- Déroulement 60

II.2.2.1- La préparation du dénombrement 60

II.2.2.2- L'exécution du recensement 61

II.2.2.3- La collecte des données du dénombrement 62

II.3- LES PROCEDURES D'APPEL D'OFFRES ET D'EXECUTION DU CONTRAT DE TRANSPORT 64

II.3.1- LES PROCEDURES D'APPEL D'OFFRES 64

II.3.1.1- La rédaction du cahier des charges et création des lots 64

II.3.1.1.1- La rédaction du cahier des charges 64

II.3.1.1.2- La création des lots 65

II.3.1.2- La publication de l'appel d'offres 66

II.3.1.3- La réception et l'analyse des offres 66

II.3.1.3.1- La réception des offres 66

II.3.1.3.2- L'analyse des offres 67

II.3.1.4- La rédaction du procès-verbal et la signature du contrat 70

II.3.1.4.1- La rédaction du procès-verbal 70

II.3.1.4.2- La signature du contrat 70

II.3.2- LES PROCEDURES D'EXECUTION DU CONTRAT DE TRANSPORT 70

II.3.2.1- Gestion des opérations d'acheminement des conteneurs d'Abidjanvers les Districts Sanitaires 70

II.3.2.2- Les procédures de règlement des factures transporteur 72

II.4- LE PRE-POSITIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DES MILDA 73

II.4.1- Le pré-positionnement des MILDA dans les Aires Sanitaires et Sites de Distribution 73

II.4.2- La distribution des MILDA sur les sites 76

II.4.2.1- La gestion des stocks des moustiquaires lors de la distribution 76

II.4.2.2- La collecte des données de la distribution 79

II.4.2.3- La collecte des stocks en fin de distribution 79

II.4.2.3.1- Du Site de Distribution vers l'Aire de Santé 79

II.4.2.3.2- De l'Aire de Santé vers le District Sanitaire 80

CHAPITRE II : EVALUATION DES PROCEDURESLOGISTIQUES DE DISTRIBUTION 81

I- VERIFICATION DE L'EXISTENCE DU SYSTEME LOGISTIQUE (TEST DE CONFORMITE) 81

I.1- Test sur la micro planification 81

I.2- Test sur le dénombrement des ménages 82

I.3- Test sur les procédures d'appel d'offres 83

I.4- Test sur l'exécution du contrat de transport 84

I.5- Test sur les procédures de distribution des MILDA 85

I.5.1- Test sur le pré positionnement des MILDA 85

I.5.2- Test sur les activités de distribution des MILDA 86

II.- EVALUATION PRELIMINAIRE DES PROCEDURES DE DISTRIBUTION 88

II.1- Questionnaires sur la micro planification 88

II.1.1- Les forces théoriques 88

1- L'estimation du nombre de Sites de Distribution 88

2- La détermination des besoins en transport 89

3- L'estimation des distances entre les DS et les SD 89

4- L'estimation du nombre de volontaires pour le dénombrement et la distribution 89

5- L'identification des zones de stockage des conteneurs 89

6- L'estimation du budget logistique dans les Districts Sanitaires 90

II.1.2- Les faiblesses de conception 90

1.- Le problème d'estimation des besoins réel en carburant 90

2- Le problème de quantification des intrants du dénombrement et de la distribution 90

3- Le déficit de formation des facilitateurs centraux 90

4- L'absence un logiciel sécurisé et en réseau pour gérer les données du micro plan 91

II.2- Question sur le dénombrement 91

II.2.1- Les forces théoriques 92

1- Une bonne estimation du nombre de volontaire pour le dénombrement 92

2- La formation du personnel impliquédans l'activité du dénombrement 92

3- La communication autour de l'activité de dénombrement 92

4- La pertinence des données recueillies sur les fiches de dénombrement 92

II.2.2- Les faiblesses de conception 92

1- Une mauvaise estimation des quantités des intrants du dénombrement 92

2- Le choix d'une période inappropriée pour l'activité du dénombrement 93

3- Une défaillance dans la confection des carnets de dénombrement. 93

4- Un déficit de couverture totale de la population 93

5- L'absence de sécurisation des carnets de dénombrement dans les DS 94

6- L'inexploitation des données du dénombrement avant l'acheminement des conteneurs dans les DS 94

II.3- Questionnaire sur les procédures d'appel d'offres et d'exécution du contrat de transport 94

II.3.1- Questionnaire sur les procédures d'appel d'offres 95

II.3.1.1- Les forces théoriques : 95

1- La publication de l'annonce par voie de presse 95

2- L'existence d'un cahier de charges explicite 95

3- L'existence d'une décharge pour le dépôt des offres. 95

4- L'existence d'une grille d'évaluation des fournisseurs 95

5- Information des soumissionnaires sur les résultats du dépouillement 95

6- L'existence d'un Procès- Verbal de dépouillement signé 95

II.3.1.2- Les faiblesses de conception 96

1- Absence de voie de recours aux soumissionnaires non retenus 96

2- Absence de visite des fournisseurs par le comité 96

3- Mauvaise estimation du budget d'acheminement des TC dans les Districts Sanitaires 96

II.3.2- QCI sur les procédures d'exécution du contrat de transport 96

II.3.2.1- Les forces théoriques 97

1- Autorisation préalable de la direction de PSI-CI avant exécution de tout OT 97

2- Existence d'une Lettre de Voiture et d'un Bordereau d'Expédition pour tout envoi de TC 97

3- Pré numérotation des documents de transport 97

4- Existence de facture pro forma pourtous envois de conteneurs 97

5- Existence d'une cohérence des facturations avec les flux transports 97

II.3.2.2- Les faiblesses de conception 97

1- L'absence de sécurisation des conteneurs lors des envois vers les DS 97

II.4- Questionnaire sur la distribution des MILDA 98

II.4.1- Questionnaire sur le prépositionnement des MILDA dans les AS/SD 98

II.4.1.1- Les forces théoriques 98

1- Existence d'un BL pré numéroté pour toutes sorties de MILDA dans les TC 98

2- Le renseignement des fiches de mouvement des conteneurs 98

3- La signature des documents de livraison 98

4- Les MILDA pré-positionné couvraient les besoins des ménages 98

II.4.1.2- Les faiblesses de conception 98

1- Les motifs des écarts constatés à la livraison ne sont pas mentionnés sur les BL 98

2- Défaillance dans le contrat de pré positionnement des MILDA 99

II.4.2- Questionnaires sur la distribution des MILDA 99

II.4.2.1- Les forces théoriques 99

1- Existence de documents pour le suivi des MILDA distribué 99

2- Existence d'inventaire physique à la fin de la période de distribution 99

3- Le suivi des réclamations 99

II.4.2.2- Les faiblesses de conception 100

1- L'intervalle de temps entre le dénombrement et la distribution a eu une influence sur la qualité de la distribution 100

2- Lenteur constatée pour retrouver les noms dans le carnet de dénombrement 100

3- Inexistence d'inventaires inopinés dans les DS par PSI-CI 100

4- Absence de procédure de justification des écarts constatés 100

5- Absence de consolidation des données de MILDA distribuées au niveau central 100

6- Absence de sécurité sur les Sites de Distribution lors de la campagne 101

7- Absence de statistiques sur les clients insatisfaits 101

III.- CONTROLE DE L'APPLICATION PERMANENTE DES PROCEDURES (TEST DE PERMANENCE) 101

III.1- Test sur les activités de micro planification 102

III.2- Test sur le dénombrement 103

III.3- Test sur les procédures d'appel d'offres et d'exécution du contrat de transport 104

III.3.1- Test sur les procédures d'appel d'offres 104

III.3.2- Test de permanence sur l'exécution du contrat de transport 105

III.4- Test sur les activités de distribution 107

III.4.1- Test sur le pré positionnement des MILDA 107

III.4.2- Test sur la distribution 109

CHAPITRE III : ANALYSE DES FAIBLESSES ET RECOMMANDATIONS 112

III.1- Synthèse des faiblesses 112

III.1.1- Les faiblesses de conception 112

III.1.2- Les faiblesses d'application 113

III.2- RECOMMANDATIONS 114

III.2.1- Recommandations par rapport aux faiblesses de conceptions 114

III.2.2- Recommandations par rapport aux faiblesses d'application 129

CONCLUSION 133

BIBLIOGRAPHIE 136

ANNEXES 138

TABLE DES MATIERES 139